Muchos educadores están acostumbrados a llevar registros de los alumnos. También pueden mantener planes para las lecciones, portafolios para el aprendizaje, grupos de materiales y ocasionalmente, perfiles para la evaluación del personal. Los registros que se requieren para los programas educativos a favor de las elecciones y la democracia deben permitirle a los planeadores ahorrar tiempo y esfuerzo al construir un nuevo programa, al igual que al ayudar a los planeadores a entender el contexto dentro del cual operó el programa anterior, con el fin de facilitar los ajustes y las adaptaciones necesarias.
La organización o el personal responsable
Cuando existe una autoridad electoral o una institución oficial responsable de la educación cívica y de mantener los registros, el o los responsables saltan a la vista. En embargo, en muchos de los casos, no resulta tan obvio. Muchos de estos programas involucran un amplio rango de organizaciones locales e internacionales, las cuales pueden insistir en llevar sus propios registros. Éstas pueden no tener un protocolo para compartir sus registros, lo cual hace que cualquier registro que consista de recursos compartidos no sirva para nada. En los lugares en que se ha mantenido un registro universal, gracias a que ha sido mantenido por la organización para una tarea específica (i.e. el que instrumenta el proyecto o el evaluador) éste desaparece dentro de una organización que no reconozca su existencia o importancia.
Métodos para archivar la información
Sin importar el método que se elija, el propósito principal de archivar la información es que pueda ser encontrada nuevamente. Se puede archivar distintos tipos de información de diferentes formas, pero antes de establecer el sistema se debe considerar las necesidades de los futuros usuarios.
- Tarjetas índices. Las tarjetas índices, son organizadas en orden alfabético dentro de un conjunto de cajones o ( si son lo suficientemente pequeñas) dentro de un marco como los Rolodex, los cuales son especialmente buenos para archivar detalles personales. Éstas son utilizadas por muchos profesionales que mantienen información de sus clientes, debido a que son fáciles de llenar, no ocupan mucho espacio y pueden ser encontradas y revisadas con facilidad. De otro lado, éstas no pueden incluir mucha información y no son útiles para guardar documentos. Por lo general son utilizadas junto con otros sistemas de archivo como una forma de mantener un índice o un registro acumulativo de un sistema más amplio.
- Sistemas de archivo. Se debe desarrollar un sistema de fácil acceso para archivar los documentos. El encargado de desarrollarlo debe entender que su principal propósito es facilitar la búsqueda de documentos. Con suerte, dicho entendimiento puede conducir a la creación de un sistema que permita el archivo de los documentos en orden de importancia y profundidad. Siempre debe haber una proporción entre el archivo de los documentos y la cantidad de espacio disponible para esto. Quizá sea necesaria una limpieza y eliminación de algunos documentos, al igual que la creación de algunos protocolos para la administración del archivo. Los sistemas de archivo pueden existir desde un conjunto de cajas para llenar los cajones, hasta microfichas y computadores. Se debe tener mucho cuidado en que el sistema elegido no desgaste los materiales con el transcurso del tiempo. También es muy importante mantener copias de toda la información para que no se pierda nada de lo que se necesita.
- Agendas de direcciones. Muchos documentos y recursos pueden resultar dispersos después del programa. Por ello, es muy útil mantener una pequeña libreta en orden alfabético que contenga la ubicación de todas las cosas para facilitar cualquier búsqueda. Dicha libreta enumerará las cosas de la siguiente forma: los hoteles se encontrarán bajo el título de hospedaje, los proveedores telefónicos, las agencias telefónicas, etc., se encontrarán bajo el título de comunicaciones. El objetivo de dicha libreta es mantener toda la información que le permita al programa encontrar los proveedores, recursos, consultores empleados anteriormente con la experiencia en elecciones requerida, en un mismo sitio.
- Archivadores y bibliotecas. Parte de la información tendrá que ser mantenida dentro de un ambiente parecido a una biblioteca. En los lugares donde hay una biblioteca con ubicación central, ésta debe ser utilizada. Sin embargo, sin importar si ésta existe o si los recursos están dispersos, un sistema de índice y de catálogo debe permitir la ubicación de los documentos. Los sistemas con base en bibliotecas son especialmente útiles para guardar reportes y publicaciones. Éstas pueden ser extremadamente versátiles. El centro de recursos IFES puede preservar y poner a disposición los materiales de video, la parafernalia de las elecciones, los estudios de caso y los materiales de trabajo dentro de una serie de cajones, facilitando así su archivo.
- Computadoras. Antes de computarizar cualquier sistema, debe haber una estrategia que permita el archivo, los índices y la búsqueda. Los sistemas computarizados, en su forma más simple pueden reemplazar los sistemas de tarjetas de índice. Si los materiales pueden ser copiados con un escáner, los registros computarizados pueden incluir dibujos, imágenes con sonido, e incluso películas y videos. Un contacto personal puede ser encontrado a través de una foto, de un discurso grabado o de su hoja de vida. Al igual que los otros sistemas, los computadores son tan buenos como lo es la información archivada.
Todos los sistemas requieren unos parámetros claros:
- Quien es el responsable de registrar y de recolectar los materiales
- Qué formato se va a utilizar para mantener los registros
- Qué se va a guardar
- Dónde se van a guardar los registros
- Quién tendrá acceso a ellos
- Quién va a mantener los registros
