Sin
importar si la evaluación será hecha por un equipo externo o por el personal a
cargo del programa, es necesario redactar un documento correspondiente a los
términos de referencia.
Dicho
documento, permite a todas las partes interesadas (y es probable que estén
involucrados como receptores del reporte de evaluación, como entrevistados o
como proveedores de información esencial) entender y aceptar las áreas
investigadas, la forma en que se va a hacer la investigación, el horario, y en
los casos en que los términos de referencia implique la contratación de evaluadores
externos, los costos.
Por
lo general, el documento de los términos de referencia cubren los siguientes
temas:
- El
contexto. Una pequeña sección explicando los motivos de la evaluación
y el contexto del programa.
- Principal
motivo de la evaluación. Una afirmación que describa la intención
general de la evaluación, para que pueda ser juzgada con relación a si
cumple con las metas de aquellos que solicitan la investigación.
- La
metodología que se va a adoptar. Esta es la sección más larga, ya que
debe identificar si la investigación va a ser cualitativa y descriptiva o
cuantitativa basada en encuestas, así como la forma como los evaluadores van
a realizar el trabajo. Esta sección también puede incluir las decisiones
con relación a las reuniones que se deben llevar a cabo con los grupos
interesados, si éstas van a estar compuestas por entrevistas cara a cara,
en grupo, por teléfono, estructuradas o no estructuradas.
- Un
cronograma. Por lo general, una evaluación es conducida en un tiempo
muy reducido. Para que los participantes estén al tanto de esto, es
aconsejable incluir un calendario detallando plazos de las actividades
dentro de los términos de referencia. Si esto no es posible, se debe
especificar claramente la fecha de inicio y de entrega del reporte.
- Información
adicional. Cada evaluación es diferente, por ende, es posible que sea
necesario especificar ciertas condiciones. Estas pueden incluir algunas
restricciones sobre quién hace la evaluación, si el equipo incluye o
excluye al personal y otras calificaciones de los evaluadores. También
pueden existir algunas instrucciones acerca de la accesibilidad de ciertos
involucrados para guiar a los evaluadores, así como algunos datos
existentes que deben ser tomados en cuenta.
- Obligaciones
contractuales. Si el documento que contiene los términos de referencia
va a ser utilizado como uno central o como un contrato entre el evaluador
externo y el programa educativo, entonces debe incluir información acerca
de los costos, la forma en que va ser entregado el reporte, las
obligaciones del evaluador para entregar los reportes preliminares, total
confidencialidad y discreción de la información, etcétera.
El
documento de los términos de referencia es una herramienta esencial para
realizar una evaluación. Es posible que deban escribirse muchas veces antes de
ser aceptados por aquellos cuya anuencia es requerida.
La
discusión sobre este tema también se facilita a través del desarrollo de los
términos de referencia. Una vez se determina la importancia de la evaluación,
se asume que los posibles involucrados sean el equipo de educadores, su
organización y posiblemente el que financia el programa. A medida que se
desarrolla la discusión, otros involucrados pueden tomar parte activa, por lo
que puede mostrárseles un borrador de los términos de referencia.
Se
debe tener mucho cuidado cuando se desarrolla el documento de los términos de
referencia, debido a que es el documento al cual se remiten los evaluadores
durante la evaluación. Muchas evaluaciones y evaluadores son atacados (ver Legitimidad y confiabilidad) por lo cual, inevitablemente, hacen
alusión a los términos de referencia para poder defenderse.
Entre
más explícito sea el documento, mucho mejor para todos los involucrados.
