Cuando las mesas de votación también se usan para el escrutinio, además de sus obligaciones como manejar los materiales y tratar con los representantes de partidos y candidatos, tienen que emprender algunas acciones preparatorias para transformar el área, de manera que suministre un servicio eficiente para el escrutinio.
La naturaleza de la reorganización y de las acciones preparatorias que se tendrán que instrumentar, dependen del método de votación (si es manual, por máquina o computadora), de si fueron elecciones sencillas o múltiples y del sistema para realizar el escrutinio.
Acciones preparatorias
Cuando se usan papeletas de papel o de cartón, se pueden seguir algunas pautas para emprender las acciones necesarias:
- Recolección y reconciliación de los materiales electorales;
- Realizar una revisión minuciosa para detectar cualquier material que se haya dejado en el área, además, se tienen que desmantelar los compartimientos y colocarlos en un lugar en donde no entorpezcan el paso de los oficiales de escrutinio;
- Se tienen que retirar todas las barreras de control de multitudes para ampliar el espacio para el escrutinio;
- Cuando no todas las urnas se abren al mismo tiempo, instalar un área para mantener de forma segura las urnas que no se estén escrutando;
- Reorganizar todo el mobiliario según la configuración que requiere el escrutinio;
- Distribuir e instalar todo el equipo necesario para el escrutinio (máquinas para contar los votos, calculadoras, pizarrones para llevar las cuentas), de acuerdo a los requerimientos del escrutinio;
- Cuando se escruten los votos especiales, instalar los servicios necesarios para hacerlo.
Si un gran número de representantes de partidos y candidatos están presentes, se deberían colocar barreras para que los oficiales de escrutinio puedan transitar libremente alrededor de las mesas y para evitar que los representantes y observadores manipulen los votos o intimiden al personal. No obstante, las barreras se tendrán que colocar a una distancia que permita que los representantes observen todos los procesos del escrutinio.
Reorganización del mobiliario
El mobiliario tendría que reorganizarse de manera que suministre un área para el escrutinio, una mesa para que el presidente supervise el proceso, un lugar para los representantes y una zona para que el personal descanse. La configuración del área para el escrutinio tendrá variaciones según el método que siga el proceso.
Cuando se usa un método al estilo de la producción en cadena, resulta efectivo acomodar las mesas en forma de una "T" alargada, ya que es más sencillo que las papeletas pasen del lugar en donde se vacían las urnas y se desdoblan, para después clasificarlas según el partido/candidato, contarlas, volver a escrutarlas, registrarlas y empaquetarlas. En la parte inferior se muestra un ejemplo de este tipo de diseño.
El diseño del área para escrutinio también dependerá de:
- Si se tienen que escrutar papeletas para más de una elección (para presidente y órgano legislativo, o para varios órganos legislativos);
- Si las elecciones utilizan una o varias papeletas;
- Si el escrutinio para distintas elecciones se realiza de forma simultánea o consecutiva (en cuyo caso se requieren precauciones extremas para evitar que se mezclen las papeletas de elecciones distintas).
Por otro lado, una disposición de las mesas en forma de "U" resulta efectiva cuando se escrutan distintas papeletas de los mismos electores y, especialmente, cuando las papeletas de diferentes partes de un órgano u órganos representativos se colocan en la misma urna. A continuación se da un ejemplo de este tipo de diseño.
Generalmente, las mesas de votación no necesitan reorganizarse radicalmente para el escrutinio, cuando se usan máquinas para la votación o computadores. Los conteos totales extraídos de las máquinas se pueden sumar y procesar en una sola mesa. También se debería instalar una pequeña zona para realizar las reconciliaciones entre los registros de votantes y las papeletas escrutadas y disponer un lugar para procesar los votos especiales.
Personal de la mesa de votación
Sin importar la presión que se tenga para comenzar el escrutinio de inmediato, los presidentes de mesa deberían asegurarse de que todo el personal que ha trabajado todo el día en las labores de la mesa, tenga la oportunidad de tomar un descanso entre el cierre de la votación y el comienzo del conteo.
Esto se podría conseguir mediante la contratación de personal para que reorganice el mobiliario y limpie el área.
Antes de que comience el escrutinio, el presidente de la mesa de votación/escrutinio debería darle a todo el personal una sesión introductoria. Se debería hacer una revisión rápida de las características esenciales de los procedimientos y dar instrucciones específicas sobre las instalaciones. Los observadores y representantes de partidos y candidatos también deberían ser invitados a presenciar esta sesión.
