La
preparación para la instrumentación requiere prestar atención a varios temas.
Si bien algunos de estos pueden ser abordados durante la preparación del
programa y las etapas preliminares, por desgracia, un número de ellos debe
posponerse hasta que el plan de educación esté más desarrollado.
Por
esta razón, un Calendario
de educación electoral mucho más detallado que un calendario de elección, es
requerido. Deben considerarse planes para financiar el programa (ver Presupuestos y financiamiento
para programas de educación electoral). A menos que se haya obtenido financiamiento
con antelación al plan del programa, los educadores necesitan buscar recursos después
de la elaboración de un plan y antes de su aplicación. Esto puede tomar una
cantidad considerable de tiempo.
El
diseño del programa en sí necesita ser desarrollado en lo general y en detalle.
Una vez que se ha decidido qué elementos serán usados, los encargados de
desarrollar los planes de estudios y los productores de materiales necesitan
enfocarse en planes detallados o de lección específicos.
Habiendo
establecido estos planes, habrá que encargar la producción de materiales y
aquellos que ya existan tendrán que ser adquiridos, almacenados y distribuidos
(vea Abastecimiento).
El personal deberá ser reclutado y capacitado (vea Contratación de personal
para la educación cívica y electoral).
Cualquier
plan tiene, además, que tener incorporado algún grado de flexibilidad para
lidiar con cualquier imprevisto.
Haciendo
uso de lo que ya existe
Esta
narrativa sugiere una progresión lineal, pero incluso cuando hay poco en el
lugar antes del programa, la preparación se basa en las condiciones locales.
Puede haber personal o materiales existentes, en torno a los cuales el programa
puede ser desarrollado.
Puede
que haya habido un plan previo para financiar el programa antes del
nombramiento de los primeros miembros del equipo educativo, o tal vez determinados
bienes y servicios ya se han encargado.
Teniendo
decidida una estrategia, puede llegar a ser evidente que no hay suficientes
materiales para su éxito, o puede estar más allá de la capacidad de personal disponible.
Los cambios se pueden realizar en un nivel macro o, más frecuentemente, micro.
Cronograma
Debido
a que la fase preparatoria tiene ese aspecto iterativo, se debe tener cuidado
en establecer un cronograma o calendario que contemple el tiempo suficiente —en
particular para la producción de materiales y su distribución. Además de esto,
el calendario debe estar preparado para permitir que se desarrollen esas
actividades mientras se está ejecutando el programa. Es esencial que responda a
los comentarios derivados del trabajo de campo, y que asegure que la entrega sea
en el menor tiempo posible. Puede que no sea necesario contratar a personal
para capacitar a oficiales encargados de brindar información electoral en una
mesa de votación hasta justo antes de comenzar los talleres de formación. O
bien, podría ser posible orientar a los formadores hacia ese programa y, luego,
involucrarlos en otros talleres más urgentes. El personal debe ser empleado sobre
esta base desde el principio, especialmente, cuando se trata de los
programadores de las elecciones. Los materiales que se requieran para ese mismo
caso puede que tampoco sean necesarios sino hasta justo antes del evento.
Compromiso
Toda
la fase preparatoria consiste en organizar los recursos y el tiempo de la
manera más eficiente posible. Los educadores que han llevado a cabo un programa
similar ya tendrán experiencia a partir de la cual trabajar. Los que realizan
un programa por primera vez deben trabajar en equipo para poner a prueba su
plan, y cabe esperar que incluso con el mejor plan posible, van a trabajar más
horas y bajo más presión de la que se había previsto originalmente.
