Los países que tienen sistemas postales confiables cuentan con una fuente de información inestimable. Los educadores y administradores electorales que logran diferenciar su correo de aquel que es comercial y en el que envían publicidad no solicitada (correo basura) y que son capaces de prepararlo para que tenga un alto status y sea fácil de leer son capaces de penetrar directamente a todos y cada uno de los ciudadanos
Prepararse
Para lograr esto, los educadores deben:
- Tener acceso a las direcciones de correo de los ciudadanos, a través de distintas listas estatutarias o a través de una lista de votantes computarizada,
- Asignar suficiente dinero para preparar y enviar el material o llegar a un arreglo especial con los servicios postales para que envíen artículos gratis o con un descuento sustancial,
- Tener un sistema para prepara y personalizar los artículos enviados.
Decidir el contenido
Una campaña exitosa por correo directo puede ser conducida sobre la base de un conjunto de materiales efectivos que tengan utilidad para el ciudadano. Cuando los materiales son personalizados, el valor útil puede aumentar, pero la motivación por leer material un poco menos útil también se incrementa.
El material que se envía por correo puede incluir información sobre el proceso de registro y el voto, información general sobre la elección, información general de consulta, y material promocional.
El paquete de correo directo que tiene mayor impacto incluye una carta personal en papel membreteado y unos panfletos suplementarios referenciados y explicados en la carta. Dicho paquete puede incluir más de un tipo de material. Si no es posible escribir una carta (por lo menos hay que enviar una circular en forma de carta), entonces la cantidad de material contenido en un sobre debe ser reducido para evitar que quien lo reciba se confunda.
Precisión en los nombres
Si se incluye el nombre y dirección del destinatario, estos deben ser precisos. Si hay alguna probabilidad de que estos sean inexactos, es necesario enviar una carta de disculpa e invitar al destinatario a realizar la corrección. Esto permite chequear la lista con exactitud y establecer el impacto de la campaña, pero requiere un sistema que corrija una vez detectado el error.
Entrega a mano
Mientras que es posible entregar a mano el correo, esto es muy poco valorado por el destinatario, especialmente si la carta está dirigida al dueño de la casa o a ninguna persona en particular. En algunas circunstancias, este correo puede incrementar su impacto si hace parte de una campaña más ambiciosa y si viene con el nombre de una organización en el sobre, y su llegada es esperada por el destinatario.
Costos e impacto
Mientras que una campaña por correo directo requiere un soporte infraestructural como se mencionó anteriormente, y mientras que el costo total de dicha campaña puede ser elevado, el costo individual por artículo puede ser bastante bajo. Puesto que los materiales son estandarizados, se pueden preparar centralmente con un equipo y una experiencia limitada. Sumado a esto, si la información es importante y se prepara anticipadamente, la entrega a un individuo puede ser bastante confiable.
La suposición que guía dicha campaña es que el paquete tiene una relevancia general y será bien recibido. En campañas privadas por correo directo, donde se pretende que los destinatarios respondan con una donación o compra, las respuestas llegan a un 5% del total del correo enviado.
Esto sugiere que una campaña que descanse sobre el correo directo con propósitos emotivos o para promocionar eventos o productos educativos, debe contar con un universo masivo de nombres antes de convertirse en algo significativo.
Respuestas por correo directo
El correo directo busca incrementar el número de respuestas, volviéndose más científico en su determinación del universo y dirigiendo información basada en unos estudios demográficos más sólidos. Cuando las respuestas vienen de los individuos, estas se puede rastrear. Cuando se hacen compras o se solicitan servicios particulares, éstos también pueden rastrearse y el correo que se envía puede revisarse para satisfacer las necesidades de los individuos en forma directa.
Es por todas estas razones que los sistemas de correo directo buscan obtener respuestas, y por lo que un creciente número de instituciones comerciales utilizan las tarjetas de crédito y otros sistemas de tarjetas para rastrear los patrones individuales de consumo.
Hoy día, no existen ejemplos de un programa educativo que haga uso de estas técnicas, a pesar de que las compañías privadas las utilizan.
Obtener listas de correo
Además de las listas de votantes, las organizaciones que trabajan con programas educativos más generales pueden decidir añadir el componente de correo directo a su programa. No obstante puede que no sepan como obtener listas de correo sustanciales.
Estas pueden comprarse en un mercado abierto. Sin embargo, un programa democrático, dado su valor social, puede que logre obtener dichas listas a un menor costo y obtener acceso a las listas que con muy poca frecuencia son vendidas. Dentro de éstas podemos encontrar las listas de registro de instituciones terciarias, las listas de miembros de una iglesia, las listas de los miembros de los sindicatos, las listas de registro de propietarios de un automotor y las listas de las licencias de conducción.
Envíos por correo cuando éste no existe
Un programa puede decidir que, a pesar de la dificultad de enviar un paquete de materiales a los individuos, desea hacerlo con el fin de superar las dificultades de organizar reuniones al aire libre, para superar los prejuicios y el miedo del único equipo de información o educación disponible, o la desconfianza en otras formas de comunicación.
Es posible preparar materiales y distribuirlos a través de organizaciones nodales, redes de la sociedad civil, departamentos de gobierno, o enviarlos a un depósito para que la gente vaya y los recoja. Dichos sistemas son menos confiables que el servicio postal, pero pueden operar como servicios postales informales para otro tipo de paquetes. Sin embargo, hay que tener en cuenta que una campaña no puede llegar en forma confiable a cada individuo, y que es posible que se pierdan materiales, lo cual incrementará el costo por ítem entregado.
