Los
educadores que encargan la elaboración de estos materiales se enfrentan con una
serie de problemáticas tanto educativas como comerciales. La resolución de
éstas depende, en parte de su habilidad para desarrollar descripciones fuertes
y claras de los materiales requeridos, y en especial de las cuestiones educativas
y de desempeño que deben cubrirse.
Cuestiones educativas
Los
materiales educativos tienen que ir de acuerdo con estándares apropiados que
consideren el contenido y el desempeño.
Congruencia con los resultados esperados
Los
materiales tienen que ser preparados por escritores, diseñadores, y
practicantes que puedan contribuir a alcanzar los objetivos establecidos por el
programa. Incluso si sólo están preparados en un aspecto muy limitado del
programa, es necesario que exista un conjunto de objetivos educativos frente a
los cuales se pueda juzgar qué tan apropiados son los materiales.
Por
esta razón, no se deben ordenar los materiales antes de generar los objetivos
educativos. Puede haber momentos en que las limitaciones de tiempo exijan que
los materiales sean ordenados tan pronto como se establezcan los objetivos
educativos y antes de que se haya diseñado la totalidad del programa.
Pero
esto debe evitarse a toda costa. Hay muchos ejemplos de carteles, materiales audiovisuales,
libros de texto, entre otros, que se han ordenado y que después resulta que exceden
los requerimientos del programa final. Algunas organizaciones han intentado
utilizar materiales inapropiados, simplemente porque estaban a la mano, en
detrimento del programa.
Nivel apropiado
El
nivel educativo con el que deben prepararse los materiales no es el de quienes
están comisionados para encargar tal material. Están diseñados para ser
utilizados en el campo, y por un grupo de estudiantes. Cuando los materiales
deben ser aprobados por una junta, especialmente si es una junta directiva y no
un grupo de educadores, usualmente se cae en tratar de impresionar a la junta
directiva en lugar de satisfacer las necesidades de los educandos.
Esto
puede asegurar que los presupuestos estarán disponibles, pero no le sirve a
aquellos a quienes va dirigido el programa de capacitación. Por esta razón, el
personal que tiene que encargar el material debe explicar con precisión para
quién son tales materiales, y esta explicación debe proporcionársele a aquellos
que deben aprobar los materiales antes de que los vean.
En
general, aquellos que comisionan los materiales tienen diferentes expectativas
frente a los materiales y tienen un conocimiento base y una experiencia de vida
distinta de los futuros educandos. En consecuencia, rara vez son
representativos. Si es posible establecer grupos representativos de alumnos que
evalúen el material, será, obviamente, de gran ayuda, como lo puede ser una
evaluación inicial en campo.
Lenguaje y símbolos apropiados
Los
materiales tienen que hacer uso de un lenguaje y simbología apropiados. En
sociedades políglotas y multiculturales, los materiales traducidos de una copia
maestra pueden generar problemas. Pero, aún los materiales preparados en países
donde existen lenguas y culturas dominantes, pueden confundir las combinaciones
de palabras y símbolos.
Esto
debe evaluarse antes de iniciar el proceso de adquisición; igualmente, deben
existir oportunidades durante la producción de los materiales, especialmente
los materiales de exhibición, para ser evaluados.
Textos claros para la enseñanza e instrucciones para su uso
Cuando
se encargan libros y textos para la enseñanza, los educadores pueden inclinarse
a entregar al editor separadamente el texto y las ilustraciones, asumiendo que
diseñarán la publicación de tal forma que tenga coherencia. Esta suposición
debe comprobarse, y si existe alguna duda, o bien debe entregarse un texto ya
integrado, o los educadores deben revisar los materiales durante las etapas de
composición y hasta el momento previo a la impresión. Ellos deben aprobar
completamente el trabajo, de acuerdo a una prueba de impresión, antes de que
pase a la etapa de producción final.
Hay
muchas posibilidades para generar confusión entre los educandos y los
capacitadores como para que los educadores dejen esto en manos de los no lo
son.
Además
del cuidado que hay que tener en la composición y claridad de los textos para
la enseñanza uso, los materiales rara vez pueden ser entregados a quienes no
los prepararon o estuvieron involucrados en su preparación sin proporcionarles
orientación. Y ésta puede que no sea posible cara a cara.
Los
carteles costosos preparados para un lugar específico pueden desperdiciarse si
se usan en un lugar diferente. Entregar a las personas comunes los materiales
destinados a los capacitadores es muy costoso y puede generar confusión.
Usualmente,
los educadores solicitan los materiales básicos y una vez que los reciben de
manos de los productores, ya sea un editor, un impresor, un escritor, o un
diseñador, descubren que necesitan producir un segundo grupo de materiales, un
manual resumido, o un conjunto de instrucciones para su uso. Estos, entonces,
son producidos rápidamente con los recursos inmediatos disponibles y sin el
cuidado brindado al documento original.
Al
encargar los resúmenes hay que tener en cuenta el paquete completo de
materiales requeridos.
Formato apropiado
Los
educadores deben conocer con anterioridad qué es lo posible y hacer uso de
estas sus especificaciones durante el planeamiento. Los educadores
tienen poco margen de maniobra en cuestión de tiempo y costos.
Si
los educadores determinan que un cartel debe ser de una forma particular, o que
una carpeta para un paquete educativo tenga un color o peso específico de papel
en especial, y luego descubren que el material no está disponible o que sólo
puede producirse mediante cortes al papel que redundará en un desperdicio,
entonces le habrán causado daño al programa.
Algunos
formatos para materiales son más apropiados que otros. Al comisionar los
diseños originales se debe partir de la suposición de que el propósito educativo
siempre tendrá preponderancia sobre las consideraciones de diseño.
Cuestiones relativas al desempeño
Con
relación al desempeño, se deben considerar ciertos factores:
Durabilidad
Un
volante puede estar diseñado para ser leído una vez y luego descartarse. De
hecho, puede que sea necesario diseñarlo y producirlo de tal forma que éste
pueda reciclarse o que sea rápidamente biodegradable. Por el contrario, puede
ser diseñado para que el que lo recibe lo obsequie a sus amigos, familiares o
vecinos, lo que significará que el papel tendrá que ser lo suficientemente
fuerte para resistir el uso excesivo.
Por otra parte, es de esperarse que un manual
de capacitación se abrirá y cerrará continuamente. Se utilizará para ser
copiado y para tomar notas; se guardará y se sacará de los maletines; se pondrá
encima de mesas y pisos; y, posiblemente, estará cerca de comidas y bebidas.
Por ello, requiere de un proceso de producción que lo haga duradero.
¿Los
carteles serán colocados en exteriores? De ser este el caso, cuánto tiempo tendrán
que durar. Es posible que se tenga que transportar un rotafolio en camiones y
taxis. De ser así, comenzarán a caerse las hojas.
Las
especificaciones de elaboración deben tomar en cuenta, y describir, el posible
uso y el nivel de durabilidad requerido para todos los materiales. También
debería tomarse en cuenta la propia durabilidad del empacado para asegurar que los
materiales lleguen en buenas condiciones a su destino final. Cuando se requiere
una mayor durabilidad, quizá sea necesario rediseñar los materiales. En otras
palabras, los educadores deben asegurar que el material perdurará en las peores
condiciones y no en las óptimas.
Legibilidad
El
contenido de los materiales elaborados, deberá ser legible tanto para personas
letradas (palabras e ilustraciones) como para personas de bajo nivel de
alfabetización (símbolos e ilustraciones).
Es
esencial, por tanto, que los materiales educativos sean completa y ampliamente
legibles. Una impresión manchada, con colores que oscurezcan el primer plano y
el fondo, unos dibujos incorrectamente escaneados o donde se pierda su
definición por haber utilizado una resolución equivocada, o carteles que
utilicen un tamaño de fuente incorrecto, son tan sólo algunos de los elementos
de la larga lista de problemas que pueden experimentar los educadores al
trabajar con compañías de producción sin experiencia, y aún con aquellas que
poseen cierta experiencia.
Almacenamiento,
distribución y facilidad de uso
En cuanto los materiales se reciben del área
de impresión tienen que ser distribuidos. Repentinamente, se descubre que el
sobre que iba a ser utilizado es muy delgado, la decisión de doblar los afiches
termina arrugando y distorsionando la tinta en lugares cruciales, y el montón
de manuales es tan alto, que el personal se encuentra en peligro de sufrir una
avalancha. Antes de iniciar la producción de los materiales se tienen que
considerar las cuestiones relacionadas con su distribución (ver Almacenamiento y distribución),
las actividades relativas a su almacenamiento y posterior embalaje tienen que
considerarse durante la fase de comisión y lo tienen que hacer los educadores,
puesto que impacta sobre el resto de las cosas. Como se mencionó antes, la
durabilidad de los materiales de embalaje tiene que ser considerada. El número
de ejemplares por paquete tiene que ser especificado, y las instrucciones y
etiquetas para la distribución necesitan ser incluidas como parte del embalaje.
Por
estas razones, lo mejor es utilizar un solo impresor que pueda pre-empacar,
organizar y proteger (con un plástico o papel de envoltura) los materiales en
forma correcta.
Una
vez que los materiales educativos llegan a su destino, deben ser almacenados
por los usuarios, ser extraídos para su uso y quedar al cuidado de los
usuarios. Los usuarios que requieren de un equipamiento especial para manejar
grandes rollos de cartulina, cartulinas, plásticos, portafolios de tela, o
pesados cajones llenos de papel, pueden sentir cierto disgusto frente a la
excesiva diligencia de los diseñadores y del equipo de educadores, más que
brindar una buena acogida a los materiales.
Los
encargados de viajar con los materiales pueden verse forzados a viajar por
tierra en lugar de viajar por aire, en carro privado en lugar de transporte
público, o tendrán que reunir a los educandos en su lugar de trabajo en vez de
ir a donde éstos se encuentren.
Estas
preguntas no pueden responderse en sentido general, puesto que están determinadas
por la disponibilidad de recursos en un país y por los requerimientos de un conjunto
particular de materiales.
En
algunos países, se puede contar con materiales ligeros tales como plásticos
corrugados, así como con papeles especiales laminados o en tela. En otros
países deben trabajar con lo que tienen disponible.
Como
resultado, se deben considerar materiales que requieran de una distribución
limitada, cuyas instrucciones de producción puedan ser transferidas y luego elaborarse
en el lugar donde van a ser utilizados y otros que puedan ser transportados por
los educadores de manera individual mientras viajan alrededor del país, o bien,
enviados con otros materiales electorales.
Seguridad
Los
materiales que van a ser utilizados por los ciudadanos y los votantes, en
particular por gente joven, deben ser seguros. Puede que ésta no sea una gran
preocupación en cuanto a las publicaciones, pero los materiales producidos para
simular juegos y para exhibirse tienen que prepararse de tal forma que sean
resistentes al fuego, difíciles de romper, inocuos, etcétera.
Una
vez considerado lo anterior, hay que ocuparse de la seguridad de los
materiales. Con la posible, pero improbable, excepción de que los materiales de
capacitación sean de muy alto nivel, los materiales educativos están diseñados
para que estén disponibles al público.
Ahora
bien, son valorados aunque sólo sea como una fuente de papel para reciclar y ese
valor puede aumentar en países pobres donde los recursos son escasos. Por lo
tanto, hay que tener cuidado de asegurarse que la forma en que fueron
producidos aliente el que se les dé un almacenamiento cuidadoso. Los materiales
que son muy grandes y que deben permanecer en exteriores, las pancartas en tela
que cuelgan en sitios vulnerables, envíos que deben mandarse antes que los
educadores, así como otros materiales similares pueden perderse
innecesariamente.
Aunque
esto puede parecer una preocupación que debe considerarse después de la
recepción de los materiales, se deben tomar en cuenta estos factores durante la
etapa de preparación y producción, ya que ello contribuirá a reducir los
riesgos.
Asuntos contractuales
En
general, el proceso para encargar materiales conlleva el desarrollar informes
detallados, una carta de acuerdo o contracto por el cual el proveedor de un
bien o servicio se compromete a entregar el producto un día específico y bajo
circunstancias particulares, así como un sistema mediante el cual todo el
proceso es administrado.
Informes detallados
Los
educadores prepararán un informe en el cual se describan todos los detalles
necesarios, algunos de los cuales habrán sido considerados con anticipación.
Cuando no se tienen los detalles necesarios, los educadores deben negociar con
los potenciales proveedores basados en un borrador, y después aclarar los
detalles en un informe final.
Este
informe formará parte de cualquier contrato, por lo cual debe ser explícito y
claro. Si no lo es, podría generar conflictos; ahora que si está bien elaborado,
puede ayudar a resolver cualquier conflicto a favor de quienes contrataron el
servicio.
Los
proveedores experimentados pueden tener un formato detallado o una portada
propia que incluya una lista con las especificaciones técnicas necesarias. Los
educadores que no están familiarizados con éstas deben solicitar que les sean
explicadas.
Contratos
Contratos
formales pueden ser usados como ejemplos para aquellos encargados de comisionar
materiales. Aunque éstos deben ir de acuerdo con los requerimientos legales del
país en el que se prepara y firma el documento.
Sin
embargo, incluso las adquisiciones pequeñas deben estar respaldadas por una
carta de acuerdo que incluya lo siguiente:
- Los términos del acuerdo
- El producto requerido
- Los objetivos que debe alcanzar
- Los estándares que debe cumplir
- Las fechas límites a las que debe
apegarse
- La manera como se atenderá cualquier
disputa o falla
Los
proveedores querrán usar su propia versión de dichos contratos o cartas dada la
regularidad con la que suscriben contratos. Un educador seguramente no manejará
contratos con regularidad y estará acostumbrado únicamente a la discusión
verbal. Es importante evitar cualquiera de estas dos situaciones, a no ser que
exista una confianza considerable entre el proveedor y el programa; por lo cual,
los educadores deben preparar (o revisar cuidadosamente) cualquier acuerdo.
Si
no es posible establecer un acuerdo formal (es probable que sea un arreglo con
el carpintero de la comunidad para que clave dos astas con el propósito de
colgar una pancarta), tiene que haber un entendimiento sobre la forma en que se
presentó el acercamiento entre ambas partes. Por su parte, los educadores deben
registrar en una bitácora todas las situaciones de esta naturaleza que se
presenten.
Sistema de administración
La
forma como el educador administra estos contratos y comisiones, ya sean grandes
y formales, o pequeños e informarles se discute en Gestión de contratos.
