En virtud de la naturaleza dispersa de las mesas de votación, para que la seguridad sea efectiva es crucial que sistemas de comunicación confiables los vinculen con:
- El centro de operaciones conjuntas o con los centros de operaciones electorales y de seguridad por separado;
- Las bases operativas de las fuerzas de seguridad;
- Cualquier unidad de seguridad móvil.
Esto requiere que cada mesa de votación esté vinculada a una red de comunicaciones confiable. Al seleccionar qué tipo de red utilizar en situaciones de alto riesgo, las cuestiones de confiabilidad en este aspecto, deben situarse por encima de cualquier intento por ahorrar. En situaciones de bajo riesgo, podría bastar con que se usen las líneas telefónicas disponibles.
Utilidad de las telecomunicaciones
Contar con un sistema de telecomunicaciones confiable durante la jornada electoral no sólo es necesario por razones de seguridad, sino para que las siguientes cuestiones operen con normalidad:
- Buscar orientación sobre asuntos legales u operativos;
- Reportar regularmente la actividad en las mesas de votación;
- Notificar a los administradores electorales la necesidad de cualquier suministro adicional o de personal de emergencia;
- Reportar el inicio y conclusión sin contratiempos de la votación;
- Reportar el envío de cualquier material electoral;
- Informar sobre resultados preliminares (cuando el escrutinio se realiza en las mesas de votación).
El uso múltiple de las comunicaciones es una razón sólida para manejar tanto los aspectos de seguridad, como los operativos de las mesas desde un centro de operaciones conjuntas, que permita que un sistema simple utilice los mismos canales para ambos propósitos.
Aspectos de planeación
Las necesidades en materia de comunicación podrían imponer algunas restricciones sobre los lugares en que se van a instalar las mesas. Si se van a utilizar radios o teléfonos móviles, colocar la mesa en zonas de sombra (es decir, en edificios o áreas que no reciban señales, o que lo hagan de manera muy deficiente), hará infructuosa cualquier estrategia de comunicación.
Todos los sistemas de comunicaciones deben probarse exhaustivamente antes de usarlos, para garantizar su funcionalidad en todas las zonas de operación, especialmente cuando se van a utilizar teléfonos o radios portátiles.
Al determinar las estrategias de comunicación también se deberían estimar las cargas del sistema. Los factores de carga pueden traducirse en sistemas de comunicaciones excesivamente centralizados que resulten menos confiables. Si se va a utilizar equipo portátil, los planes de distribución deben prever suficiente tiempo para que todas las personas que lo vayan a utilizar reciban la capacitación requerida y se familiaricen con ellos antes de su uso.
Acuerdos para la comunicación
En ambientes con bajos riesgos a la seguridad, la norma mínima es que cada mesa de votación tenga acceso a un sistema de comunicación telefónica.
Es preferible que los medios de comunicación se tengan dentro del propio recinto, independientemente de que se trate de una línea fija o móvil. Sin embargo, en condiciones de bajo riesgo la disponibilidad de una línea telefónica en el vecindario puede ser suficiente, siempre y cuando se tenga garantía de acceso durante todo el tiempo que dure la votación. En áreas remotas que no cuenten con instalaciones telefónicas, cada mesa debería tener acceso a comunicación por radio, y siempre que sea posible utilizando los servicios existentes.
En ambientes de mayor riesgo, se requiere un método más confiable que el teléfono, que sea capaz de establecer contacto inmediato con unidades de seguridad en tránsito.
Esto usualmente implica identificar las fórmulas más apropiadas para establecer comunicaciones radiales con todas las mesas de votación, en términos de costo-efectividad. Obviamente será más económico conectarse mediante una red radial existente, aunque el costo de suminsitrar equipos de radio a todas las mesas, seguirá siendo sustancial, a menos que se puedan obtener prestados.
El uso de redes múltiples (por ejemplo, militares y policiales) debería evitarse, a menos que esté determinada por razones de cobertura geográfica. Resulta menos confuso si todas las mesas están conectadas a través del mismo formato.
El uso de los sistemas de telecomunicaciones de las fuerzas de seguridad podría ser el medio más efectivo, confiable y con la mayor cobertura geográfica, siempre y cuando se pueda constatar que puede ofrecer un servicio profesional. También tiene la ventaja de que puede resultar familiar para muchas personas que los usaran.
Procedimientos de comunicación
Una telecomunicación efectiva requiere procedimientos comunes, que deben comprender tanto los métodos como las formas de comunicarse. El personal electoral debe contar con un directorio actualizado de los números telefónicos u ondas radiales de todas las mesas de votación, de las oficinas de administración electoral y de las fuerzas de seguridad. Cada oficial y equipo de seguridad debería contar con copias actualizadas de dicha información.
El establecimiento de un horario regular para el reporte de novedades en las mesas y por parte de los equipos de seguridad ayuda tanto a los objetivos de información como a los de seguridad. Si se utilizan radios personales, las frecuencias de ubicación deben ser distribuidas de manera lógica y controlarse estrictamente.
Se deberían definir los formatos para el reporte radial o telefónico a efecto de:
- Permitir una rápida identificación del emisor;
- Permitir una transmisión de la información clara;
- Darle prioridad a las emergencias;
- Prevenir saturación en las líneas o congestionamiento en las redes.
Cuando las comunicaciones se efectúan por radio o teléfono personal, se debe contar con personal suficiente en las bases de recepción para asegurar que sean atendidas todas las llamadas que se efectúen durante el tiempo de operación de las mesas. Esto debe incluir los periodos durante los cuales se transporta el material hacia y desde las mesas.
El uso de redes y equipos de telecomunicaciones debe estar incluido en las sesiones de capacitación de los oficiales de votación, del personal administrativo y de las fuerzas de seguridad.
