Prepararse
para un programa educativo requiere del conocimiento de cualquier calendario
establecido, ya sea uno de elecciones u otro de fechas conmemorativas. También se
necesita elaborar uno propio.
Visibilidad y detalles
Este
calendario debe exhibirse donde todo el mundo lo vea. En programas educativos
donde los administradores son experimentados, dicho calendario puede incluir
solamente eventos importantes. Pero cuando los administradores son menos
experimentados, el calendario debe incluir todas las fechas de corte
preparatorias. Los detalles son igual de importantes que su exhibición. Todos
aquellos que tienen alguna actividad qué cumplir en el programa necesitan poder
verlo y entenderlo.
Además
de la confianza que genera el calendario, pues se sabe que el programa
continuará incluso ante la ausencia de un miembro clave del equipo, el
calendario proporciona un imperativo visual para completar el programa de acuerdo
con los planes originales.
Construcción del calendario
A
efecto de construir dicho calendario, los educadores deben empezar por
delimitar las fases de su programa. Después, deben identificar los
eventos particulares más importantes.
Sobre
esta base, los educadores deben trazarse fechas límites realistas. Tales fechas
límite pueden incluir aquellas de acuerdo al mejor y al peor de los escenarios,
y aparecer entre paréntesis como fechas alternativas.
Existen
programas de cómputo para el manejo de proyectos que facilitan mucho este
proceso, aunque pueden hacerse manualmente y prepararse gráficas utilizando imprentas
o agendas anuales. Ciertamente, a medida que el personal adquiera mayor
experiencia, su habilidad para predecir con precisión cuánto tiempo se necesita
antes de cada fecha importante en el calendario, mejorará.
Inicialmente,
es necesario considerar tiempo extra a efecto de que los calendarios se construyan
de tal forma que se puedan hacer adecuaciones en la medida en que se cuente con
mayor información acerca de su progreso.
Plazos impuestos
En
algunos casos, no es posible planear la ruta preferida en forma regresiva
cuando se está estableciendo el programa por primera vez. Hay un número
limitado de días hasta un evento democrático. En tal caso, los asuntos
cruciales giran en torno a los proveedores externos y la disponibilidad de las
personas por día (hay que multiplicar el número de días disponibles por el
número de personas disponibles para un trabajo particular). Es posible hacerlo
con mayor velocidad si se gasta más dinero: para incrementar los incentivos a los
proveedores, y para emplear más personal que realice el mismo trabajo.
Estas
decisiones se pueden tomar con anterioridad si el equipo educativo tiene un
borrador del calendario ya disponible.
