Garantizar un flujo de electores ordenado dentro de la mesa de votación promueve la eficiencia del servicio al electorado y mejora la seguridad del lugar. Muchas veces, lo único que recuerdan los electores sobre el proceso de votación, es la cantidad de tiempo que tuvieron que esperar para votar.
Si los electores tienen que esperar mucho tiempo para votar en filas desordenadas, se podría influir de forma negativa en la percepción que tienen sobre la integridad y eficiencia del proceso electoral:
- Las largas filas de electores no necesariamente son el único problema. Debería evitarse que las filas tengan un flujo lento, sin importar cual sea su longitud.
- Tener un gran número de electores dentro de la mesa de votación no es un problema en sí, siempre y cuando el área de la mesa sea grande y se dispongan de mecanismos de control efectivos.
- Por otro lado, un número reducido de electores que se encuentre sin motivo alguno en las cercanías de la mesa de votación, sin una clara idea de qué es lo que hace en ese lugar, podría generar retrasos y confusiones.
- Cuando los electores están familiarizados con los procedimientos de votación, el procesamiento de la información puede hacerse más ágil, disminuyendo el tiempo de espera y la necesidad de controlar las filas de electores.
- Entre menos electores requieran que los oficiales de la mesa les brinden atención individual para explicarles los procedimientos, entre más familiarizados estén con los estilos de votación, se tendrá mayor eficiencia en los procesos de reclutamiento del personal y en su procesamiento; lo que permite que se consiga mayor rapidez al momento de votar.
De esta forma, al crear los procesos y procedimientos sustentables a largo plazo, se apoyará considerablemente la efectividad de los servicios al electorado.
Enfoque para el control de multitudes
Hay cuatro áreas y funciones distintas en la mesa de votación que deberían considerarse para instaurar medidas efectivas para el control de multitudes:
- Filas de electores formados para que revisen su elegibilidad y se les entreguen los materiales, que se podrían extender fuera de la mesa, demandando la ayuda de las fuerzas de seguridad para su control;
- El área comprendida entre la mesa de entrega de materiales y los compartimientos para votar;
- Electores que buscan información, asistencia o que son remitidos dentro de la mesa;
- Control del acceso y de las salidas.
Factores que ayudarán a controlar las multitudes en las filas de electores
Existen una serie de factores importantes que deberían considerarse para proporcionar un entorno adecuado para controlar el flujo de electores dentro de la mesa de votación, que incluyen:
- Las dimensiones de la mesa de votación, lo adecuado de su personal y los servicios para la cantidad esperada de electores;
- La efectividad que tenga el diseño de la mesa;
- La distribución del personal encargado de controlar las multitudes;
- El control del acceso a la mesa de votación, incluyendo el uso de las áreas restringidas que lo circundan;
- La identificación previa de los servicios de apoyo al electorado que podrían retrasar el proceso;
- El uso de señalizaciones claras, carteles de información al elector y barreras protectoras;
- Hacer que los oficiales y otras autoridades electorales sean fácilmente identificables, mediante el uso de gafetes, brazaletes, casacas u otro atavío distintivo;
- Usar más de una mesa para revisar la elegibilidad de los electores y para emitir los materiales electorales.
Atender estas cuestiones puede ayudar a que se administren de forma efectiva grandes cantidades de electores en un solo día.
Ubicación del personal encargado del control de multitudes y de las filas
La tarea de controlar las multitudes y las filas debería asignarse a un oficial en específico. Esto no significa que el personal tenga que realizar una sola tarea -por ejemplo, en mesas de votación muy grandes o en situaciones de alto riesgo, los miembros que custodian las urnas también estarán facultados para asegurar que los electores no se congreguen alrededor de la mesa de votación, o que intenten reintroducirse por los lugares señalados específicamente como salidas.
En mesas de votación reducidas, el control del flujo de electores que esperan para emitir su voto será tarea de un oficial electoral específico. Sin embargo, en sistemas de papeletas ensobretadas, cuando los sobres son emitidos al entrar a la mesa de votación, el oficial encargado de controlar la entrada también podría encargarse de las filas.
En otros sistemas, dependiendo del método para revisar la identidad del elector y cuando se instalan mesas para la entrega de materiales, el control del flujo de la gente también se podría combinar con el control de acceso a la mesa. En mesas de votación muy reducidas, estas acciones pueden ser realizadas por el administrador o cualquier otro oficial electoral asignado a ese lugar.
Función de los oficiales en las tareas de control de filas y de multitudes
Al instituir medidas efectivas para controlar el flujo de electores dentro de la mesa de votación, todos los oficiales electorales tendrán un deber, no sólo relacionado con el control del flujo de personas. Esto no solamente forma parte del control; el manejo efectivo de las personas que asisten a votar contribuye a mejorar el servicio a los electores.
El personal responsable de este tipo de controles debería garantizar que:
- Las filas se mantengan ordenadas y que los electores no se congreguen alrededor del área de entrega de materiales electorales;
- Los electores cuenten con una identificación o documento que acredite su personalidad en las revisiones sobre su elegibilidad como elector;
- Los electores sean enviados hacia la mesa de entrega de materiales (o a la indicada, en caso de que haya más de una), tan pronto como exista el espacio correspondiente;
- Se comprometan con los electores que esperan su turno, movilizando las filas de forma consistente;
- Monitoreen el tiempo promedio que los electores emplean en la fila, sobre una base regular y formal, por ejemplo mediante tarjetas que registren la hora de llegada del elector y el tiempo invertido cuando el elector entrega su voto, o más informal, monitoreando una muestra aleatoria de electores usando un reloj; la evaluación del servicio permite que se realicen mejoras y que se establezcan objetivos fundados.
Los oficiales pueden jugar un papel importante para mejorar el servicio al electorado y la eficiencia en la emisión de materiales, mediante actividades como:
- Escoltar a los electores "prioritarios" al principio de la fila;
- Suministrar información sobre los requerimientos del proceso de votación;
- Identificar y resolver cualquier problema relacionado con la elegibilidad o el proceso de votación que tengan los electores, antes de que lleguen a la mesa de emisión de materiales;
- Identificar a los electores que tengan problemas con el idioma, o que requieran apoyo durante la emisión de su voto, para proporcionarles la asistencia que necesiten.
Entrega de materiales
La eficiencia de los métodos utilizados por el personal para revisar la elegibilidad de los electores y entregarles las papeletas, es un determinante fundamental de la rapidez con la que se procesarán las filas. Cualquier problema o dificultad con los electores en este punto, debería dirigirse a un oficial de mayor jerarquía para prevenir interrupciones en el servicio a los demás electores. El personal que emite los materiales debería garantizar que:
- Cuando el nombre de una persona no pueda encontrarse en la lista de electores en un tiempo razonable, se debería buscar el apoyo de un supervisor u oficial electoral -- no se deben aceptar los argumentos que de el elector para permanecer en la fila.
- Los electores con problemas de idioma o que necesitan apoyo específico para emitir su voto, sean enviados rápidamente con el presidente o con personal de alto rango.
- Para prevenir que el área de votación se congestione, sólo se deberían repartir los materiales (papeletas o sobres) cuando un compartimiento esté vacío.
Los congestionamientos podrían vulnerar los requerimientos de secrecía del voto y podría ocasionar que los electores intenten llenar su papeleta fuera del compartimiento.
Control de las salidas
El personal responsable de controlar la salida de la mesa de votación debería asegurarse de que los electores abandonen el lugar después de depositar su papeleta en la urna (o después de votar en una computadora).
La supervisión de los presidentes
El presidente de la mesa de votación y cualquier otro personal de supervisión deberían monitorear constantemente el tiempo de espera de los electores, el control de acceso, y otras actividades relacionadas con la mesa que entrega los materiales. Algunas de las necesidades que requieren atención específica incluyen:
- Verificar el número total de electores dentro de la mesa de votación a cualquier hora y recomendar al personal encargado de controlar el acceso si bajar o aumentar el flujo;
- Tener conciencia sobre cualquier dificultad o problema que se presente en la mesa de entrega de materiales y solucionarlo rápidamente para que no afecte el flujo de votación;
- En mesas de votación con varias mesas para expedir materiales, verificar la velocidad de cada una.
Cuando las mesas funcionan con listas de electores separadas alfabéticamente o con otra modalidad, contar con personal cansado o falto de capacidad podría generar largas filas de electores, con las consabidas molestias por el lento procesamiento de la información de un segmento de electores. La flexibilidad en los sistemas que permiten la rotación del personal entre una y otra mesa o función, ayudará a mantener un nivel adecuado de servicio. Esta rotación requerirá un sistema complejo para mantener la rendición de cuentas y la responsabilidad del personal que expide los materiales.
El perímetro que circunda las mesas de votación
Se puede delinear de manera formal el área que circunda a la mesa de votación, para que solamente los electores, las fuerzas de seguridad, los representantes de partidos y candidatos acreditados y los observadores e invitados puedan acceder a ella, evitando que ingresen miembros de partidos que quieran hacer campaña política o cualquier otra persona que no vaya a votar.
El espacio apropiado de estas áreas dependerá de la cantidad de electores asignados a la mesa de votación y de la situación prevaleciente en materia de seguridad. En varias jurisdicciones, el radio de esta zona de exclusión se encuentra dentro de un rango que va desde los pocos metros hasta un máximo de varios cientos de ellos. Cuando se utilizan edificios (por ejemplo, una escuela) se pueden colocan cercas en espacios delimitados que legalmente estarán definidos como mesas de votación. Estos perímetros -establecidos con cuerdas, cintas u otro tipo de barreras- puede utilizarse para reducir disturbios o problemas de aglomeración de un área determinada.
En ciertas jurisdicciones, el uso racional del personal y la distribución de copias de las listas de electores a los oficiales asignados a ese perímetro, pueden usarse para apoyar a los electores que no cuenten con alguno de los documentos solicitados, que han asistido a la mesa equivocada, o que no están registrados, antes de que se formen en la fila.
Sin embargo, la inspección de estos perímetros podría convertirse en una tarea muy intensa y poco práctica si abarca un área considerable.
Control del acceso a la mesa de votación
Se debería controlar el acceso a la mesa de votación para garantizar que solamente el personal autorizado pueda acceder a ella -electores y otro personal acreditado-- y que el número de electores dentro de la mesa es manejable. Los oficiales electorales, representantes de partidos y candidatos, observadores y fuerzas de seguridad autorizadas para permanecer en la mesa de votación, deberían:
- Contar con un documento de acreditación o credencial que deberá ser presentada al momento de ingresar a la mesa de votación;
- Portar un gafete u otro artículo que lo distinga de los electores y que indique su función mientras permanece en la mesa de votación.
Colocar un oficial a la entrada de la mesa de votación para que revise los documentos de identificación del elector, es el método más eficiente para controlar el acceso de electores. La naturaleza de las revisiones para el acceso está determinada en parte por los requisitos para la elegibilidad de los electores y por el sistema para emitir las papeletas, y en otra parte por consideraciones de eficiencia.
En sistemas donde los electores deben elaborar un documento -una credencial de identificación general o una tarjeta de identificación con cierto grado de descripción-, resulta sencillo controlar su entrada a la mesa de votación. La cuestión radica en cómo conseguir un balance entre restringir el acceso y proporcionar eficiencia y accesibilidad a los electores.
El control riguroso del acceso a la mesa de votación tampoco es posible en los sistemas cuyo objetivo preponderante es suministrar la mayor accesibilidad posible -por ejemplo, cuando no existe el requisito de mostrar una identificación para acceder, o cuando las personas no registradas pueden hacerlo en la mesa de votación o emitir un voto anticipado o provisional.
Revisión básica
El método más sencillo para permitir el acceso consiste en revisar si los electores llevan consigo la documentación necesaria para votar.
Cuando dicha documentación es una credencial de cualquier tipo, o una identificación de elector que no señala la mesa en donde la persona es elegible para votar, estar revisión sólo permite filtrar a los electores que no son elegibles para votar, o que no pueden votar hasta que lleven consigo su documentación.
Se podría permitir que algunas personas que no están registradas o cuyo registro no los faculta para votar en una mesa accedan y que la responsabilidad de lidiar con ellas le corresponda a los oficiales que controlan las filas o que entregan los materiales. Esto ayuda a reducir retrasos ocasionados por los electores que entran a la mesa de votación.
Revisiones de alto nivel
Cuando la efectividad en el control del flujo de electores o la entrega de materiales se percibe como un problema, resulta mucho más apropiado que se instrumenten procesos de revisión más rigurosos para controlar el acceso a la mesa de votación:
- Se puede mantener un control de entrada riguroso, cuando todos los electores presentan credenciales para votar que incluyen su distrito electoral y mesa correspondiente.
- Sin embargo, al instrumentar esta modalidad de revisiones más estrictas, se debería poner énfasis en la accesibilidad y aspectos de equidad, para no excluir a los electores que han sido víctimas de un error en la producción de los materiales oficiales.
Uso de la lista de electores para controlar el acceso
En los sistemas donde los electores no usan credencial para votar como identificación, con frecuencia se utiliza la lista de electores para determinar la elegibilidad desde la entrada. Sin embargo, este método tiene algunas desventajas:
- Se puede aumentar el retraso para acceder a la mesa, particularmente cuando la calidad de la compilación o la exactitud de los detalles en la lista de electores es deficiente.
- Resulta ineficiente porque duplica el esfuerzo de otros oficiales, ya que la verificación de la lista de electores debería realizarse al momento de expedir los materiales.
Sin embargo, el uso de la lista de electores a la entrada de la mesa también tiene algunas ventajas, aunque es importante que se comparen con las desventajas antes mencionadas:
- Puede ayudar a notificar a los electores que no son fácilmente identificables en la lista, o que simplemente no se encuentran en ella, permitiendo que estos electores se dirijan inmediatamente con los oficiales de alto rango para recibir ayuda e información.
- Mueve el área en donde se concentran la mayor parte de las disputas, que es en donde se entregan los materiales.
Uso de mapas para el control de acceso
Colocar mapas a la entrada de la mesa de votación sobre el distrito electoral para preguntar a los electores su dirección o registro, resulta un método efectivo para redirigir a los que se hayan equivocado de mesa.
Esto es particularmente importante cuando la lista de electores fue introducida recientemente, o cuando los electores tienen dudas acerca de la mesa que les corresponde, debido a nuevos procedimientos o a cambios en los límites electorales.
Cantidad de personas dentro de la mesa de votación
El número de electores dentro de la mesa de votación debería controlarse para que las filas estén ordenadas y para evitar que un número excesivo de electores ocasione que los oficiales, los representantes de partidos o candidatos y otros observadores, tengan una vista obstruida de los compartimientos y de las urnas.
El control de entrada tendrá que flexibilizarse cuando cerca del cierre de la votación muchos electores continúen esperando su turno para votar.
Armas
Las fuerzas de seguridad y no los oficiales electorales, deberían encargarse de confiscar las armas que portan los electores antes de que ingresen a la mesa.
En contextos que podrían tener este tipo de problemas, se necesitará que las fuerzas de seguridad tengan comunicación con el presidente de mesa, para garantizar el buen funcionamiento de los métodos para confiscar armas y para establecer lugares para almacenarlas de forma segura.
Señalizaciones
Se pueden usar señalizaciones y vallas para dirigir el flujo de electores dentro de la mesa y para mantener las filas ordenadas. Las señalizaciones deberían identificar áreas y mesas como:
- Entrega de los materiales;
- El escritorio del presidente de la mesa de votación;
- Para realizar votos especiales;
- Servicios de información, de idioma o de otro tipo de ayuda;
- La ubicación de las urnas.
Es muy importante que las señales utilizadas sean de fácil comprensión a todos los electores; en áreas con bajos índices de alfabetización, se deberían utilizar símbolos, en lugar de escribir todo con palabras.
Cuando hay más de una mesa para expedir los materiales y éstas tienen que tratar a diferentes sub-grupos de electorales sobre bases de ordenamiento alfabético o geográfico, deberían colocarse señales arriba de cada mesa o al principio de la fila, para indicar la mesa y fila indicadas para cada elector.
En cualquier caso, las señales y los indicadores para las filas se deberían colocar a dos o tres metros de distancia desde las mesas que expiden los materiales, para evitar que se congestione el área de expedición de materiales.
Vallas
Se pueden utilizar vallas para mantener el control de las filas y para ayudar a que los electores se muevan en la dirección correcta dentro de la mesa. El uso de vallas flexibles y ligeras, tales como las cuerdas o cintas de plástico, o vallas rodantes, permite que el espacio disponible se use de forma efectiva ya que permite que las filas vayan en zigzag.
Las vallas son particularmente útiles para efectos de control de salida y entrada, sobre todo cuando sólo se tiene una puerta. Asimismo, pueden utilizarse de manera similar para evitar que los electores se reintroduzcan a la mesa después de depositar su papeleta en la urna correspondiente.
La necesidad de vallas y los recursos humanos necesarios para controlar las multitudes, variarán de acuerdo al entorno cultural. En sociedades donde la paciencia y el orden se entienden como parte significativa de la cultura, se necesitarán medidas mínimas para controlar a los electores.
Medidas eficientes
Se puede incrementar la velocidad para procesar a los electores y la capacidad de la mesa para atenderlos, cuando:
- Los procesos para verificar la elegibilidad y para expedir el material se combinan en el mismo lugar;
- Se tiene más de un punto para revisar la elegibilidad y para entregar los materiales, permitiendo que varios electores se atiendan al mismo tiempo;
- Cuando los electores tengan que llenar varias papeletas para distintas elecciones, se les podría entregar todos los sobres al mismo tiempo (en lugar de papeletas separadas).
Hacer que los electores se dirijan en secuencia a varias mesas para comprobar su elegibilidad y para que les entreguen el material para las distintas elecciones, podría causar confusión y retrasar el procesamiento de electores. Algunas excepciones a esta regla se presentan cuando las distintas elecciones que se realizan de forma simultánea, tiene criterios de elegibilidad diferentes.
División de las filas de electores
Cuando los procesos para verificar la elegibilidad y para entregar los materiales requieran distintos flujos de electores, será más práctico que la lista de electores se divida por orden alfabético de acuerdo al apellido y que los electores se formen frente a la mesa que les corresponda. Este método de organización demanda que se tenga cuidado con:
- Que la lista de electores se haya impreso de forma que comience con la división alfabética de cada apellido;
- La división de la lista permita que cada mesa atienda una cantidad de electores similar -- esto dependerá de la frecuencia con que se repitan los apellidos: por ejemplo, en muchas sociedades la división A-M y N-Z ocasionará inequidades.
Cuando los oficiales administrativos locales planean la operación de las mesas de votación, deberían determinar las divisiones adecuadas para cada mesa.
Uso de filas al estilo de los bancos
El flujo de electores se puede manejar de forma más eficiente, cuando se tiene más de una mesa para verificar la elegibilidad y para expedir los materiales.
De esta forma, los oficiales pueden dirigir a los electores a la primera mesa que se desocupe, en lugar de separarlos en filas de acuerdo a su apellido o a su dirección.
Sin embargo, esté método que brinda mayor eficiencia en términos de rapidez al procesar electores, debería contrastarse con las consideraciones de costo, administración e integridad que podrían afectar negativamente su instrumentación:
- En lugar de imprimir una sola lista de electores para cada mesa de votación que podría dividirse para crear varios flujos de electores, se necesitará una lista adicional, cuestión que implica costos adicionales por concepto de impresión y de control.
- Ser marcado en una lista de electores no puede continuar siendo un control único y primario para prevenir la votación múltiple; aunque es un medio para identificar a los electores que votaron más de una vez.
- Se necesitan controles adicionales para prevenir que los electores voten varias veces, como credenciales para votar o marcarlos con tinta, cuestión que involucra materiales, equipo, personal y costos adicionales.
Es necesario que la administración de la mesa de votación tenga buena calidad, para que pueda sacar la mayor ventaja de la flexibilidad para ofrecer el servicio.
Permitir que el formato de la lista de electores, las medidas para controlar los materiales y validar las papeletas sean flexibles, al tiempo que el presidente de mesa u otro tipo de personal asiste en la mesa de verificación de elegibilidad /expedición de materiales, contribuye a que las filas de electores tengan más fluidez en los períodos pico. Esta medida resulta más eficiente y barata que contratar personal de planta para todo el día.
Otras medidas de planeación
Hay otras medidas de planeación que son importantes porque contribuyen a controlar las multitudes y las filas. Incluidas:
- Vínculos pro activos entre los oficiales locales, el organismo electoral y la comunidad política, para determinar cuando esperar grandes flujos de electores y cuando éstos se organicen para transportarse juntos, negociar para que no lleguen al mismo tiempo.
- Que el organismo electoral mantenga estadísticas sobre la asistencia a votar en los distintos períodos, mediante muestras de los electores formados en las filas, para que la distribución de recursos (como el número de compartimientos o el personal de medio tiempo requerido) se ajuste a los períodos de mayor afluencia.
