La pérennité d’un OGE peut être basée sur une estimation approfondie des besoins, par laquelle un pays évalue ses propres capacités de gestion électorale ainsi que les ressources financières, technologiques et humaines nécessaires pour organiser et conduire des élections libres et justes. Une telle estimation peut être entreprise par l’OGE lui-même, mais peut gagner en crédibilité si elle est menée par une entreprise privée ou par une organisation non gouvernementale indépendante. En général, les donateurs procèdent aussi à une évaluation des besoins lorsqu’ils mettent sur pied des programmes d’assistance.
Une estimation des besoins peut servir à déterminer la pérennité d’un OGE sur trois plans : celui du système, celui de l’organisation et celui des personnes. Elle est basée normalement sur une analyse experte de l’environnement électoral, et prend en compte les forces, les faiblesses, les possibilités et les menaces qui caractérisent l’OGE.
Sur le plan du système, l’estimation porte sur les environnements légal et institutionnel dans lesquels les élections ont lieu et vise à déterminer dans quelle mesure ces environnements favorisent ou entravent la pérennité de l’OGE. Elle comprend un examen de tous les aspects des politiques et du cadre légal relatifs aux élections, ainsi que les fonctions organisationnelles et les rapports avec les parties prenantes qui découlent de ces politiques et de ce cadre légal. Les instruments légaux fondamentaux à examiner sont la constitution, les lois régissant directement les processus électoraux ainsi que l’ensemble des règlements et des politiques administratives qui s’y rattachent. L’estimation peut aussi porter sur des parties du cadre légal qui sont indirectement pertinentes, telles que la législation ou les politiques du travail du secteur public, ou les règles et les pratiques du gouvernement en matière d’achats. Elle peut aussi inclure les liens de l’OGE avec d’autres organismes tels que le ministère de tutelle (dans le cas d’un OGE de modèle gouvernemental), les ministères qui fournissent un soutien financier et logistique à l’OGE, et les associations et organismes locaux et internationaux qui servent de réseaux de soutien et de partage de ressources pour l’OGE.
Sur le plan de l’organisation, l’estimation des besoins examine les stratégies et la culture administrative de l’OGE ainsi que ses processus de planification et ses processus d’élaboration et de mise en œuvre de politiques; sa structure de gestion; la répartition des rôles et des responsabilités; les mécanismes de communication et de coopération; et les normes relatives aux rapports financiers et à la performance du personnel. Ce genre d’estimation aide l’OGE à calculer la quantité de ressources requise pour conduire tout type de scrutin. L’OGE peut alors déterminer quelle portion du montant nécessaire peut provenir du budget national et quelle portion, le cas échéant, viendrait d’autres sources. L’estimation peut aussi examiner la nature et le niveau de l’assistance technique requise.
Sur le plan des personnes, l’estimation des besoins porte sur des questions comme la compétence du personnel, les possibilités de développement pour le personnel, et la loyauté du personnel à l’égard des objectifs et de la mission de l’OGE.
Quand un certain nombre d’estimations crédibles de cette nature ont été effectuées sur une certaine période, une image complète de la capacité de l’OGE commence à émerger, et la pérennité de l’OGE peut être évaluée de manière plus précise.
