Muchos
educadores están acostumbrados a llevar registros de los alumnos. También pueden
conservar planes para las lecciones, portafolios para el aprendizaje, conjuntos
de materiales y, ocasionalmente, perfiles de evaluación del personal. Los
registros que se requieren para los programas educativos a favor de las
elecciones y la democracia, deben permitirle a los planeadores ahorrar tiempo y
esfuerzo al establecer un nuevo programa, al igual que ayudarles a entender el
contexto dentro del cual operó el programa anterior, con el fin de facilitar
los ajustes y las adaptaciones necesarias.
La organización o el personal responsable
Cuando
existe una autoridad electoral o una institución oficial responsable de la
educación cívica y de mantener los registros, el o los responsables saltan a la
vista. Sin embargo, en muchos de los casos, no resulta tan obvio. Muchos de
estos programas involucran un amplio rango de organizaciones locales e
internacionales, las cuales pueden insistir en llevar sus propios registros.
Éstas pueden no tener un protocolo para compartir sus registros. Por el otro
lado, cualquier registro que consista de recursos compartidos puede haberse
perdido. En los lugares en que se ha conservado un registro universal, gracias
a que fue integrado por la organización creada para una tarea específica (por
ejemplo, el que instrumenta el proyecto o el evaluador), éste desaparece dentro
de una organización que no reconoce su existencia o importancia.
Métodos para archivar la información
Sin
importar el método que se elija, el propósito principal de archivar la
información es que pueda ser encontrada nuevamente. Distintos tipos de
información puede ser archivada de diferentes formas, pero antes de establecer
el sistema se deben considerar las necesidades de los futuros usuarios.
- Fichas técnicas o bibliográficas. Las tarjetas, son organizadas en
orden alfabético dentro de un conjunto de cajones o (si son lo
suficientemente pequeñas) dentro de un marco como los Rolodex, los cuales
son especialmente buenos para archivar detalles personales. Éstas son
utilizadas por muchos profesionales que mantienen información de sus
clientes, debido a que son fáciles de llenar, no ocupan mucho espacio y
pueden ser encontradas y revisadas con facilidad. Ahora bien, éstas no
pueden incluir mucha información y no son útiles para guardar documentos.
Por lo general son utilizadas, junto con otros sistemas de archivo, como
una forma de mantener un índice o un registro acumulativo de un sistema
más amplio.
- Sistemas de archivo. Se debe desarrollar un sistema de
fácil acceso para archivar los documentos. El encargado de desarrollarlo
debe entender que su principal propósito es facilitar la búsqueda de
documentos. Con suerte, dicho entendimiento puede conducir a la creación
de un sistema que permita el archivo de los documentos en orden de
importancia y profundidad. Siempre debe enfrentarse el problema de la
cantidad de espacio disponible para el archivo de los documentos. Quizá
sea necesaria una limpieza y eliminación de algunos documentos, y por
tanto, algunos protocolos deben crearse para la administración del
archivo. Los sistemas de archivo pueden ir desde un conjunto de cajas para
llenar los cajones, hasta microfichas y computadoras. Se debe tener mucho
cuidado en que el sistema elegido no desgaste los materiales con el
transcurso del tiempo. También es muy importante mantener copias de toda
la información para que no se pierda nada de lo que se necesita.
- Agendas de direcciones. Muchos documentos y recursos pueden
resultar dispersos después del programa. Por ello, es muy útil mantener
una pequeña libreta en orden alfabético que contenga la ubicación de todas
las cosas para facilitar cualquier búsqueda. Dicha libreta enumerará las
cosas de la siguiente forma: los hoteles se encontrarán bajo el título de "hospedaje",
los proveedores telefónicos, las agencias telefónicas, etc., se
encontrarán bajo el título de "comunicaciones". El objetivo de dicha
libreta es concentrar toda la información que le permita a un programa
encontrar los proveedores, recursos, consultores y empleados que cuentan
con la experiencia anterior en elecciones requerida.
- Archivadores y estantes. Parte de la información tendrá que
ser mantenida dentro de un ambiente parecido a una biblioteca. En los
lugares donde hay una biblioteca con ubicación central, ésta debe ser
utilizada. Sin embargo, sin importar si ésta existe o si los recursos
están dispersos, un sistema de índice y de catálogo debe permitir la
ubicación de los documentos. Los sistemas con base en bibliotecas son
especialmente útiles para guardar reportes y publicaciones. Éstas pueden
ser extremadamente versátiles. El centro de recursos F. Clinton White de
IFES puede preservar y poner a disposición materiales de audio y de video,
parafernalia de las elecciones, estudios de caso y materiales de trabajo.
- Sistemas de cómputo. Antes de computarizar cualquier
sistema, debe haber una estrategia que permita el archivo, la indexación y
la recuperación de información. Los sistemas computarizados, en su forma
más simple pueden reemplazar los sistemas de tarjetas indexadas. Si los
materiales pueden ser copiados con un escáner, los registros
computarizados pueden incluir dibujos, sonidos, e incluso películas y
videos. Un contacto personal puede ser añadido a una foto, a un discurso
grabado o a un currículum vitae. Al igual que todos los otros sistemas, el
computarizado es tan bueno como la información que almacene.
Todos
los sistemas requieren unos parámetros claros:
- Quién es el responsable de registrar y de recolectar los materiales
- Qué formato se va a utilizar para mantener los registros
- Qué se va a guardar
- Dónde se van a guardar los registros
- Quién tendrá acceso a ellos
- Quién va conservar los registros
