Los educadores encargados de la elaboración de estos materiales se enfrentan con un rango de problemáticas educativas y comerciales. La resolución de éstas depende en parte de su habilidad para desarrollar descripciones fuertes y claras de los materiales requeridos, y especialmente de las problemáticas educativas y de desempeño que debe cubrirse. Se puede encontrar información adicional sobre materiales propagandísticos en Obtención del Material Electoral .
Cuestiones educativas
Los materiales educativos tienen que ir de acuerdo con estándares apropiados que consideren contenido y desempeño.
Congruencia con los resultados esperados
Los materiales tienen que ser preparados por los escritores, diseñadores, y practicantes, lo que ayudará a alcanzar los objetivos establecidos por el programa. Aún cuando se preparan para un aspecto muy limitado del programa, es necesario que exista un conjunto de objetivos educativos frente a los cuales se pueda juzgar qué tan apropiados son los materiales.
Por esta razón, no es correcto ordenar materiales antes de generar los objetivos educativos. Hay momentos cuando las limitaciones de tiempo exigen que los materiales sean ordenados tan pronto como se establezcan los objetivos educativos y antes de que se haya diseñado la totalidad del programa.
Pero esto debe evitarse a toda costa. Hay muchos ejemplos de afiches, materiales audiovisuales, libros de texto, entre otros, que se han ordenado y que después exceden los requerimientos de un programa eficientemente diseñado. Algunos programas han intentado utilizar materiales inapropiados simplemente porque están ahí, en detrimento del programa.
Nivel apropiado
El nivel educativo con el que deben prepararse los materiales no es el que establezcan los encargados de comisionar el material. stos están diseñados para ser utilizados en el campo, y para un grupo de principiantes. Los materiales que deben ser aprobados por una junta, especialmente si es una junta directiva y no un grupo de educadores, usualmente no son los más adecuados pues buscan principalmente impresionar a la junta en lugar de satisfacer las necesidades de los principiantes.
Esto asegurará que los presupuestos estarán disponibles, pero no le sirve a aquellos a quienes va dirigido el programa de capacitación. Por esta razón, el personal encargado de la comisión deben explicar con precisión para quién son los materiales, y esta explicación debe proporcionársele a aquellos que deben aprobar los materiales antes de que éstos sean vistos.
En general, aquellos que comisionan los materiales tienen diferentes expectativas frente a los materiales y tienen un conocimiento base y una experiencia de vida distinta de los principiantes. Ellos rara vez son representativos. Si es posible establecer grupos representativos de principiantes que evalúen el material, esto obviamente será de gran ayuda, como lo puede ser una evaluación inicial del campo.
Lenguaje y símbolos apropiados
Los materiales tienen que hacer uso de un lenguaje y simbología apropiados. En sociedades políglotas y multiculturales, los materiales traducidos de una copia maestra pueden generar problemas. Pero aun los materiales preparados en países donde existen lenguas y culturas dominantes pueden confundirse las combinaciones de palabras y símbolos.
Esto debe evaluarse antes de iniciar el proceso de comisiones; igualmente deben existir oportunidades durante la producción de los materiales, especialmente los materiales de exhibición, para evaluar.
Textos institucionales claros e instrucciones para su utilización
Cuando se comisionan libros y textos institucionales, los educadores pueden inclinarse a entregar separadamente el texto y las ilustraciones al editor, asumiendo que diseñarán la publicación de tal forma que tenga coherencia. Esta suposición debe evaluarse, y si existe alguna duda, o debe entregarse un texto instructivo en forma completa, o los educadores deben revisar los materiales durante las etapas de composición y hasta el momento previo a la impresión. Ellos deben aprobar completamente el trabajo antes de que pase a la etapa de producción final.
Hay muchas posibilidades para generar confusión entre los principiantes y los capacitadores como para permitir que los educadores dejen esto en manos de los no educadores.
Además del cuidado que hay que tener en la composición y claridad de los instructivos, los materiales rara vez pueden entregárseles a aquellos que no los han preparado o que no se han involucrado en la preparación sin proporcionarles orientación. Y esta puede que no sea posible cara a cara.
Los afiches costosos preparados para un lugar específico pueden desperdiciarse si se usan en un lugar diferente. Entregarle a las personas comunes los materiales destinados a los capacitadores es muy costoso y puede generar confusión.
Usualmente, los educadores solicitan los materiales básicos y una vez que los reciben de manos de los productores, ya sea a editor, un impresor, un escritor, o un diseñador, descubren que necesitan producir un segundo grupo de materiales, un manual resumido, o un conjunto de instrucciones para su uso. Estos entonces son producidos rápidamente con recursos los disponibles sin el cuidado brindado al documento original.
Al elaborar los resúmenes hay que tener en cuenta el paquete completo de materiales requeridos.
Formato apropiado
Si los educadores determinan que un afiche debe ser de una forma particular con relación al color o peso específico de papel y luego descubren que el material con el que cuentan no puede satisfacer estas necesidades o sólo pueden conseguirlo mediante cortes al papel, con lo que se producirá un desperdicio, entonces le habrán causado daño al programa.
Una vez dicho esto, hay formatos para materiales que son más apropiados que otros. Al comisionar los diseños originales se debe partir de la suposición de que el propósito educativo nunca tendrá un segundo lugar en relación con las consideraciones de diseño.
Cuestiones relativas al desempeño
Con relación al desempeño, se deben considerar ciertos factores:
- Durabilidad. Un volante puede estar diseñado para ser leído una vez y luego descartarse. De hecho, puede que sea necesario diseñarlo y producirlo de tal forma que éste pueda reciclarse o que sea rápidamente biodegradable.
Por otra parte, una guía de capacitación posiblemente se abrirá y cerrará continuamente. Se utilizará para copiar y tomar notas; se guardará y se sacará de los maletines; se pondrá encima de mesas y pisos; y posiblemente estará cerca de comidas y bebidas. Por ello requiere un tratamiento diferente.
Los afiches se colocarán en exteriores? De ser este el caso, cuánto tiempo durarán? Es posible transportar las gráficas plegables puede camiones y taxis. De ser así, se le caerá la pasta o las hojas?
Las especificaciones de elaboración deben tomar en cuenta y describir el posible uso y el nivel de durabilidad requerido para todos los materiales. La construcción de materiales durables cuesta dinero, así que las especificaciones tienen que ser las más apropiadas. Cuando se requiere una mayor durabilidad, quizá sea necesario rediseñar los materiales. En otras palabras, los educadores deben asegurar que el material perdurará en las peores condiciones y no en las más óptimas.
- Legibilidad. El contenido de los materiales elaborados, deberá ser legible tanto para personas letradas (palabras e ilustraciones) como para personas de bajo nivel de alfabetización (símbolos e ilustraciones).
Es esencial, por tanto, que los materiales educativos sean completa y ampliamente legibles. Una impresión manchada, con colores que oscurezcan el primer plano y el fondo, unos dibujos incorrectamente escaneados o donde se pierda su definición por haber utilizado una resolución equivocada, o afiches que utilicen un tamaño frontal incorrecto, son tan solo algunos de los elementos de la larga lista de problemas que pueden experimentar los educadores al trabajar con compañías de producción inexperimentadas, y aun con aquellas que poseen cierta experiencia.
- Almacenamiento, distribución, y facilidad de uso. En cuanto los materiales se reciben del área de impresión tienen que ser distribuidos. Repentinamente, se descubre que el sobre que iba a ser utilizado es muy liviano, la decisión de doblar los afiches termina arrugando y distorsionando la tinta en lugares cruciales, y el montón de manuales es tan alto, que el personal se encuentra en peligro de sufrir una avalancha. Antes de iniciar la producción de los materiales se tiene que considerar las cuestiones relacionadas con su distribución (ver Almacenamiento y Distribución) las actividades relativas a su almacenamiento y posterior embalaje tienen que considerarse durante la fase de comisión y lo tienen que hacer los educadores puesto que impacta sobre el resto de las cosas.
Por estas razones, lo mejor es utilizar un sólo impresor que pueda pre-empacar, organizar y proteger (con un plástico o papel de envoltura) los materiales en forma correcta.
Una vez que los materiales educativos llegan a su destino, deben ser almacenados por los usuarios, recuperados para su uso y quedar al cuidado de los usuarios. Los usuarios que requieren de un equipamiento especial para manejar grandes rollos de cartulina, cartulinas, plásticos, portafolios en tela, o pesados canastos llenos de papel, pueden sentir cierta reticencia a la excesiva industriabilidad de los materiales, más que brindarles una buena acogida a los mismos.
Los encargados de viajar con los materiales pueden sentirse forzados a viajar por tierra en lugar de viajar por aire, en carro privado en lugar de transporte público, o tendrán que trasladar al personal inexperto hasta su lugar de trabajo en vez de ir a donde están los principiantes.
Estas preguntas no pueden responderse en sentido general, puesto que están determinadas por la disponibilidad de recursos en un país y por los requerimientos de un conjunto particular de materiales.
En algunos países, se puede contar con materiales ligeros tales como plásticos corrugados, así como con papeles especiales laminados o en tela. En otros países se deben fabricar con lo que tienen disponible.
Como resultado, hay materiales que deben distribuirse en forma limitada, otros que deben transferirse y elaborarse en el lugar donde van a ser utilizados y otros que serán transportados por los educadores de manera individual mientras viajan alrededor del país, o bien, serán enviados con otro material electoral.
- Seguridad. Los materiales que van a ser utilizados por los ciudadanos y los votantes, o por gente joven en particular, deben estar seguros. Puede que ésta no sea un gran preocupación para las publicaciones, pero los materiales producidos para simular juegos y para exhibirse tienen que prepararse de tal forma que sean resistentes al fuego, difíciles de romper, etc.
Una vez considerado lo anterior, hay que ocuparse de la seguridad de los materiales. Con la posible pero improbable excepción de que los materiales de capacitación sean de muy alto nivel, los materiales educativos están diseñados para que estén disponibles al público.
Sin embargo, solo son valorados si se convierten en una fuente de papel para reciclar y su valor puede aumentar en países pobres donde los recursos son escasos. Por lo tanto, hay que tener cuidado para asegurarse que la forma en que fueron producidos permita un almacenamiento cuidadoso. Los materiales que son muy grandes y que deben permanecer en exteriores, las pancartas en tela que cuelgan en sitios vulnerables, envíos que deben mandarse antes que los educadores, así como otros materiales similares pueden perderse innecesariamente.
Mientras que esto puede parecer una preocupación que debe considerarse después de la recepción de los materiales, se deben tomar en cuenta estos factores durante la etapa de preparación y producción, ya que ello contribuirá a reducir los riesgos.
Materias contractuales
En general para llevar a cabo un proceso de comisión es necesario desarrollar informes detallados, una carta de acuerdo o contracto por el cual el proveedor de un bien o servicio se compromete a entregar el producto un día específico y bajo circunstancias particulares, así como un sistema para manejar la comisión.
Informes detallados
Los educadores prepararán un informe en el cual se describirán todos los detalles necesarios, algunos de los cuales se considerarán con anticipación. Cuando no se tienen los detalles necesarios, los educadores deben negociar con los potenciales proveedores basados en un borrador y después aclarar los detalles en un informe final.
Este informe formará parte de cualquier contrato, por lo cual debe ser explícito y claro. Si no lo es, esto puede generar conflictos; pero si esta bien elaborado puede ayudar a resolver cualquier conflicto a favor de quienes manejan la comisión.
Los proveedores experimentados pueden tener un forma detallada o una portada propia que incluya una lista con las especificaciones técnicas necesarias. Los educadores que no están familiarizados con éstas deben solicitar que les sean explicadas.
Contratos
Varios contratos formales puede ser usados como ejemplos para aquellos encargados de comisionar materiales. Aunque éstos deben ir de acuerdo con los requerimientos legales del país en el que se prepara y firma el documento.
Sin embargo, aun las comisiones pequeñas deben estar respaldadas por una carta de acuerdo que incluya lo siguiente:
- Los términos del acuerdo
- El producto requerido
- Los objetivos que debe alcanzar
- Los estándares que debe cumplir
- Las fechas límites a las que debe apegarse
- La manera como se atenderá cualquier disputa o falta
Los proveedores querrán usar su propia versión de dichos contratos o cartas de acuerdo dada la regularidad con la que suscriben contratos. Un educador seguramente no manejará contratos con regularidad y estará acostumbrado únicamente a la discusión verbal. Es importante evitar cualquiera de estas dos situaciones a no ser que exista una confianza considerable entre el proveedor y el programa; por lo cual los educadores deben preparar (o revisar cuidadosamente) cualquier acuerdo.
Si no es posible establecer un acuerdo formal (es probable que sea un arreglo con el carpintero de la comunidad para que clave dos astas con el propósito de colgar una pancarta), tiene que haber un entendimiento sobre la forma en que se presento el acercamiento entre ambas partes. Por su parte, los educadores deben registrar en una bitácora todas las situaciones de esta naturaleza que se presenten.
Sistema de manejo
La forma como el educador maneja estos contratos y comisiones, ya sean grandes y formales, o pequeños e informarles se discute en Gestión de Contratos.
