Una
buena organización en los procedimientos para el registro de personal, sin
importar que éste sea de medio tiempo, temporal o voluntario, facilitará el
preservar los detalles del personal. Empero, dentro de la dinámica de unas
elecciones, especialmente en las semanas anteriores a ésta, los voluntarios en
particular, entrarán a formar parte de los programas por muy corto tiempo. Como
consecuencia de esto, sus nombres y los detalles de contacto pueden perderse
fácilmente.
Este
es uno de los elementos disponibles más importantes dentro de un programa
educativo, así como el que mayor inversión en tiempo y dinero ha recibido. Esta
sección utiliza el término de "personal" y "voluntarios"
para recordarles a los educadores que sus programas siempre involucran gente
proveniente de distintos ambientes. Estas personas pueden ser empleadas
directamente por la autoridad electoral o pueden ser remitidas a dicha
autoridad por otra organización para una ocasión específica. Pueden ser
trabajadores temporales o voluntarios con un salario mínimo o sin ninguna
remuneración. También puede haber empleados de tiempo completo provenientes de
otra organización, quienes participan en el programa por cuenta de dicha
organización. Igualmente, pueden ser personas reclutadas por dicha organización
a partir de una lista de opciones similares.
Cualquiera
que sea su posición, es muy probable que estas personas hayan recibido un
entrenamiento o que hayan tenido experiencia en el desarrollo de los materiales
o conduciendo algunos aspectos del programa. También puede ser que dichas
personas hayan trabajado en una oficina haciendo el trabajo preliminar o
analizando los datos de la encuesta y la evaluación. Sin importar cuál sea el
caso, éstas llevan consigo la sabiduría y la experiencia organizacional
asociada normalmente con los sistemas, pero dichas personas tienden a
dispersarse una vez finalizan las elecciones. Los programas educativos son aún
más vulnerables que los partidos políticos en este aspecto, debido a que no hay
ninguna expectativa confiable con relación a que la gente vaya a estar
disponible la siguiente vez, a menos que se mantengan unos buenos registros y
que la gente pueda ser localizada. Aún entonces, pueden no estar disponibles
durante periodos largos de tiempo. Puede que sólo lo estén para transmitir su
experiencia.
Resulta
obvio que, cuanto mayor sea el número de gente que participe, y cuantas más
veces se involucre a la gente en los programas educativos, hay más posibilidad
de encontrar a las personas para futuros programas. Sin embargo, es probable
que los países con escasos recursos hayan tenido mayor dificultad para
encontrar y entrenar a las personas en todos los niveles. La escasez de
personas entrenadas se verá exacerbada si no se llevan buenos registros de
aquellos que han obtenido entrenamiento y experiencia.
Hay
dos formas para garantizar que se mantengan los registros adecuados, y ambas
deben ser utilizadas —las tarjetas indexadas y los certificados.
Tarjetas indexadas
En
primer lugar, los educadores deben crear e insistir en el uso de un formato de
registro o unas tarjetas para registrar y archivar los detalles personales de todo
el personal, ya sean empleados o voluntarios. Este registro debe ser preparado
cuando una persona empieza a trabajar, aún cuando no se sepa el tiempo que
dicha persona va a ser empleada. Antes de que la persona se vaya, se debe
actualizar el registro para que éste incluya la última información de contacto
disponible.
Entre
más grande sea la inversión en la persona, más importante será el conservar el
contacto, por lo cual se debe tener mayor cuidado para que así sea. Sin
embargo, un voluntario que entra para dirigir tres seminarios de alto nivel
dentro de una elección puede resultar un recurso valioso y central para la
próxima elección.
La
siguiente información debe ser incluida en una tarjeta indexada, o dentro de
una base de datos computarizada:
- nombre completo
- todos los detalles necesarios para el contacto (ver Interlocutores e intermediarios)
- información sobre el trabajo que realizó como miembro del personal
- una anotación de su supervisor acerca de su desempeño
- oportunidades de capacitación
- los certificados entregados (ver más abajo)
Debido
a que las elecciones son cada cinco años, por ejemplo, es probable que la
información para el contacto en estas tarjetas, no importa si están archivadas
en computadoras o en archivos en orden alfabético, se desactualicen y se torne
incorrecta. Las personas cambian de residencia; sin embargo, si el archivo ha
incluido los antecedentes en organizaciones o la historia laboral de la persona
esto puede facilitar la búsqueda de la nueva dirección.
Certificados
Una
vez finalizado su trabajo, se puede hacer entrega de un certificado de
desempeño a los miembros del personal. La clave es, entonces, que el individuo
mantenga esta información. Debido a que mucha gente desempleada puede ser
incorporada al programa, y debido a que pueden desear este empleo temporal, hay
un gran beneficio si se mantiene una certificación personal de esta naturaleza.
De
manera similar, se puede otorgar una certificación para todos los eventos de
entrenamiento. Esta forma de registro tiene un valor adicional. Muchas de las
personas que trabajan en la educación electoral o cívica no reciben la
remuneración adecuada, y en ocasiones no reciben ninguna. La certificación
actúa como un reconocimiento del trabajo que han hecho. Dicho certificado no
debe ser confundido con un diploma de rendimiento u otro certificado con
validez académica, a pesar de que la habilidad de los educadores para ofrecer
dichos certificados para por lo menos algunos de sus entrenamientos es una gran
ventaja. Los certificados deben ser vistos como un reconocimiento público que
debe ser tenido en cuenta.
Por
ende, cuando hay instituciones e individuos encargados de recordar y registrar
cuidadosamente el trabajo hecho por un individuo en la campaña anterior,
encontrar a la gente adecuada para trabajar en la próxima elección es una tarea
más sencilla.
