Cuestiones básicas
Los procedimientos para cerrar la votación postal varían dependiendo de:
- La fecha límite para regresar los votos por correo, como al cierre de la votación o en días posteriores;
- Si los distritos electorales pueden expedir papeletas para sus electores o para los de cualquier distrito;
- La dirección a donde se tenga que enviar los votos postales.
Reconciliaciones progresivas sobre el material expedido
Los registros para contar las papeletas se deberían elaborar cada día y cuando cierre la votación postal, se tiene que realizar una reconciliación final de las papeletas que se tienen. Los registros diarios deberían incluir:
- El escrutinio de las papeletas y cualquier sobre que permanezca sin usar, así como la reconciliación de todas las papeletas recibidas en la mesa de votación (o sobres cuando apliquen);
- Las solicitudes para el voto postal que se hayan procesado durante el día, las reconciliaciones entre las listas de electores para el voto postal y los registros sobre la emisión de papeletas, así como los sobrantes.
Cuando el voto postal pueda expedirse en un solo lugar para varios distritos electorales, se debería mantener un registro para contar las papeletas de cada uno de ellos.
Reenvío del voto postal
Para la reconciliación durante el escrutinio, los votos que se encuentran en la urna se podrían calcular mediante los registros diarios sobre los votos recibidos.
Cuando los votos postales solo pueden expedirse dentro de un distrito electoral y la dirección para enviarlos es la del distrito electoral, el proceso consiste en cotejar los votos que regresaron con los registros sobre su expedición.
Cuando las mesas de votación que pertenecen a un distrito también expiden papeletas para los demás distritos y si la dirección para enviar los votos postales es distinta a la que entregó las papeletas, el proceso se vuelve complejo y requiere mecanismos de control muy estrictos.
Si la dirección para regresar los votos postales de todos los distritos electorales es la misma, será necesario un sistema para relacionar los registros de expedición con los votos. La estructura de este sistema dependerá de si los votos postales se conservan en instalaciones centralizadas, o si se regresan a los distritos electorales para su escrutinio.
Si los votos postales se pueden emitir desde un lugar bajo solicitud de los electores de cualquier distrito y éstos se regresan al distrito electoral en donde está registrado elector, se tendrá que instrumentar un sistema complejo para que las oficinas administrativas distritales monitoreen el proceso, para enviar las solicitudes para el voto postal al distrito correspondiente y para que las reconcilien con los votos que regresaron.
También es importante que se instrumenten procedimientos para vaciar el correo en la fecha límite para recibir los votos postales:
- Cualquier buzón que se use en la dirección a la que se deben enviar los votos postales, se debería revisar para extraer los votos que se hayan recibido antes de la hora de cierre.
- Además, a todos los votos recibidos se les debería colocar un sello que indique la fecha y la hora en que se recibió; esto permitirá que se puedan distinguir los votos postales que se recibieron antes y después de la fecha límite.
Embalaje y transporte
Los procedimientos para empacar y transportar los votos postales y los registros sobre su expedición después de la fecha límite para su recepción, dependerán del lugar en donde se escruten.
Si la fecha límite es antes de la votación ordinaria y cuando cada distrito sólo expide papeletas para sus electores, es posible que estos votos se regresen de forma segura a la mesa de votación que les corresponde, para que sean escrutados junto con los ordinarios. Sin embargo, esto provocará que los requisitos para su clasificación y transporte sean más complejos.
Si los votos postales se escrutan en el distrito electoral en donde el elector está registrado, la fecha límite para recibirlos es hasta la votación ordinaria o después de ella y la dirección para enviarlos es la de un lugar centralizado, se tendrán que instrumentar acuerdos para garantizar la seguridad durante la entrega de los votos a la oficina del distrito electoral correspondiente. Dependiendo de la extensión permitida para regresar los votos postales, se podría necesitar más de una entrega.
Cuando la dirección para entregar los votos postales corresponde a la oficina administrativa del distrito electoral, es recomendable que los sobres que contienen las papeletas se dejen en las urnas hasta el cierre de la votación.
Si los votos postales se van a revisar y a escrutar en un lugar centralizado, es preferible que la dirección para enviar los votos sea la de dicho lugar, para que a su llegada los clasifiquen y los coloquen en una urna para entregarlos a su distrito electoral.
Momento oportuno para el escrutinio
La revisión sobre los detalles del elector que acompañan a los votos, se puede realizar antes del día de la votación de manera efectiva para determinar los que se incluirán en el escrutinio. Sin embargo, es importante que no se comience el escrutinio de los votos postales hasta que cierre la votación ordinaria.
