Al
igual que en todas las esferas de la actividad institucional, los procesos de
educación al votante generan grandes cantidades de documentos, desde
información publicada hasta actas de las reuniones, correspondencia escrita y
directorios computarizados. Sin embargo, es esencial mantener un registro
documental apropiado de dichos procesos. Este registro debe:
- apoyar la memoria institucional de la organización,
- permitirle a la organización rendir cuentas,
- ayudar a garantizar que las lecciones aprendidas sean transmitidas
apropiadamente,
- garantizar que los proyectos futuros no empiecen de la nada,
- contribuir a la memoria social general.
El
término "registro documental apropiado" se utiliza deliberadamente.
Claramente, ninguna organización puede mantener todos los documentos que
genera, ni tampoco querrá relegar el material realmente valioso dentro de una
avalancha de material efímero. La administración de la información es un campo
bastante amplio, que incluye un extenso rango de procesos corporativos y de
elementos tecnológicos.
Sin
embargo, los requisitos fundamentales para el éxito pueden ser resumidos de la
siguiente forma:
Primero,
hay que adoptar una política flexible que se pueda instrumentar sin incurrir en
muchos costos para la administración de la información. Asignarles a los
trabajadores responsabilidades específicas para la administración de los
recursos informativos. La documentación debe ser administrada en términos de
sistemas que faciliten la clasificación, la búsqueda y la preservación. Esto es
especialmente importante dentro de la esfera de los registros electrónicos
(computadoras). Adoptar políticas en torno a los temas relacionados con el
tratamiento del correo electrónico, aquello que conforma los registros
institucionales (frente a los registros personales), los directorios compartidos,
y los procedimientos de clasificación e identificación. Se deben establecer
parámetros precisos sobre dónde se mantiene la información y quién tiene acceso
a ella; claridad respecto a lo que debe ser guardado durante un corto periodo y
lo que debe ser guardado indefinidamente. De hecho, la política puede
determinar que los registros del personal sean mantenidos durante tres años
luego de la terminación del servicio, pero que se mantengan dos copias de toda
la información publicada relacionada con el reporte.
Resulta
imperativo que la documentación que se vaya a preservar sea administrada
sistemáticamente. Lo ideal es que se establezca un archivo institucional que
sea administrado internamente o a través de un acuerdo con una institución
especializada en archivos. Por lo general, las organizaciones son gobernadas en
este aspecto por una legislación pública para los archivos. Por supuesto que la
organización debe estar acorde con toda la legislación que tenga implicaciones
para la administración de la documentación, y la relativa a los archivos es
sólo una categoría. Es muy probable que también exista una legislación para los
derechos de autor, para el depósito legal, leyes de impuestos y otra
legislación para gobernar la documentación financiera, la libertad de
información y la protección de la privacidad.
