Los
programas educativos requieren financiamiento. Pero, ¿cuánto se necesita?
Antes
de considerar las distintas alternativas para financiar el programa, se tiene
que preparar un presupuesto. Para llevar a cabo esta actividad en el contexto
de un programa educativo, se requiere de un mínimo de conocimiento del programa
que va a ser instrumentado.
Los
educadores tienen que involucrarse en el proceso que sigue la elaboración de un
presupuesto y necesitan conocer las diferentes formas en que se puede formular
un presupuesto.
Presupuestos a partir de cero
El
más preciso, así como el que más tiempo demanda para su preparación, es el presupuesto
que se realiza a partir de cero conforme se planea el desarrollo del programa
educativo.
Lo
anterior significa que se tiene que determinar el costo real de cada artículo a
utilizar en el programa. Por ejemplo, si el programa necesita que doce hojas de
papel sean distribuidas, entonces el costo de esas doce hojas de papel se calcula
y se suma al total acumulado. Dicho proceso requiere de prestar mucha atención a
los detalles y de una descripción muy clara del programa.
Presupuestos en bloque
Un
presupuesto en bloque comienza con una concesión o con un ingreso específico.
Dicho ingreso puede dividirse de acuerdo con las categorías generales: costos
de personal, administración, publicaciones, y eventos de educación electoral.
De
estos bloques parten una serie de cálculos que determinan cómo gastar el dinero
disponible de manera efectiva. Cuando hay bloques o rubros designados, puede no
ser posible mover dinero de un rubro a otro, y esto puede ser verdaderamente frustrante
para quienes diseñan el presupuesto cuando se dan cuenta que se puede gastar
menos en salario y más en eventos o viceversa.
Sistemas de fondo fijo
El
sistema más débil y que menos poder confiere es aquel donde el dinero se
controla en el centro y los diferentes proyectos pueden solicitar efectivo y ocasionalmente
con anterioridad a los desembolsos. En dichos sistemas, el centro puede tener
una idea del monto del presupuesto, pero rara vez se la comparte a las oficinas
periféricas, quienes deben pedir cada cantidad sin saber si estará disponible o
no. Al ser los criterios de disponibilidad tan vagos, aquellos que solicitan
recursos financieros no saben si en realidad no hay dinero o si es que el
centro no aprueba determinado proyecto.
Presupuestos de acuerdo al costo de vida
Luego
de los sistemas de fondo fijo vienen los sistemas históricos, en los cuales el
presupuesto de un año simplemente se vuelve a calcular permitiendo variaciones
de acuerdo con la inflación o con los cambios en el costo de vida (CDV). Dichos
presupuestos se vuelven cada vez más imprecisos, reflejando cada vez menos el
programa que tiene que ser presentado. Donde hubo y existe continuidad, dichos
presupuestos pueden ser posibles.
Sin
embargo, planear un programa para satisfacer determinado contexto y una serie
específica de objetivos educativos posiblemente requerirá la innovación de un
presupuesto a partir de cero, aún cuando tome más tiempo integrarlo.
Financiamiento
Después
de completar un presupuesto, los educadores deben considerar formas para
financiar el programa. Predominan dos formas en las intervenciones sociales
aparte de aquellas financiadas por el Estado:
- Subvenciones y donaciones
- Recuperación de costos y autofinanciamiento
Subvenciones y donaciones
La
educación como soporte de las elecciones y la democracia es una prioridad
nacional e internacional, aunque pasa por fases de acuerdo a si es más o menos
popular. Como tal, lo más probable es que se financie a través de subvenciones
y donaciones. Para obtener subvenciones, ya sean del gobierno, agencias de
ayuda internacional, fundaciones filantrópicas o solidarias, o instituciones de
caridad, es necesario preparar cierta documentación basada en la planeación del
programa que emprenderá el equipo educativo.
La
profundidad y coherencia de la planeación, así como su significado social,
ampliamente documentadas y referenciadas, son la fuente primaria del éxito en obtener
financiamiento a través de subvenciones. El financiamiento a través de
donaciones, que puede basarse en un rango más amplio de percepciones
individuales que cuestionen el porqué de las mismas, posiblemente estará
influenciado por factores adicionales. Estos incluyen la forma en la que se
realiza la solicitud, el respaldo que ha recibido el programa, y las relaciones
existentes entre el donante y la organización que instrumenta el programa.
Las
subvenciones son otorgadas con base en el trabajo previamente desempeñado y en
las coincidencias entre las prioridades de quien da las subvenciones y la
propuesta que le es presentada.
Quienes
otorgan subvenciones tienen diferentes prioridades y estándares para la
presentación de las propuestas. En la mayoría de los casos, estas son ofrecidas
públicamente.
Escribir la propuesta
Una
propuesta debe incluir documentación que especifique el contexto del programa y
las razones por las cuales es necesario. Esta será acompañada de una
descripción de la estrategia a seguir y los resultados esperados expresados en
una serie de objetivos. Se requiere, además, de un plan de trabajo, ya sea
detallado o resumido, en que se incluyan los acuerdos de monitoreo y evaluación.
De igual forma, debe proporcionarse un estimado del presupuesto necesario para
el programa propuesto.
La
propuesta también debe proporcionar información sobre la organización que
propone el trabajo, así como del personal de la organización que tendrá la
responsabilidad del programa.
Dentro
de este simple marco, algunos de los que dan subvenciones pueden requerir
información adicional, y pueden especificar cuál es. Tales instrucciones
inevitablemente incrementarán la dificultad en la preparación de las propuestas
para las organizaciones educativas de la sociedad civil; pero pueden existir
incrementos concomitantes en la cantidad de dinero concedida.
Se
aconseja a los educadores que preparan propuestas que consideren las siguientes
secciones de este tema.
Marcos lógicos
Un
número creciente de proveedores de subvenciones solicitan planes en marco
lógico a quien envía las propuestas. Desafortunadamente, no todos utilizan exactamente
el mismo formato y terminología.
El
razonamiento del marco lógico es simple. Es una manera de intentar asegurar que
quienes envían las propuestas se han involucrado en las materias descritas
anteriormente y que saben cómo se evaluará el programa. En todo caso, este
marco menciona las bases de un plan de negocios o de trabajo y permite al planificador
del programa hacer hipótesis sobre “cuando…” y “en caso de que…”.
La
primera condición de un marco lógico es establecer las metas y resultados
esperados y la relación lógica entre éstos, las actividades que el programa
desarrollará, y el impacto real en la sociedad. Los marcos lógicos posiblemente
requerirán una lista de suposiciones de planeación, una evaluación de los
riesgos a considerar, y los indicadores que servirán de referencia externa para
medir el éxito del programa.
Es
posible desarrollar un marco lógico que pueda ser visualizado en la forma de
una tabla simple, en la cual las diferentes etapas del plan se van sucediendo.
También es posible utilizar el diseño del marco lógico para crear un documento
narrativo.
Cuando
el marco lógico ha sido establecido, es teóricamente posible presupuestar cada
artículo (y por lo tanto preparar un presupuesto a partir de cero). Dicho
presupuesto puede estar ligado directamente a los resultados y no a los
procesos generales organizacionales que deben emprenderse para conseguir los
resultados.
Tal
vez una de las contribuciones más útiles del marco lógico es que ha
sistematizado el proceso de planeamiento y que ha forzado la formulación y
resolución de ciertas preguntas, tales como, "¿Vale la pena hacerlo?"
y, "¿Realmente marcará una diferencia en donde pensamos que debe
haberla?".
Fuentes de financiamiento
Hay
muchas fuentes de financiamiento, y las organizaciones de la sociedad civil
involucradas en la educación como apoyo a las elecciones y la democracia deben
desarrollar la mayor cantidad de alianzas posibles. El sitio Web de la National Endowment for Democracy (NED),
que se puede acceder en http://www.ned.org, es un recurso valioso entre las instituciones
en todo el mundo que otorgan subvenciones.
Los
organismos electorales pueden estar limitados en su habilidad para desarrollar
el mismo grado de asociaciones por las restricciones legales. No
obstante la fuente de dinero es más limitada.
Primero,
están los ingresos discrecionales de individuos y organizaciones privadas que
ellos mismos manejan y ponen a disposición de acuerdo con sus propias
prioridades.
Segundo,
hay fondos fiduciarios que han sido establecidos para manejar dinero que se ha
acumulado a través del tiempo. Estos fondos tienen un carácter
predominantemente profesional para desembolsar sus recursos, basados en los
deseos de quien estableció los fondos en primer lugar. Esto implica
tanto flexibilidad como limitaciones.
Tercero,
algunos países ofrecen un porcentaje de sus rentas nacionales para ayuda y asociaciones
internacionales. La instancia final que controla dicho dinero son los votantes
de ese país en particular, aunque esté en las manos de los funcionarios
estatales o profesionales del desarrollo. Por ende, dicho dinero está sujeto a
los caprichos del electorado, pero lo más importante es que el dinero ha sido
ganado por personas ordinarias, sin importar que tengan la fortuna de vivir en
un lugar más opulento del mundo.
Acuerdos de financiamiento
Cuando
una propuesta ha sido enviada y aceptada, probablemente el paso siguiente sea establecer
un acuerdo legal que imponga ciertas condiciones a la organización que acepta
la concesión en relación con los reportes, la auditoría, la responsabilidad, y
las restricciones en el uso del dinero ligado a la propuesta original o
enmendada.
Recuperación
de costos y autofinanciamiento
Aún
con financiamiento del gobierno y fondos internacionales, los proyectos de
educación electoral pueden requerir financiamiento adicional. Existe incluso la
posibilidad de que, si se obtiene financiamiento adicional para ciertos
proyectos, éstos puedan aumentar el alcance de otros aspectos de un programa
nacional.
Cierto
tipo de proyectos se prestan a la recuperación de costos y al autofinanciamiento;
y existen acuerdos institucionales que proporcionan mejores maneras para
desarrollar este tipo de trabajo. Esta sección define la recuperación de
costos, sugiere la forma en que algunos programas de educación al votante pueden
autofinanciarse, y explica cómo organizar un sistema para lograrlo.
¿Qué es la recuperación de costos?
La
mayoría de las organizaciones no estatutarias involucradas en la educación
electoral son fideicomisos, beneficencias y organizaciones no lucrativas.
Desarrollan su trabajo por el interés público. En términos de su estatus legal
nacional o internacional, no son compañías que busquen generar utilidades.
Sin
embargo, pueden recuperar los costos de sus negocios a través de un cliente o a
través de una tercera parte. Estos costos incluirán, si están cuidadosamente
presupuestados y facturados, los costos del desarrollo de programas, gastos
organizacionales, y sustentabilidad de futuros proyectos.
¿Qué hay de las actividades comerciales?
A
medida que la educación electoral se convierte en una actividad más
especializada, y con el advenimiento de programas de educación electoral que
son licitados, hay compañías que ven la posibilidad de obtener trabajo sobre
una base comercial. Esto es particularmente cierto para los proveedores de las
organizaciones de educación electoral, ya sean impresores, artistas
comerciales, agencias de publicidad o distribuidores. Los organismos electorales
podrán obtener los servicios de las agencias gubernamentales al costo, o
utilizar su tamaño para obtener precios comerciales especiales, aun cuando la
mayoría de los servicios no se ofrecen pro
bono.
Manejar
estos servicios, ya sean como subcontratos o como proveedores primarios,
requiere especial atención y plantea varias problemáticas separadas. Ver
Gestión de contratos, y Publicidad comercial.
Hacer que la educación electoral se pague por sí misma
Hay
una variedad de opciones abiertas para quienes planean los programas.
Proporcionar educación a aquellos que
puedan pagarla
Ciertas
organizaciones están interesadas en asegurar una educación electoral efectiva
para sus miembros y son capaces de pagar por este servicio. Las compañías, en
particular, pueden considerar esencial la educación cívica para su fuerza de
trabajo. Si ven los beneficios de ésta en términos de niveles más altos de
compromiso con la compañía, menos disturbios por incertidumbre política, y
mejores relaciones humanas, así como capacidad para tomar decisiones, es
posible que incluyan este entrenamiento dentro del presupuesto de la compañía.
Adicionalmente,
pueden estar dispuestos a cubrir los costos de los materiales y permitir que las
copias excedentes sean usadas por otros fuera de la compañía.
Encontrar quienes paguen por servicios a
terceros
Muchas
compañías tienen inversiones sociales y presupuestos de mercadeo que pueden
poner a disposición sobre la base de pagos por servicios a terceros. Los
educadores electorales identifican a la audiencia de enfoque que tenga algún
vínculo con la compañía. Tal vez un grupo de escolares hijos de empleados de la
compañía, o las fuerzas de seguridad que sirven a la compañía, o simplemente un
grupo que la compañía apoya en otras circunstancias (personas con discapacidad,
un grupo de teatro).
Se
diseña un programa educativo para este grupo y a los miembros se les cobra por
el programa individualmente o en grupo. Los que pagan por servicios a terceros recogen
la factura.
Solicitar
contribuciones en especie
Si
bien algunas empresas o instituciones pueden no estar en condiciones de cubrir
los costos de un programa de educación electoral, pueden ser capaces de ofrecer
una contribución en especie, que reduce los gastos totales del programa. Esto
puede incluir espacio para oficinas, equipos, materiales, vehículos, o hasta
personal.
Obtener
patrocinios o publicidad local
Los
materiales de educación al votante están dirigidos a grandes números de
personas. Las compañías también podrían desear que los asocien con los mensajes
positivos comunicados. Es posible incluir ciertos arreglos en la estructura de
los materiales impresos y de radiodifusión que les permita a las compañías usar
sus presupuestos publicitarios para cubrir los costos.
Es
usual que en estos acuerdos, los anunciantes paguen por la exhibición y no tengan
control sobre el mensaje. No obstante, pueden tener ciertas expectativas
contractuales que deben ser cumplidas: el número de personas a quienes está
dirigido el mensaje, la calidad de la producción, y la actitud profesional y apartidista
del mensaje. Los anunciantes desean un servicio profesional y no quieren que
los relacionen con un trabajo de baja calidad.
Lo
anterior aplica para cualquier propaganda que se venda, ya sea en un simple
volante donde se anuncien la carnicería o la tienda de la esquina local, como
para una transmisión nacional de televisión en horario estelar.
Fomentar la inclusión de mensajes de
educación al votante en productos comerciales
Las
compañías distribuyen sus propios productos. Pagan por la producción de los
mismos. Es posible animarlos para saquen un empaque especial durante la época
electoral. Muchos empaques de leche y cereal para el desayuno están diseñados
para apoyar competencias, campañas cortas, y demás, y han sido usados para
buscar niños perdidos e impulsar varias campañas de salud. Proporcionarle a las
compañías un conjunto de logotipos y mensajes estándar que puedan imprimirse
sobre el empaque es una manera simple de cubrir los costos de producción y
distribución.
Sumado
a estos productos, muchas compañías organizan sus propios periódicos y
volantes. Artículos informativos encontrarán aceptación en este medio con el
único costo de la preparación básica y el enfoque del artículo.
Organice
los sistemas necesarios
Para
conducir éstos y otros programas de recuperación de costos, los educadores
electorales necesitarán organizar una serie de sistemas que usualmente van más
allá del orden normal de funcionamiento de las organizaciones no gubernamentales
u organismos electorales.
Será
necesario contar con una licencia de operación para preparar y monitorear el
uso de mensajes estándar y logotipos, un departamento de facturación que pueda
rastrear y hacer los pagos correspondientes a toda la actividad comercial y
contractual, y una agencia publicitaria que pueda manejar la reservación y
colocación de la publicidad.
Los
objetivos de esta actividad son dos. Por un lado, generar ingresos para que
otros programas que no los produzcan puedan realizarse. Por el otro, evaluar
las oportunidades de distribución gratuita o con costos reducidos para los
mensajes de educación electoral a través de la interacción con el mercado.
Es
esencial comprender el propósito de esta actividad. De lo contrario, puede
tomar impulso y empezar a dominar las decisiones relacionadas con la colocación
de los recursos. De igual manera, debe mantenerse totalmente separado de las
decisiones relacionadas con el manejo de contratos comerciales para educación
electoral o para proveer servicios, o de lo contrario puede llegarse a un
conflicto de intereses complicado e incluso hasta controversias acerca de la
manera en que determinada tarea fue asignada o fraudes. Una compañía fácilmente
puede decidir patrocinar una publicación a efecto de asegurar que el trabajo de
impresión les será proporcionado, y las controversias similares están limitadas
sólo por la imaginación del sector comercial.
