Si los educadores han conducido las evaluaciones del programa necesarias y han desempeñado sus propias actividades de información, obtendrán un conjunto de reportes y documentos sustanciales con las recomendaciones pertinentes. (ver Preparación de Reportes).
Aún cuando éstos han sido preparados de acuerdo con los mejores estándares posibles, contendrán mucha información que no tendrá ninguna utilidad en los siguientes programas, que por necesidad empiezan a partir de una base distinta a la que ha sido evaluada. Adicionalmente, aquellos reunidos para establecer el siguiente programa - inmediatamente después del programa anterior o unos años después -- pueden no tener tiempo para leer toda la documentación. Un documento, corto y conciso, listando todas las lecciones aprendidas puede ser preparado en muy corto tiempo. Esta pequeña guía puede ser la primera orientación para todos los futuros equipos educativos.
¿Cómo hacerlo?
Por ende, será muy útil conducir un ejercicio de clausura después de la presentación de cualquier reporte al cual asistirá un gran número de participantes del programa. ...ste incluirá el equipo de educadores, representantes de la autoridad electoral, y posibles representantes o miembros de organizaciones de interés público quienes representan los intereses de la ciudadanía en su totalidad. Dicho ejercicio incluirá presentaciones de varios reportes, si hay más de uno, y contemplará varias recomendaciones hechas para desarrollar un documento mucho más corto que liste un conjunto de afirmaciones que puedan ser utilizadas por los planeadores de los programas educativos futuros.
Dicha lista debe consistir de unas afirmaciones bajo el lema de "lecciones aprendidas" o "principios para ser adoptados en los programas futuros". Las afirmaciones serán composiciones y categorizaciones de las distintas recomendaciones válidas para un programa educativo. ...stas pueden estar agrupadas bajo una serie de distintos temas tales como: planeación, administración e instrumentación.
Dos ventajas clave
Propiedad de las lecciones aprendidas: Los futuros programas deben empezar confiando en que hay una aceptación general de los cambios y las innovaciones, o de cualquier alteración en las funciones y las responsabilidades de las oficinas y las organizaciones específicas. Dicha confianza es esencial si los programas deben ser desarrollados rápidamente. ...sta confianza se construye a partir del desarrollo del conjunto de afirmaciones de aprendizaje y del hecho de que han sido creadas por un grupo de gente y no sólo por un educador o por un evaluador.
[sigma] Afirmaciones resumidas y accesibles para la planeación: Dicho documento es inevitablemente una versión condensada de todo el rango de recomendaciones existentes. Como tal, puede ser utilizado a partir de la confianza de los equipos de educadores a cargo de la preparación de los futuros programas. También puede formar la base de toda la información sobre aquellas encuestas en desarrollo, los grupos de enfoque o la investigación de campo que pueden ser enviadas a los productores de los materiales vía fax o e-mail. De hecho, dicho documento debe ser preparado cuidadosamente y debe incluir un alto contenido de información ya que es más probable que éste sea aplicado en vez de la larga lista de recomendaciones resultantes de los reportes.
Conservar la documentación
No obstante, todo lo anterior puede ser en vano si la documentación no se guarda. Por lo general, parece más fácil que la gente guarde libros que pequeños documentos en pocas hojas de papel. Hay mucha posibilidad de que el documento de "lecciones aprendidas" sea convertido en un libro (lo cual le haría perder su objetivo) o que se incluya en los reportes más largos de donde provino originalmente.
La mejor forma de garantizar su supervivencia es incluirlo como un prefacio o como un resumen ejecutivo de los reportes; en los casos en que esto no sea posible, es mejor mencionarlo e incluirlo como un apéndice. En algunos casos, se puede lograr transformar una colección de reportes en una sola caja de documentos, entonces dicho documento puede ser incluido, preferiblemente como el primero de un conjunto de documentos.
