Para
el abastecimiento de bienes y servicios se requiere:
- El establecimiento de las necesidades,
- Una requisición de bienes,
- Obtener una serie de cotizaciones o poner
el requerimiento en licitación; y,
- Un proceso de toma de decisiones basado
en una evaluación independiente del proveedor apropiado.
Las
organizaciones y los gobiernos tienden a tener procedimientos y estándares para
adquirir bienes, ya sean materiales, publicaciones, muebles, computadores, o
equipos audiovisuales. Éstos, típicamente, incluyen una categorización de
procedimiento basada en el costo, junto con un creciente nivel de autorización
y formalidad. Pueden incluso contar con una lista de proveedores aprobados (ver
abajo). También pueden presentarse consideraciones especiales que los
educadores deberían considerar, a las que se refiere esta sección.
Desarrollo y acción afirmativa
En
algunos países, pueden existir criterios adicionales diseñados para impulsar el
desarrollo. Por ejemplo, el abastecimiento puede estar orientado a favorecer
los intereses de compañías y organizaciones locales, o pequeñas compañías, o
compañías cuyos dueños son mayoritariamente mujeres o grupos minoritarios. En
lugares en donde no existe una legislación al respecto, el organismo electoral
puede establecer sus propios criterios y de esta forma promover el equilibrio
de poder y bienestar dentro del cual la democracia reside más fácilmente.
Procedimientos generales
En
algunos casos, las regulaciones sobre adquisiciones aplican de igual forma para
los proveedores de bienes como para los servicios de oficina comunes.
Puede
existir mayor incertidumbre frente a la provisión de servicios profesionales
cuando se usan criterios menos estrictos para agilizar procesos, o para superar
limitaciones encontradas en el número y la calidad de personas disponibles.
Para
la adquisición, tanto de bienes como servicios, existen disposiciones estándar
para las licitaciones que pueden utilizarse para asegurar que se encontrará al
mejor proveedor a un precio apropiado, y sin que la organización parezca
injusta o a favor de aquellos que pueden tener ciertas ventajas gracias
contactos de familia o de carácter político.
Modalidades posibles
Listas cerradas
Una opción que resulta bastante justa y que
puede agilizar el proceso de abastecimiento, se refiere al establecimiento con
anterioridad de ciertos criterios generales para asegurar que se ha creado una
lista de potenciales proveedores. Una vez elaborada, las solicitudes se envían
sólo a esta lista y se elige al proveedor de entre las opciones que dicha lista
ofrece.
Para
inscribirse en la lista, el proveedor deberá demostrar su competencia, pasando
por una serie de requerimientos básicos, entre los que se pueden incluir una
visita al lugar, el envío de información sobre la compañía, y posiblemente
haber proveído servicios anteriormente.
Informes
pre-licitación
Si se prefiere que una licitación sea lo más
abierta posible, y que no se excluya a aquellos que previamente no han podido
participar en mercados emergentes, o en países con limitaciones para que ciertas
personas formen empresas u organizaciones, puede ser que como una forma de
nivelar el campo de juego se establezca que todos los proveedores potenciales estén
obligados a asistir a sesiones informativas donde se repartirá información y se
podrán hacer preguntas en público.
Las
ofertas sólo pueden ser presentadas después de esta sesión, y las condiciones
bajo las cuales se evaluarán las ofertas son entendidas por todos.
Proveedores
acreditados
Por
varias razones, puede que existan ciertas tareas especializadas, y relaciones
comerciales a largo plazo que dan como resultado organizaciones que cuentan con
listas de proveedores acreditados. Si dicha lista es establecida, es necesario
que exista una revisión regular de los precios, una evaluación de la calidad, y
una oportunidad para que nuevos proveedores se unan a la lista.
La
lista puede estar abierta en parte por la siguiente estrategia, aunque debe
existir un límite de tiempo durante el cual cualquier compañía pueda permanecer
en la lista.
Desagregación de bienes y servicios
Los
responsables de las adquisiciones pueden verse en la necesidad de limitar sus
peticiones para que un mayor rango de compañías y organizaciones puedan ser
incorporadas. Puede haber la tentación de conceder un único contrato por todas
las adquisiciones, y dejar el asunto de obtener diferentes bienes al ganador,
que puede o no decidir usar subcontratistas más pequeños.
Al
dividir la licitación se faculta a las organizaciones más pequeñas, incluidos
grupos no gubernamentales y no lucrativos, para que hagan una oferta y tengan
las mismas oportunidades de ganar. Dicha estrategia es particularmente útil
para obtener servicios profesionales de una gran variedad de ámbitos, sin
obligar a estas personas a entrar a consorcios y asociaciones a los que no
están habituados. Además, proporcionan oportunidades a pequeños negocios para
que obtengan el acceso a dichas licitaciones, especialmente si la desagregación
se hace a lo largo de líneas funcionales o geográficas.
Criterios de selección
El
mejor precio no es el único criterio económico. Incluso las personas que
comisionan bienes y servicios sobre esta base evalúan aspectos tales como la
calidad, la capacidad de entrega, la confiabilidad, entre otros.
El
personal encargado de preparar el abastecimiento a escala nacional puede
escoger adicionar ciertos criterios que estimulen a ciertas organizaciones a
concursar, brindándoles una buena oportunidad de ganar la oferta. Fuera de las
estrategias directas de acción afirmativa simple, las cuales pueden recompensar
la participación de los grupos minoritarios o mujeres, deben existir criterios
lingüísticos, o de conocimiento de las condiciones locales, o habilidades para
trabajar con grandes cantidades de voluntarios y hasta de atraerlos. En todos
estos casos, la suposición que se hace es que estos criterios beneficiarán la
prestación del servicio y su aceptación general en la sociedad; y que los
abastecimientos a gran escala tienen el deber de incrementar la calidad.
