Después de verificar si los electores están facultados para votar, se le debería entregar de inmediato el material para que voten.
El material que está sujeto a una expedición estricta, varía de acuerdo al sistema para entregar las papeletas:
- Cuando las papeletas sean cuantificables y su uso restringido, se les aplicará un control para su emisión.
- Por otra parte, si las papeletas están disponibles libremente, pero hay un control estricto del sobre en donde se mete la papeleta (como en el sistema que opera para las papeletas manuales en Francia), el control de emisión estará relacionado con los sobres.
- En algunas votaciones, será preciso que se controle la emisión y cuantificación tanto de las papeletas como de los sobres.
Los sistemas relacionados con la cuantificación de los sobres pueden ser más costosos, debido a la cantidad adicional de material así como por el tiempo extra necesario para preparar el material para escrutar las papeletas.
Control sobre la emisión de papeletas
Cuando las papeletas son el material cuantificable de la votación, el proceso básico para expedirlas comprende:
- Tomar la papeleta de una pila, un fólder, o desprenderla de un talonario;
- En caso de ser necesario, que un oficial de la mesa valide la papeleta, colocando una marca, sello oficial, o endosándola al reverso;
- Mostrar a los electores el modo correcto de doblar la papeleta a fin de que el voto sea secreto y que sea visible cualquier marca de validación;
- Si la papeleta tiene que colocarse en un sobre antes de depositarla en la urna, instruir a los electores sobre cómo y dónde se tiene que realizar este procedimiento;
- Indicar a los electores cómo y dónde depositar la papeleta (cuando se utilice más de una papeleta, o más de una urna, la urna correcta en la que se debe depositar cada una);
- Dirigir a los electores hacia los compartimientos libres y recordarles que deben estar solos en el momento de emitir su voto.
Por motivos de eficiencia del personal y al controlar las multitudes, cuando se realice más de una elección de manera simultánea, de preferencia, se deberían entregar todas las papeletas al mismo tiempo.
La entrega de papeletas a los electores que la votación especial, como la votación anticipada, en ausencia o provisional, podrían requerir un procedimiento más complejo. En donde se tengan máquinas para votar que registran el voto mecánica o electrónicamente, o donde se utilicen computadoras, el control de votación requiere una metodología diferente.
Validación de las papeletas
En muchos sistemas electorales donde las papeletas son cuantificables, uno de los oficiales se encarga de validar las papeletas en el momento en que se entregan, ya sea con una firma o poniendo sus iniciales al reverso.
Esta es una manera efectiva y barata para controlar que sólo las papeletas validas entren en el escrutinio, lo que descarta la necesidad de un almacenamiento costoso o de que se tengan que imprimir marcas de agua en las papeletas.
Las marcas oficiales utilizadas por los oficiales pueden ser perforaciones o sellos. Cada mesa de votación podría tener una marca diferente y distintiva para permitir la contabilización total y la integridad en la revisión durante el escrutinio. Estos son materiales que se deberán cuantificar estrictamente, cuyo diseño deberá permanecer en secreto y que tendrán que estar resguardados bajo estricta seguridad hasta el momento en que la mesa se abra. Además de asegurarse inmediatamente después del cierre de la votación.
El método que sugiere que el oficial firme la papeleta en el reverso o ponga sus iniciales en el momento de entregarla, es incluso más efectivo en relación con el costo, pero no resulta tan íntegra ni su utilización tan frecuente en las sociedades menos letradas.
La marca oficial o el endoso por parte del oficial siempre deben colocarse en el mismo lugar, para permitir que sea visible cuando el elector doble la papeleta.
La esquina superior derecha del reverso es probablemente el lugar más cómodo para que la mayoría de los oficiales (diestros) marquen las papeletas. La posición correcta puede ser marcada con un recuadro o alguna otra forma en el reverso de cada papeleta; el costo adicional de la impresión por ambas caras tendría que contrastarse cuidadosamente contra cualquier ventaja que pueda existir.
En la medida de lo posible, es preferible que se eviten los métodos complejos para validar las papeletas; una simple marca o el endoso del oficial deberían bastar.
Requerir varias marcas por parte del oficial, que más de uno de ellos tenga que endosarla, o que el partido o el candidato también tengan que endosarla, incrementa las posibilidades de error, hace lento el proceso de votación e indica una selección deficiente o falta de confianza en el personal.
Los oficiales que validen las papeletas deberán hacerlo sólo cuando éstas vayan a ser entregadas al elector:
- Al validar una pila o libro de papeletas con anticipación se pierde el propósito en sí.
- Sin embargo, esto puede llevar a otro problema en la práctica; en su prisa por entregar una papeleta al elector, los oficiales podrían olvidar marcarla o endosarla adecuadamente, lo que podría poner en riesgo la aceptación de la misma al momento del escrutinio. En sistemas donde se requiera este tipo de validación, la capacitación debería reforzar la necesidad de validar cada papeleta.
Otros métodos para controlar la emisión de papeletas
En sistemas donde las papeletas forman parte del material cuantificable, se pueden aplicar controles adicionales para entregarlas. Se podría requerir que el oficial:
- Copie el número de serie del elector que aparece en la lista en el talón de la papeleta que se entregó;
- Mantenga una lista de los electores a quienes entrego papeleta, o que les solicite que firmen en el registro o en la lista al momento de recibir su papeleta.
No obstante, estos controles adicionales hacen más lento el proceso de entrega de papeletas, añadiendo poco a su integridad, mientras aumentan las dudas sobre la secrecía del voto.
Si los oficiales marcan cuidadosamente el nombre de los electores en la lista cuando les entregan las papeletas, éstos métodos duplican el esfuerzo. Queda abierta la pregunta de si en caso de controversia -sobre si se entregó papeleta a un elector en particular- resultan más útiles los métodos anteriores que el buen control de calidad en la marcación de las listas.
Parecería más adecuado que los esfuerzos laborales y de supervisión de los oficiales se concentren en asegurar que la lista sea marcada correctamente y usar esto como base para determinar tanto el número de personas que votó como quién votó, en vez de agregar tareas adicionales que también son susceptibles de error.
Sistemas de papeletas en sobres
Como una alternativa al hecho de entregar una papeleta, algunos sistemas entregan a los electores, en su lugar, un sobre contabilizado. Lo que sucede aquí con las papeletas almacenadas es irrelevante; las cantidades de sobres son las que se contabilizan. Estos sistemas pueden operar bajo niveles de control de integridad muy altos o bajos.
Sistemas de papeletas en sobres sencillos
En sistemas con sobre sencillo, después de que se determina la facultad para votar en esa mesa y de haber marcado su nombre en la lista, el elector recibe una papeleta y un sobre para la misma.
En esta sencilla variante, los sobres para las papeletas no se pueden identificar por separado con ningún folio o número de serie. Por lo que se pueden instituir controles a través de:
- Disponer únicamente de un número de sobres igual al de los electores registrados en la mesa;
- Que los oficiales observen o entreguen cuidadosamente los sobres para las papeletas durante la votación, con el fin de garantizar que cada elector obtenga solamente un sobre;
- Que algunos oficiales resguarden la urna con el fin de garantizar que el elector introduzca sólo un sobre;
- Que se coteje el número de votantes marcados en la lista con el número de sobres que se entregaron;
- Validar cada sobre emitido con un sello oficial.
Mediante un sistema sencillo:
- Si se instrumentan controles de integridad para cotejar el número de sobres disponibles con el número de electores registrados, se le podría brindar un trato inflexible a las personas que tengan solicitudes válidas para estar en la lista de electores y que hayan sido omitidas por error;
- Podrían presentarse dificultades para garantizar niveles de control adecuados, siendo más recomendable en contextos donde la confianza de la comunidad sea más sólida.
Mayor integridad en los sistemas con papeletas en sobre
La alta integridad de los métodos con papeletas en sobre, implica sobres que son perfectamente cuantificables gracias a un número que se encuentra en un talón desprendible, que el oficial de mesa tendrá que conservar. Los métodos alternativos para estos sistemas requerirían:
- Que el elector después de haber marcado la papeleta, regrese a la mesa donde se le entregó; ahí, el mismo oficial sellará el sobre y lo depositará en las urnas ubicadas en la mesa o en algún lugar cercano;
- Que el elector a quien se le hayan entregado la papeleta y el sobre, después de haber marcado su papeleta, la coloque en el sobre y la deposite en la urna.
Utilizar un sistema semejante para todas las papeletas podría resultar ineficiente e incómodo para proteger la integridad, que sería mejor servida con marcas de identificación de alta calidad y buenas listas de electores. Esto contribuye cuando las papeletas se tienen que proteger del daño, como cuando son perforadas o si se usan escáneres ópticos.
Facilidades para la votación especial
Cuando los electores pueden votar en ausencia, utilizar la votación anticipada, votar por correo, cuando se permita un voto provisional o sujeto a validación, o cualquier sistema de votación que requiera la verificación posterior de la facultad para para votar; se podría utilizar un sistema de papeletas dentro de un sobre. Es común que a este sobre que contiene la papeleta se anexe una parte con información sobre el elector para determinar su elegibilidad.
En estos sistemas es preferible garantizar la secrecía del voto utilizando dos sobres para la papeleta, con ella adentro de un sobre sellado en blanco y éste, a su vez, en un sobre exterior sellado que contenga la información del elector. Usar esta forma de colocar las papeletas dentro de un sobre es una solución razonable para ampliar la posibilidad de que los electores participen en la votación.
Registro de electores que votaron
Después de haber recibido una papeleta, o un sobre que la contenga, los electores deben dirigirse a un compartimiento que esté desocupado para emitir su voto.
No se debería presionar a los electores para que completen la tarea de votar; ya que están tomando una decisión muy significativa. Es probable que los electores de edad avanzada necesiten más tiempo, así como los que votan por vez primera, aquellos que tengan dificultades con las instrucciones de las papeletas y en los lugares donde se tenga que llenar más de una papeleta o éstas sean muy complejas. Esto debería considerarse al planear el cupo de la mesa de votación, el personal necesario y el número de compartimientos requeridos.
Después de emitir su voto marcando la papeleta o escogiendo la papeleta que quiere usar, el elector depositará sus papeletas de acuerdo con el sistema que esté siendo utilizado:
- Si las papeletas se van a depositar directamente en la urna o si se tienen que entregar a un oficial para que las ponga en un sobre, tendrán que doblar las papeletas antes de salir del compartimiento, a fin de que sus preferencias no sean visibles y para que si lo sea la marca oficial.
- Si la papeleta tiene que colocarse en un sobre por el votante, deberá introducirla en el sobre y sellarlo antes de salir del compartimiento.
Marcado de las papeletas
En los sistemas que en donde se tienen que marcar las preferencias en la papeleta, el método para marcarla implica cierto costos. Las plumas son más caras que los lápices y es más probable que los electores se las lleven.
Las plumas no ofrecen mayor integridad; la marca de un elector hecha con pluma puede sobre escribirse tan fácilmente como se puede borrar una marca con lápiz. Sin embargo, el público tenga muchas preocupaciones sobre la integridad de la votación, el uso de plumas puede mejorar la imagen, si no es que la realidad.
Usar sellos especiales para que los electores marquen sus papeletas teniendo que regresarlos a la mesa de los oficiales, dificulta el flujo de los votantes.
El inconveniente para los votantes, el costo adicional de proveer este material y el personal necesario para la mesa de votación, no se compensa con grandes mejoras a la integridad.
Supervisión del área de los compartimientos para votar
El área donde se encuentran los compartimientos debería ser monitoreada por los oficiales para garantizar la secrecía y la eficiencia del voto. Los aspectos que se deben monitorear cuidadosamente incluyen:
- Que los electores no marquen sus papeletas fuera de los compartimientos de votación.
- Que los electores estén solos en el compartimiento, excepto en los casos donde se les esté dando asistencia autorizada.
- Que el área de los compartimientos esté limpia y ordenada. Hay que tener cuidado de recoger cualquier papeleta que haya sido abandonada en el lugar por los electores;
- Que los electores anteriores no hayan dejado ningún material de campañas políticas -folletos, carteles, calcomanías o letreros en cualquier superficie- que pudiera influir en los demás electores.
- Si se usan papeletas en las que haya que tachar una opción, que cada compartimiento de votación tenga amarrado un lápiz, pluma, o cualquier otro material que funcione correctamente.
En algunos contextos podría ser necesario que se designe al menos un oficial cuya única labor consista en monitorear constantemente el área de los compartimientos, para asegurar que la votación se realice en secreto.
En todas las mesas de votación, los oficiales deberían monitorear con regularidad el área para asegurar que la votación se esté llevando a cabo en secreto, que el flujo sea ordenado y que el área esté limpia y libre de cualquier material extraño. Los oficiales no deben entrar en los compartimientos de votación cuando éstos estén ocupados, a menos que, el elector esté autorizado para recibir asistencia al momento de votar.
Es necesario que se preste atención especial a los grupos jerárquicos -como militares, oficiales estatales, familias particulares- que lleguen juntos a votar, para garantizar que no exista intimidación en el grupo respecto a sus preferencias de votación y que las papeletas sean marcadas en secreto por el elector que corresponde.
Una causa común de congestión en el área de los compartimientos y de que los electores traten de emitir su voto afuera de ellos, es que las papeletas o los sobres con papeletas estén siendo entregados cuando no hay compartimientos libres.
El personal que esté monitoreando el área de los compartimientos debería coordinarse con el oficial que entrega las papeletas (o los sobres con papeletas) para regular el ritmo de entrega.
Introducción de las papeletas en las urnas
Cuando los electores hayan terminado de emitir su voto, deben dirigirse a la urna. El lugar a donde vaya el elector depende de:
- Si la papeleta va a ser depositada directamente en una urna;
- Si la papeleta tiene que devolverse al oficial que la entregó para que la ponga en un sobre, sola o anexándole los detalles del votante, antes de depositarla en la urna.
Cuando el votante deposite la papeleta directamente en la urna, ésta deberá estar ubicada tan lejos como sea posible en una línea directa entre los compartimientos y la salida de la mesa de votación y tan cerca de la salida como sea prudente por razones de seguridad. Así mismo, las urnas deberían ser vigiladas de cerca y en todo momento por un oficial.
Cuando un elector se acerque a la urna, el oficial deberá asegurarse de que:
- Si la papeleta no necesita sobre, que se deposite de manera que no sea posible ver las preferencias del elector;
- Si el elector tiene que colocar la papeleta en un sobre, que sólo tenga uno y que éste tenga la marca oficial requerida;
- Cuando se utilicen urnas separadas para diferentes elecciones que se estén llevando a cabo de manera simultánea, que el elector deposite cada papeleta o sobre en la urna correspondiente;
- Que ningún elector salga de la mesa de votación sin haber depositado su papeleta o sobre en la urna;
- Que no se deposite en las urnas ninguna otra cosa que no sean papeletas o sobres. Colocar instrucciones y señales claras, o colores especiales en las urnas que concuerden con el de las papeletas o sobres ayudará en el proceso.
No obstante, aún así habrán electores que depositen su voto en la urna incorrecta y éste, una vez dentro, no podrá ser cambiado de lugar hasta el momento del escrutinio. Por esta razón, un sistema equitativo para validar las papeletas o los sobres, permitirá que las papeletas o los sobres depositados en una urna equivocada puedan ser contabilizados si todo lo demás es válido.
Cuando los electores hayan depositado sus papeletas, los oficiales deberán dirigirlos hacia la salida. No se debe permitir que los votantes permanezcan congregados en torno a las urnas.
Inspección de las marcas de validación
Cuando se requiera que los oficiales validen las papeletas será apropiado que el supervisor de las urnas verifique, antes de que el elector deposite en ellas su papeleta, que la marca oficial requerida o el endoso del oficial esté correctamente asentado en la papeleta.
Si la marca no está presente, no se debe permitir que el elector deposite la papeleta en la urna; se debería pedir ayuda al presidente de la mesa de votación.
Si el presidente de la mesa determina que la papeleta se entregó de forma válida, puede validarla marcándola correctamente o desecharla y dar una nueva (en ningún momento de este proceso debe ser visible el voto).
La primera opción es la más eficiente; la última preserva las medidas de contabilidad. Cuando el presidente determine que la papeleta no fue entregada de forma válida, se deberán anotar los detalles del incidente para una investigación sobre fraude electoral y podrá ser necesario llamar a la policía.
Cuando se trate de un error cometido por el oficial encargado de entregar las papeletas, estas acciones pueden proteger los derechos de votación del elector. Cuando un elector esté tratando de depositar una papeleta ilegal, deberá ser detenido. En cualquier caso, se evitará la descalificación posterior de las papeletas y las discusiones durante el escrutinio de votos.
Necesidad de revisar las urnas nuevas
Los oficiales deberán revisar con regularidad las urnas para saber cuán llenas están (se puede utilizar una regla o algún material similar) y avisar al presidente de forma oportuna si se tiene que sellar otra urna para usarla.
Es preciso que se notifique de forma oportuna porque este procedimiento es tardado. Además, podría existir la necesidad de que se tengan que solicitar urnas de otras mesas que tengan un excedente.
Uso de varias urnas
La decisión sobre usar una o varias urnas para elecciones simultáneas que se realizan en la misma mesa de votación, es un asunto práctico más que un principio que dependa del entorno. Se debería considerar el factor del costo: el precio de adquirir, mantener, transportar y asegurar urnas separadas, contra el costo de clasificar con precisión las diferentes papeletas provenientes de una misma urna durante el escrutinio.
También está el factor sobre la percepción de la integridad: cuando distintas papeletas se depositan en una misma urna, podría ser más difícil que los supervisores se cercioren de que sólo se depositen las que son válidas.
Papeletas estropeadas
En los sistemas que dependen de las papeletas, las papeletas arruinadas tienen controlarse adecuadamente para que no terminen en una urna, es decir, las que se regresan a la mesa donde fueron entregadas porque el elector cometió un error al momento de marcarlas, o porque tienen defectos de impresión, Los mecanismos de control deberían garantizar que:
- No se reemplace ninguna papeleta hasta que haya sido devuelta al oficial que la entregó;
- Los oficiales no vean la forma en que se marcó la papeleta;
- Cuando haya más de una mesa donde se entreguen papeletas, el elector debe devolver la papeleta arruinada a la mesa donde le fue entregada;
- Las papeletas arruinadas deberían contabilizarse al final de la votación.
Cuando los electores entreguen papeletas arruinadas, ante su presencia deberían ser:
- Canceladas por el oficial, ya sea que escriba "arruinada" en el reverso, o que use un sello provisto para tal efecto;
- Selladas individualmente en sobres especiales -una papeleta por sobre- y resguardadas por el oficial que las entregó, o por el presidente de mesa hasta el momento del cierre de la votación.
Las papeletas dañadas o mal impresas que se encuentren entre las que se van a entregar, deberían colocarse en el sobre y sellarse de la misma manera al momento de descubrirlas, para evitar que sean utilizadas.
Dejar para más tarde, o para una hora fija el ensobretado o sellado de las papeletas arruinadas, o permitir que un solo sobre abierto durante toda la jornada electoral contenga el total de las papeletas arruinadas, genera el riesgo de que lleguen a las urnas.
El oficial debería escribir en el exterior del sobre que contiene la papeleta arruinada cierta información que facilite su contabilización y el ajuste, como:
- La firma del oficial que entregó la papeleta de reemplazo;
- Identificación de la mesa de votación;
- Si realizan diferentes elecciones de manera simultánea en la misma mesa, la elección para la cual se entregó esta papeleta;
- Si hay varias mesas que entregan el material para la votación, la identificación de la mesa que entregó la papeleta de reemplazo. Sería útil que se tuvieran sobres específicos para estos efectos.
Papeletas para escáner óptico o para perforación que fueron estropeadas
En algunos sistemas donde las papeletas se escrutan automáticamente, como las papeletas diseñadas para escáner óptico o para máquinas de perforación, es necesario que se desarrollen métodos para lidiar con las papeletas dañadas.
Las papeletas estropeadas que estén rotas o que sean dañadas de otra manera después de haber sido marcadas por el elector, no podrán ser leídas con precisión por las máquinas.
Para la integridad de la elección es preferible que estas papeletas se separen para escrutarlas de forma manual. Intentar volver a marcar estas papeletas para que puedan ser contadas por la máquina, aún bajo una intensa supervisión de los representantes de partidos, podría perjudicar la confiabilidad del proceso.
Papeletas o sobres sellados descartados por los votantes
Aunque los oficiales encargados de vigilar las urnas deberían garantizar que todos los votantes depositen sus papeletas o sobres en la urna antes de abandonar la mesa, esta supervisión no siempre es efectiva, ya que los votantes podrían dejarlos en los compartimientos, se les podrían caer o perder.
Por ello, es prudente que se tengan procedimientos que cubran estas fallas en el control. Las papeletas o los sobres sellados dejados en algún lugar de la mesa de votación por los votantes, nunca deberán ser depositados en la urna por otra persona, especialmente por los oficiales de la mesa de votación.
Al supervisar los compartimientos de votación y el área donde se encuentran las urnas, los oficiales siempre deberían buscar papeletas (o, cuando corresponda, sobres) olvidadas por los votantes. Éstas deberán marcarse como "canceladas", o colocarse en un sobre especial que diga "canceladas" o "descartadas", tan pronto como se encuentren y el presidente debería resguardarlas hasta las conciliaciones que siguen al cierre de la votación.
Los sobres que contienen las papeletas o sobres cancelados o descartados, deberían tener información similar a la de las arruinadas, excepto cuando se expidan varios materiales y se desconozca la mesa. Los sobres especiales para este propósito podrían diseñarse tanto para los materiales estropeados, descartados y cancelados.
Papeletas anuladas
En algunos sistemas, después de que los electores reciben su papeleta pueden indicar su rechazo a votar en la elección anulando la papeleta y devolviéndola sin marcar al oficial que se la entregó.
Para garantizar que las conciliaciones entre las papeletas dentro de las urnas y los electores marcados por haber votado se realicen de forma precisa, es importante que esto votos:
- Sean cancelados por el oficial en presencia del votante, escribiéndoles "anulada", o colocándoles un sello para este efecto;
- Se sellen de manera individual en sobres especiales que contengan una papeleta por sobre y el oficial que la entregó o el presidente las resguarden hasta el cierre de la votación.
Las papeletas anuladas o descartadas (o los sobres para las papeletas) deben contabilizarse completamente, para que no surjan problemas al momento de conciliar las papeletas después del cierre de la votación.
