Cada organización tiene una versión de la broma acerca de
la jerarquía, en la que la secretaria resulta ser más importante que el jefe.
Uno sugiere que el jefe piensa que él es un dios, pero la secretaria considera
que ella controla a su jefe. Sin ella, él no sería capaz de salir por la
puerta, y mucho menos ser un dios. Cuando se trata de conseguir que se hagan
las cosas, las razones de esta pequeña broma pueden llegar a ser evidentes.
La información importante (tanto formal como informal) a
menudo recae en los secretarios, empleados, o auxiliares, que también preparan
los itinerarios, las minutas de las reuniones, y los informes de las
decisiones. Lamentablemente, en la empresa de la educación electoral, hay una
buena probabilidad de que estas personas no estarán cerca para preguntarles
cuando algo se necesite. Con toda probabilidad, habrán cambiado de trabajo,
junto con su director o comisionado, hacia otras empresas. Si organización
educativa fue una muy temporal, el conocimiento normalmente concentrado en una
o dos personas clave puede haberse dispersado y, a continuación, se puede haber
perdido cuando las personas partieron.
Por lo tanto, registros bien escritos y recuperables
deben estar disponibles, permitiendo a las personas que se incorporan al
programa por primera vez, o que vuelven después de otro puesto de trabajo, se
familiaricen de forma rápida y sencilla. Incluso cuando hay un grupo que se ha
mantenido, para que esas personas puedan comunicarse diligentemente con una
organización de rápido crecimiento, es esencial un libro sobre la logística y
los procedimientos de administración.
Este libro debería incluir una amplia gama de
información, de preferencia integrada de manera que se puede encontrar
fácilmente. Los libros indexados de los secretarios sobre "dónde está
algo", o sus listas ordenadas alfabéticamente, son útiles. Los documentos
reunidos en una forma que se puedan buscar por palabra clave también pueden ser
utilizados. Como sea que este registro sea hecho, deben tenerse en cuenta el
usuario y sus necesidades.
Proveedores de bienes y
servicios
Los bienes y servicios pueden variar desde lo más básico
(qué agencias inmobiliarias proporcionan bienes en arrendamiento) a lo muy
técnico (quién proporciona las estadísticas demográficas de diversas estaciones
de radio). La lista puede incluir proveedores preferidos de sistemas de
telefonía, servicios legales o de notario y las instituciones educativas, así
como el nombre del local de comida rápida y otros recursos necesarios del día a
día.
Dichas listas incluyen no sólo la información formal,
sino también los nombres de los contactos que de hecho atienden el negocio.
También pueden incluir notas acerca de la relación comercial que existía anteriormente
y de los mecanismos especiales que se hubieran puesto en práctica para
servicios especiales o reducciones de costos.
Este es el tipo de información que no es apreciada en las
grandes organizaciones que son más estables y que puede ser recopilada por las
autoridades electorales permanentes. Sin embargo, es sorprendente cómo a menudo
incluso en esas instituciones, este conocimiento es personalizado y sólo existe
mientras algunos funcionarios clave permanecen en su puesto. Esto no puede ser
garantizado en los programas de educación, y es un problema particular en las
organizaciones no gubernamentales que tienen más probabilidades de estar
estrechamente asociados con esos esfuerzos educativos.
La red de la sociedad civil
Una segunda área de conservación de registros es la que
se refiere a disponer de los detalles de todas las organizaciones de la
sociedad civil que han prestado apoyo al programa educativo. En este caso, las
listas deberían ser computarizadas, si es posible, a fin de que puedan mantener
una gama de información acerca de cada organización y ser fácilmente
actualizadas. En particular, los educadores deberían asentar los detalles,
incluidos los de contacto personal, de todos aquellos que participaron en
coaliciones y consorcios. El personal de las ONG puede seguido un camino
distinto, y puede ser necesario involucrar a las personas, así como la
organización anterior.
¿Quién lo tiene?
Debido a la probable dispersión del personal y los
recursos, especialmente de los materiales preparados para programas anteriores,
debe haber un registro a prueba de fallas acerca de dónde encontrar esos
recursos y cuál puede ser la mejor manera. Esta lista puede incluir información
acerca de los derechos de autor y otras bibliotecas, de los institutos de
investigación y los investigadores individuales.
¿Cómo podemos hacer las cosas?
Durante los programas educativos, se establecen
procedimientos que protegen los activos, aseguran la responsabilidad fiscal y
las prácticas de empleo justo, reducen los gastos, y mejoran la eficacia del
personal. Estos procedimientos deben ponerse por escrito y ser puestos a
disposición de las personas antes de que fallen en el procedimiento, o de tener
que pasar por la curva de aprendizaje que dio lugar al procedimiento
establecido en primer lugar. Debido a que muchos de estos procedimientos tienen
implicaciones legales o financieras, deben ser escritos de tal manera que no
pueden ser malinterpretados. Están diseñados para hacer la vida de las personas
más fácil, así que tienen que ser accesibles y sencillos en lugar de
complicados y confidenciales.
