Los educadores que conducen programas para la educación al votante fuera del ámbito de las autoridades electorales pueden hacerlo de diversas maneras, pero cualesquiera que sea la forma que hayan elegido deben establecer una relación con las autoridades electorales.
Modalidades de Operación
En primer lugar, pueden operar con base en una obligación contractual con la autoridad electoral. En tal caso, la autoridad estaría pagándole a la organización por sus servicios. Segundo, pueden tener un arreglo con la autoridad electoral con la cual están registrados y son reconocidas, y en el cual manejan todo o una parte de un programa que ellos mismos financian. Finalmente, pueden estar conduciendo un programa independiente con o sin reconocimiento de la autoridad electoral.
Cada uno de estos arreglos requiere algún tipo de relación regular con la autoridad electoral. A pesar de que existe la posibilidad de que los términos de esta relación sean fijados por la autoridad electoral, puede ser necesario que la organización haga algunas propuestas y ofrezca sus servicios para mantener la relación debido a que la autoridad electoral ha elegido mantenerse al margen precisamente por la falta de capacidad de administración del programa educativo.
Propósito de la Vinculación
En primer lugar, la relación es necesaria para lograr el intercambio de aquella información que tendrá un impacto sobre el diseño e instrumentación del programa, al igual que en el progreso de la elección: Cuando el programa es absolutamente independiente, esta es la única tarea del proceso de relación. Empero, es necesario poder aclarar las funciones, la evaluación de la efectividad y el acceso a los funcionarios y a la información requerida para la culminación exitosa del programa acordado.
La relación es particularmente importante cuando hay una organización que tiene sus propios recursos, pero que está actuando en nombre de o a favor de una autoridad electoral. Si bien es probable que las obligaciones contractuales enumeran explícitamente los términos de reporte de avances y de rendición de cuentas, la propiedad de productos, el uso de insignias oficiales y otros materiales, así como la repartición de costos y recursos, puede no enumerar las relaciones voluntarias que están en juego. Sin embargo, como siempre surgen preguntas sobre esto, debe existir un mecanismo regular para discutirlas.
Ausencia de Mecanismos de Vinculación
Ante la falta de un mecanismo de vinculación, se celebran reuniones únicamente cuando las cosas no marchan bien, y como todo el mundo lo sabe, las reuniones siempre serán tensas y formales. La información se carga hacia alguna de las partes cuando las organizaciones requieren una retroalimentación excesiva con respecto a las elecciones, y las autoridades electorales cuentan con toda la información requerida para asegurar una educación al votante precisa.
Posibles mecanismos de vinculación
La regularidad y la continuidad son los dos prerrequisitos para establecer un mecanismo de vinculación. Estos se logran mejor cuando se identifica, en una etapa temprana, un pequeño grupo de personas dentro de la organización y dentro de la autoridad electoral que se encarguen del mantenimiento de la relación. Al identificar no a una persona sino a un grupo, es posible evitar algunas fallas presentes en el contacto y la comunicación personal. Una de estas fallas es la suspensión de la comunicación como consecuencia de una enfermedad o ausencia, del abandono de la organización o el conflicto interpersonal. Ha habido casos en que aquellos a cargo del proceso de vinculación ha impresionado a tal punto bien sea a la autoridad electoral o a la organización, que terminan cambiando de bando por acuerdo mutuo. A pesar de que esto puede mejorar las relaciones con el paso del tiempo, generalmente provoca trastornos y dilaciones de tiempo puesto que se tiene que nombrar nuevos representantes.
Una vez que hay un equipo de personas encargado de la relación, fijarán diferentes mecanismos para mantenerla, desde reuniones conjuntas regulares, reportes, asistencia y reuniones entre los cuerpos directivos de las dos organizaciones, hasta conferencias ocasionales de planeación. Dichas reuniones tendrán invariablemente dos agendas y aquellos responsables de la relación por fuera de la autoridad electoral querrán asegurarse que se mantengan las dos agendas --- los asuntos de ambos organismos. Si alguno de los dos lados siente que las reuniones no tienen ningún propósito o ningún beneficio pueden desilusionarse y formular más demandas en su favor.
Debido a que es la organización ajena a la autoridad electoral la que necesita más información y contacto para poder hacer su trabajo de forma adecuada; además de ser la que tiene más interrogantes y la quiere formular mayores demandas e insumos, tiende a ser la autoridad electoral quien toma las reuniones como un compromiso y limita su participación a un personal menos experimentado.
A pesar de que esto es entendible desde su perspectiva, no es muy útil desde el punto de vista de aquellos que proveen el servicio. Consecuentemente, puede ser necesario convenir un criterio para definir el rango de las distintas reuniones --- las regulares y procedimentales en contraposición con las menos regulares para la revisión de políticas.
También puede ser posible establecer otras formas de comunicación, tales como la divulgación de minutas, informes y resúmenes, así como listas de contactos para el tratamiento de asuntos específicos.
Lista de Contactos
La lista de contactos es un elemento muy útil para las relaciones, especialmente si es precisa e incluye una breve información sobre las áreas de competencia de cada persona. Lo mejor es que la lista se prepare expresamente para este fin y no que se trate de una lista general que simplemente está disponible o de la circulación de una lista de todos los comités. Cuando se provee una lista de contactos, ambos organismos querrán tener un resumen de las personas que la conforman, asegurándose de quién los va a contactar y qué tipo de información se espera que den. Hay ejemplos de listas en las que se asume que aquellos que aparecen en ellas serán de alguna ayuda. Sin embargo, las organizaciones muchas veces encuentran que estas personas no saben sobre la relación y no tienen intención alguna de proporcionar información sin antes hablar con algún superior - lo que provoca que todas las consultas se centralicen. Esto es precisamente lo que debe evitar una lista de contacto.
Las actividades de vinculación no deben ser demasiado complicadas. A menudo, todo lo que se requiere es un contacto "informal". Sin embargo, es posible que una relación que se basa exclusivamente en dicho contacto propicie que cada organismo trabaje por su cuenta cuando lo que realmente se necesita es que que trabajen juntos. Calendarizar las reuniones puede evitar esto.
El día de las elecciones
Muchas veces la relación se acaba el día de las elecciones o unos días antes. Para ese entonces, la autoridad electoral esta concentrada en las tareas inminentes y han finalizando los programas de educación al votante. Sin embargo, aquellos que trabajan en la educación al votante desarrollan una relación con el electorado que los mantiene más involucrados que nunca. Como consecuencia, tales organizaciones reciben muchas quejas, observaciones, peticiones de asistencia, etc. En algunos casos los votantes tienen problemas para diferenciar a las organización de la autoridad electoral, y dado que ponerse en contacto con la autoridad en el último momento resulta más complicado que con el educador, las organizaciones educativas son asumidas como las conductoras de las reacciones de los ciudadanos en las elecciones.
Algunas veces es muy poco lo que puede hacer además de escuchar las quejas. En otras ocasiones, la información puede ser crucial. Consecuentemente, debe haber una forma para que ésta pueda ser entregada a la autoridad electoral vía telefónica y para que la autoridad responda por esa misma vía. La mejor forma de lograr esto es colocando a un educador que entienda el proceso y que no este involucrado en otros temas operacionales dentro del centro de control de las autoridades electorales, para que sea ella quien atienda las llamadas de las organizaciones educativas provenientes del exterior. En otras ocasiones, esta operación puede hacerse dándole a las organizaciones una lista de contactos que precise los responsables de los servicios que la autoridad electoral este operando, tales como la seguridad, grupos con tareas logísticas, monitores, etc.
