Para el abastecimiento de bienes y servicios se requiere:
- El establecimiento de las necesidades,
- Un requerimiento de bienes,
- Obtener una serie de cotizaciones o poner el requerimiento en oferta,
- Un proceso de toma de decisiones basado en una evaluación independiente del proveedor apropiado.
Las organizaciones y los gobiernos tienden a tener procedimientos y estándares para procurar buenos materiales, publicaciones, muebles, computadores, y equipos audiovisuales. Éstos típicamente incluyen una categorización de procedimiento basada en el costo, junto con un creciente nivel de autorización y formalidad. Pueden incluso contar con una lista de proveedores aprobados (ver abajo). También pueden presentarse consideraciones especiales que los educadores pueden considerar y a las que se refiere esta sección
Desarrollo y acción afirmativa
En algunos países, pueden existir criterios adicionales diseñados para un posterior desarrollo. Por ejemplo, el abastecimiento puede estar orientado a favorecer los intereses de compañías y organizaciones locales, o pequeñas compañías, o compañías cuyos dueños son mayoritariamente mujeres o grupos minoritarios. En lugares en donde no existe una legislación al respecto, la autoridad electoral puede establecer sus propios criterios y de esta forma promover el equilibrio de poder y bienestar dentro del cual la democracia reside más fácilmente.
Procedimientos generales
En algunos casos, las regulaciones sobre abastecimiento aplican de igual forma tanto para los proveedores de servicios como para los servicios generales de una oficina.
Puede existir mayor incertidumbre frente a la provisión de servicios profesionales cuando los criterios menos estrictos son utilizados para agilizar procesos, o para superar limitaciones encontradas en el número y la calidad de personas disponibles.
Sin importar si los bienes y servicios se consiguen, existen disposiciones estándar para la oferta que pueden utilizarse para asegurar que se encontrará el mejor proveedor a un precio apropiado y sin que la organización parezca injusta o a favor de aquellos que pueden tener ciertas ventajas gracias a la familia o contactos de carácter político.
Posibles Aproximaciones
- Listas cerradas. Una opción que resulta bastante justa y que puede agilizar el proceso de abastecimiento, se refiere al establecimiento con anterioridad de ciertos criterios generales para asegurar que se ha creado una lista de potenciales proveedores. Una vez elaborada, las solicitudes se envían solo a esta lista y las decisiones se toman de acuerdo con la misma.
Para entrar a la lista el proveedor deberá demostrar su competencia, pasando por una serie de requerimientos básicos, dentro de los que se pueden incluir una visita al lugar, el envío de información sobre la compañía, y posiblemente la entrega previa de servicios.
- Informes pre-licitación. Es preferible abrir una competencia lo más ampliamente posible pidiéndoles a todos los potenciales proveedores que asistan a sesiones informativas en las cuales se compartirá la información y se pueden formular preguntas en público, y no excluir a aquellos que previamente no han podido participar en mercados emergentes, o en países con limitaciones para ciertas empresas o determinadas organizaciones en formación.
Las ofertas solo se envían después de esta sesión, y las condiciones bajo las cuales se evaluarán las ofertas son entendidas por todos.
- Proveedores acreditados. Por varias razones, puede haber ciertas tareas especializadas, y relaciones comerciales a largo plazo que dan como resultado organizaciones con que cuentan con listas de proveedores acreditados. Si dicha lista es establecida, es necesario que exista una revisión regular de los precios, una evaluación de la calidad, y una oportunidad para que nuevos proveedores se unan a la lista.
La lista puede estar abierta en parte por la siguiente estrategia, aunque debe existir un límite de tiempo durante el cual la compañía pueda permanecer en la lista.
Desagregación de bienes y servicios
Los responsables del abastecimiento pueden verse en la necesidad de limitar sus peticiones para que un mayor rango de compañías y organizaciones puedan ser incorporadas. Posiblemente se presente la tentación de entregar un único y gran contrato, dejando que el ganador determine si necesita o no utilizar subcontratistas más pequeños.
Al dividir la oferta se faculta a las organizaciones más pequeñas, incluidos aquellos grupos no gubernamentales y no lucrativos, para que entren al concurso o licitación y tengan las mismas oportunidades de ganar. Dicha estrategia es particularmente útil para obtener servicios profesionales de una gran variedad de ámbitos sin obligar a estas personas a entrar a consorcios y asociaciones de dudosa naturaleza. Además de proporcionar oportunidades a pequeños negocios para que obtengan el acceso a dichas licitaciones, especialmente si la desagregación se hace a lo largo de líneas funcionales o geográficas.
Criterios de selección
El mejor precio no siempre es el único criterio económico. Aun las personas que comisionan bienes y servicios sobre este base evalúan aspectos tales como la calidad, la capacidad de entrega, la confiabilidad, entre otros.
El personal encargado de preparar el abastecimiento a escala nacional puede escoger adicionar ciertos criterios que estimulen a ciertas organizaciones a concursar, brindándoles una buena oportunidad de ganar la oferta. Fuera de las estrategias directas de acción afirmativa simple, las cuales pueden recompensar la participación de los grupos minoritarios o mujeres, deben existir criterios ling[cedilla]ísticos, o de conocimiento de las condiciones locales, o habilidades para trabajar sin y con grandes cantidades de voluntarios. En todos estos la suposición que se hace es que estos criterios beneficiarán la prestación del servicio y su aceptación general en la sociedad; y que los abastecimientos a gran escala tienen el deber de extender la calidad.
