Una buena organización en los procedimientos para el registro de personal, sin importar que sea personal de medio tiempo, temporal o voluntario, facilitarán el mantenimiento de los detalles del personal. Empero, dentro de la dinámica de unas elecciones, especialmente en las semanas anteriores a ésta, los voluntarios en particular, entrarán a formar parte de los programas por muy corto tiempo. Como consecuencia de esto, sus nombres y los detalles de contacto pueden perderse fácilmente.
Este es uno de los elementos disponibles más importantes dentro de un programa educativo, mientras que es el que mayor inversión en tiempo y dinero ha recibido. Esta sección utiliza el término de "personal" y "voluntarios" para recordarle a los educadores que sus programas siempre involucran gente proveniente de distintos ambientes. Estas personas pueden ser empleadas directamente por la autoridad electoral o pueden ser remitidas a dicha autoridad por otra organización para una ocasión específica. éstos pueden ser trabajadores temporales o voluntarios con un salario mínimo o sin ninguna remuneración. También puede haber empleados de tiempo completo provenientes de otra organización quienes participan en el programa por cuenta de dicha organización. Al igual que pueden ser personas reclutadas por dicha organización a partir de una lista de opciones similares.
Cualquiera que sea su posición, es muy probable que estas personas hayan recibido un entrenamiento o que hayan tenido experiencia en el desarrollo de los materiales o conduciendo algunos aspectos del programa. También puede ser que dichas personas hayan trabajado en una oficina haciendo el trabajo preliminar o analizando los datos de la encuesta y la evaluación. Sin importar cuál sea el caso, éstas llevan consigo la sabiduría y la experiencia organizacional asociada normalmente con los sistemas, pero dichas personas tienden a dispersarse una vez finalizan las elecciones. Los programas educativos son aún más vulnerables que los partidos políticos en este aspecto, debido a que no hay ninguna expectativa confiable con relación a que la gente vaya a estar disponible la siguiente vez, a menos de que se mantengan unos buenos registros y que la gente pueda ser localizada. Aún entonces, pueden no estar disponibles durante periodos largos de tiempo. Puede que sólo lo estén recién pasada la experiencia.
Como es obvio, entre más veces se involucre a la gente en los programas educativos, hay más posibilidad de encontrar a las personas para los otros programas. Sin embargo, es probable que los países con escasos recursos hayan luchado por encontrar y entrenar a las personas en todos los niveles. La escasez de personas entrenadas será exacerbada si no se llevan buenos registros de aquellos que han obtenido entrenamiento y experiencia.
Hay dos formas para garantizar que se mantengan los registros adecuados, y ambas deben ser utilizadas--- las tarjetas de índice y los certificados.
Tarjetas de índice
En primer lugar, los educadores deben crear e insistir en el uso de un formato de registro o una tarjetas de índice para registrar y archivar los detalles personales de todo el personal, así sean empleados o voluntarios. Este registro debe ser preparado cuando una persona empieza a trabajar, aún cuando no se sepa el tiempo que dicha persona va ser empleada. Antes de que la persona se vaya, se debe actualizar el registro para que éste incluya la última información de contacto disponible.
Entre más grande sea la inversión en la persona, más importante será el mantenimiento del contacto, por lo cual se debe tener mayor cuidado para que así sea. Sin embargo, un voluntario que entra para conducir un seminario de tres niveles dentro de una elección puede resultar un recurso valioso y central para la próxima elección.
La siguiente información debe ser incluida dentro una tarjeta de índice, o dentro de una base de datos computarizada:
- nombre completo
- Todos los detalles necesarios para el contacto (ver Interlocutores e Intermediarios)
- Información sobre el trabajo que realizó el miembro del personal
- Una anotación sobre el desempeño del supervisor
- Oportunidades de capacitación
- Los certificados entregados (ver lo siguiente)
Debido a que las elecciones son cada cinco años, por ejemplo, es probable que la información para el contacto en estas tarjetas de índice, archivadas en computadores o en archivos en orden alfabético se desactualicen y se vuelvan erradas. Las personas cambian de residencia; sin embargo si el archivo ha incluido el nombre de la organización o la historia laboral de la persona ésto puede facilitar la búsqueda de la nueva dirección.
Certificados
Una vez finalizado su trabajo, se les puede hacer entrega de un certificado sobre su desempeño a los miembros del personal. La clave es entonces que el individuo mantenga esta información. Debido a que mucha gente desempleada puede ser incorporada dentro del programa, y debido a que pueden desear este empleo temporal, hay un gran beneficio si se mantiene una certificación personal de esta naturaleza.
De manera similar, se puede otorgar una certificación para todos los eventos de entrenamiento. Esta forma de registro tienen un valor adicional. Muchas de las personas que trabajan en la educación a favor de las elecciones y la democracia no reciben la remuneración adecuada. La certificación actúa como un reconocimiento del trabajo que han hecho. Dicho certificado no puede ser confundido con un diploma de rendimiento u otro certificado con validez académica, a pesar de que la habilidad de los educadores para ofrecer dichos certificados para por lo menos algunos de sus entrenamientos es una gran ventaja. Los certificados deben ser vistos como un reconocimiento público que debe ser tenido en cuenta.
Por ende, cuando hay instituciones e individuos encargados de recordar y registrar cuidadosamente el trabajo hecho por un individuo en la campaña anterior, encontrar a la gente adecuada para trabajar en la próxima elección es una tarea más fácil.
