Prepararse para un programa educativo requiere el conocimiento de cualquier calendario establecido, ya sea uno de elecciones u otro de fechas conmemorativas. Aunque también se necesita elaborar uno propio.
Visibilidad y detalles
Este calendario debe exhibirse donde todo el mundo lo vea. En programas educativos donde los administradores son experimentados, dicho calendario puede incluir solamente eventos importantes. Pero cuando los administradores son menos experimentados, el calendario debe incluir todas las fechas de corte preparatorias. Los detalles son tan importantes como la exhibición. Todos aquellos que tienen un interés en el programa necesitan poder ver y entender el programa.
Además de la confianza que genera el calendario, pues se sabe que el programa continuará aun cuando no se encuentre el miembro clave del equipo, el calendario proporciona un imperativo visual para completar el programa de acuerdo con los planes originales.
Construcción del calendario
A efecto de construir dicho calendario, los educadores deben empezar por delimitar las fases de su programa. Después deben identificar los eventos particulares más importantes.
Sobre esta base, los educadores deben trazarse fechas límites realistas. Tales fechas límite pueden incluir el mejor y el peor de los escenarios y aparecer entre paréntesis.
Existen programas de cómputo para el manejo de proyectos que facilitan mucho este proceso, aunque pueden hacerse manualmente y prepararse gráficas utilizando papel periódico o agendas anuales. Ciertamente, a medida que el personal adquiera mayor experiencia, su habilidad para predecir con precisión cuánto tiempo se necesita antes de cada fecha importante, mejorará el calendario.
Inicialmente, es necesario considerar tiempo extra a efecto de que los calendarios se construyan de tal forma que se puedan hacer adecuaciones en la medida en que se cuente con mayor información acerca de su progreso.
Fechas límite impuestas
En algunos casos, no es posible planear con antelación la ruta preferida cuando se está estableciendo el programa por primera vez. Hay noventa días hasta el momento democrático. En tal caso, las problemáticas cruciales giran en torno a los proveedores externos y la disponibilidad de las personas por día (multiplicar el número de días disponibles por el número de personas disponibles para un trabajo particular). Es posible alcanzar mayor velocidad si se gasta más dinero: para incrementar los incentivos de los proveedores, y para emplear más personal que realice el mismo trabajo.
Estas decisiones se pueden tomar con anterioridad si el equipo educativo tiene un borrador del calendario ya disponible.
