Materiales importantes
La preocupación inmediata después del cierre de la votación es la garantizar que todo el material de la mesa de votación haya sido recolectado, contabilizado y preparado para comenzar el escrutinio. Se debería poner énfasis en las siguientes áreas:
- Asegurar las urnas (o las máquinas o computadoras para votar;
- Recolectar los demás materiales importantes (papeletas o sobres sin usar, estropeados o cancelados, así como las listas de electores certificadas y cualquier otro registro sobre las personas que votaron);
- Reconciliación de papeletas (o sobres) y los registros sobre su entrega. Cuando el elemento más importante del mecanismo de control sean las papeletas, se tendrá que realizar una conciliación con las reservas que quedaron. Cuando el mecanismo de integridad se basa en los sobre emitidos, se tendrán que hacer las conciliaciones pertinentes.
La recolección y el recuento de las papeletas (o sobres) no deberían comenzarse hasta que todos los electores o personas sin autorización hayan salido de la mesa.
Cuando no se cuente con observadores o representantes de partidos y candidatos, sería útil que se pida a unos cuantos electores que se queden a presenciar el escrutinio. Al realizar esto, se recomienda que se solicite que estos electores firmen un juramento o código de conducta que los acredite como observadores.
Si se utilizan sellos oficiales o papel adhesivo para dar autenticidad a las boletas o a los sobres, el presidente de la mesa de votación debería encargarse de recogerlos (al mismo tiempo en que se recolectan las papeletas). Así mismo, estos deberían contabilizarse y asegurarse hasta que sean empaquetados.
Conciliación inicial
Sin importar en dónde se realice el escrutinio, se debería realizar una conciliación inicial de las papeletas (o sobres) que se recibieron y de las que se expidieron durante la votación. Esto sirve para determinar la cantidad de papeletas que deberían estar dentro de las urnas.
Esta conciliación debería realizarse antes de que el material sea empacado para transportarlo al centro de escrutinio, o si el escrutinio se hace en la mesa de votación, antes de que se abran las urnas.
Este es un proceso de control muy significativo para la integridad de la votación y del escrutinio. Es incluso, un proceso que con frecuencia se registra incorrectamente y por tanto, puede causar disputas posteriores. La precisión durante la conciliación, demanda que la capacitación de los presidentes de mesa haya enfatizado el cuidado durante su ejecución.
Cuando se utilizan máquinas de votación o computadoras, será necesario que se instalen mecanismos de verificación internos muy precisos o programas para prevenir la exclusión o adición ilegal de votos.
Conciliación de las papeletas entregadas a los electores
Otra verificación importante para la integridad de las papeletas, es la conciliación entre los registros sobre la cantidad de electores que voto y el número de papeletas que se expidieron.
Las conciliaciones que se realicen después del escrutinio deberían cotejar el registro sobre los electores que votaron con el número de papeletas que se extrajeron de las urnas.
Discrepancias en la contabilización de las papeletas o sobres
Además del fraude, varios motivos podrían ocasionar que se presenten discrepancias entre el número de papeletas y la cantidad de electores que votaron. Sin embargo, si se llegan a presentar discrepancias, sin importar la razón, es probable que se cuestione la integridad de las actividades en la mesa de votación.
Contar con controles estrictos, cuidados y talvez, con tiempo adicional durante la revisión de papeletas (o sobres), podría evitar que se presenten discrepancias embarazosas e inexplicables durante la conciliación.
Las razones más comunes y libres de fraude por las que se presentan discrepancias durante la conciliación de papeletas o sobres incluyen:
- Que las papeletas o sobres que se recibieron en la mesa de votación no hayan sido contados de forma correcta y precisa. Aún cuando las boletas están foliadas, numeradas y sujetas en fajos, podrían haber faltantes. Los paquetes de papeletas o sobres que están sueltos o sin talón numerado, son más susceptibles de error durante su empaque después de producidos.
Es esencial que las papeletas o los sobres que se reciben en cada mesa de votación, sean contados y verificados para que se pueda registrar cualquier discrepancia que se detecte entre los informes de entrega y el material que se tiene. El presidente de la mesa debería aprobar los resultados de la revisión y esta cifra debería usarse en todas las conciliaciones de las papeletas o sobres.
- Fallos al registrar adecuadamente cualquier movimiento oficial de papeletas o sobres que no se hayan utilizado.
- Errores por parte de los oficiales al mantener el registro de los electores que votaron. Esta es una tarea que requiere de constante supervisión durante la votación, a fin de asegurar que cada elector a quien se le entregue una papeleta, (o sobre) sea registrado y que esto se realice de forma correcta y consistente, para que las cifras totales sean correctas. Cuando las papeletas sean el mecanismo para controlar la integridad, es importante que las estropeadas, descartadas o rechazadas, se coloquen en un sobre o contenedor de forma segura, para que no puedan introducirlas en las urnas.
- Errores durante el conteo y cálculo. Para evitarlos, es importante que cada conteo y cálculo que se realice sobre las papeletas y electores, sea verificado por otro oficial antes de que se anote en los registros oficiales.
