La
discusión sobre la naturaleza del reporte final del programa, su formato, su
audiencia, el contenido general y las personas responsables de su preparación,
debe hacerse preferiblemente durante la fase preliminar de planeación del
programa. Los educadores son responsables ante su organización, la autoridad electoral,
los donantes y patrocinadores, y el público en general de reportar el programa
una vez éste haya finalizado.
Existen
varios ejemplos de legislación electoral que imponen determinados límites de
tiempo para la preparación de los reportes posteriores a la elección. Dichos
límites también se aplicarán a los programas educativos que hayan sido
patrocinados por la autoridad electoral u organizados en su nombre.
Una vez que ha concluido, es demasiado tarde
El
peor momento para contemplar la realización del reporte es una vez que se ha
finalizado el programa educativo. Para entonces, la motivación para hacerlo
será muy poca, la información requerida no siempre estará disponible y los
comentarios requeridos de parte del personal son ya imposibles de captar, puesto
que éstos ya se han marchado. Adicionalmente, a pesar de que los conductores de
los programas cara a cara o involucrados en la publicidad pueden haber
incorporado sistemas de reacción y evaluación, la relación entre esos
resultados y el reporte final puede resultar confusa. Mucha información tendría
que ser procesada, de la cual sólo una pequeña parte es relevante para el
reporte final, lo que requeriría de tiempo y energía adicional.
Prepararse para el reporte
Tras
haber establecido oportunamente la necesidad de un reporte, se destinará el
personal necesario para prepararlo y empezará a definir las áreas requeridas
para la recolección de la información imprescindible para los reportes. Éstos
también empezarán a discutir con aquellos a quienes irá dirigido el reporte,
acerca de sus expectativas con relación al mismo y a la forma como éste será
utilizado y se hará público.
El
propósito del reporte tendrá que ser muy claro desde el principio. Por ejemplo,
puede ser la historia del programa, un diario día a día, una visión general de
los aspectos más importantes o una opinión de alguien externo. En algunos
casos, puede haber cierta inclinación para dejar el reporte en manos de
aquellos que realizan evaluaciones externas, pero el mejor de los escenarios sería
aquel en que dichos evaluadores tengan un reporte interno como parte de su
documentación.
Para
cumplir con los propósitos del aprendizaje del sistema, los reportes deben ser
lo suficientemente anecdóticos y descriptivos como para permitir a los futuros educadores
entender el contexto dentro del cual se llevó a cabo el programa, y para
ofrecer la información vivencial necesaria, cuyo análisis sirva para el
desarrollo de las lecciones generales.
El tipo de reporte
Existen
un gran número de reportes aceptables que hacen que la reseña del programa sea
considerada como un ejercicio educativo y de comunicación. Dichos reportes
hacen uso de un gran número de voces que aportan distintas perspectivas acerca
del programa, citas y reflexiones de los participantes, educadores locales,
planeadores y administradores. El reporte resumido permite a los lectores
reflexionar sobre el programa y sirve como una especie de registro público.
Los
reportes no necesitan ser escritos en su totalidad. Existen formas alternativas
para mantener un registro, como por ejemplo, la narrativa. Estas alternativas
tienen la ventaja de capturar las emociones y la parte humana del programa,
haciéndole llegar estos sentimientos al público en formas tal vez más
persuasivas y comprensibles.
Los
documentales fotográficos, producciones de audio y video, así como la
publicación de revistas especiales, ofrecen un registro que puede ser utilizado
junto con la narrativa más técnica requerida por un estatuto o por un acuerdo
hecho con quien financia.
Los
reportes deben incluir al menos los siguientes aspectos del programa:
Los
reportes que son preparados después del evento, y que han sido retrasados a
raíz de la falta de personal, información o acceso a las partes involucradas,
pueden ser útiles para preservar un registro del evento, pero es poco probable
que vayan a tener el impacto formativo de los reportes hechos de manera más
expedita. Se puede argumentar que dichos reportes poseen el beneficio de ser
retrospectivos, cuando la verdad es que se convierten, por lo general, en
ejercicios académicos con todas las desventajas que ellos presentan.
La
elaboración de estos reportes se hace con base en registros contemporáneos:
actas, periódicos, publicaciones mensuales o trimestrales, reportes
quincenales, mensuales, semanales o diarios. Si éstos no han sido preparados,
se corre el riesgo de perder incluso aquellos reportes diferidos. Entre más se
retrase, más difícil será llevar un registro preciso.
Acceso público y transparencia
Sin
importar la idea que se tenga acerca del reporte —aún cuando éste sea un
compendio de distintos reportes— es muy importante que los referentes a
programas educativos estén disponibles para todos los involucrados. La
discusión sobre la divulgación debe ser llevada a cabo al mismo tiempo que la
planeación del reporte, para que se pueda establecer un compromiso que no sea
quebrantado por temor el contenido del reporte.
Si
se tiene la creencia de que los reportes incluyen asuntos confidenciales que no
pueden ser de conocimiento público, los educadores tienen una serie de opciones
abiertas para manejar estos casos. Se puede preparar un reporte público junto
con un documento que incluya la información confidencial para ser entregado a
los involucrados principales. El reporte puede ser dividido en un reporte
altamente técnico y otro anecdótico que esté disponible para todo el mundo. De
otro lado, el reporte también puede llevar una fecha para la cual deba hacerse
disponible, antes de la cual pueda ser considerado confidencial. Finalmente,
los principales involucrados, es decir, aquellos para quienes fue hecho el
reporte, pueden elegir divulgarlo sin su respaldo o con una aclaración como
apéndice.
Lo
anterior es una lista de los compromisos que, por lo menos, permiten que el
público tenga acceso a los reportes que son, ante todo, de interés general y
sobre el público en cuestión. Con suerte, dichos compromisos pueden no ser
necesarios. Empero, al final, son mejores que las prohibiciones directas de los
reportes, que ocasionalmente ocurren cuando los reportes contienen información
crítica. La palabra "crítica", por sí misma, reúne el significado que
hace de ésta una opción infortunada. Estos reportes, a la larga, suelen ofrecer
las lecciones más importantes para el público en general y para la mayoría de
educadores.
