Todos los contratos se deben manejar con mucho cuidado. Esto es particularmente cierto cuando la calidad, el precio y el tiempo son importantes. Los educadores necesitan invertir más tiempo para pensar en la forma como los van a manejar.
Los educadores se separan de los proveedores
Una vez que el contrato ha quedado establecido, las cuestiones relacionadas con el manejo del proyecto deben separarse de las cuestiones relacionadas con el manejo del programa educativo. El contratista puede ayudar a manejar parte del proyecto (o la totalidad de este). Una unidad administrativa de la organización educativa o de la autoridad electoral debe hacerse cargo del contrato.
Así la relación con el programa educativo puede atenuarse y puede suceder que aquellos que realizaron el trabajo dejen de evaluarlo y manejarlo de cerca de manera más fácil.
Cuando la capacidad educativa es limitada, es mucho más probable que el contratista tenga mayor responsabilidad sobre el proyecto.
La consecuencia de todo esto es que toda la información disponible sobre el proyecto, así como su evaluación y criterios de desempeño pasan del contratista, quien es el encargado de pagar las facturas, al proveedor, como encargado de enviar las cuentas. Esto puede considerarse como una licencia para imprimir dinero.
Capacidad de manejo del proyecto
Un equipo educativo o una autoridad electoral encargada de comisionar bienes y servicios, ya sea a gran escala o a una escala más limitada, necesita asegurarse que cuenta con la capacidad para manejar estos contratos en detalle. Aspectos tales como las capacidades para manejar un proyecto, las reuniones regulares, la revisión de los objetivos y costos, así como las variaciones en los costos, la calidad de los suministros y los detalles del proyecto deben ser considerados conjuntamente por el contratista y el proveedor.
Esto es de alguna forma una cuestión de confianza, y puede existir un argumento que permita que los proveedores confiables trabajen bajo una serie de acuerdos establecidos por si solos. Aun cuando también es una cuestión de conocimiento y poder.
Los proveedores que trabajan con sus propios recursos en la conducción de un proyecto, y que no cuenta con un programa de supervisión, pueden llegar a convertirse en expertos. Esto nos lleva a dos problemas. El primero es el problema con contratos futuros - el experto se encuentra en una posición ventajosa en relación con futuros proyectos y puede establecer el precio si no hay otra alternativa para desarrollar el trabajo. El segundo es un problema de capacidad de personal. El proveedor experto nunca se puede comparar con un contratista experto, quien siempre hará valer su autoridad.
Un servicio en el corto plazo
Los recursos para el manejo de proyectos pueden resolverse en el corto plazo a través de la compra separada e independientemente de estos servicios. Con frecuencia, esto se lleva a cabo por autoridades electorales y organizaciones de nueva creación. No obstante, aquellos que pretenden comisionar bienes y servicios sobre una base regular necesitan construir una capacidad propia con sus propios recursos.
La capacidad interna puede construirse en los contratos, de tal forma que un equipo encargado de manejar un proyecto tiene que dejar de lado su experiencia para ayudar a capacitar y construir un sistema acorde a las condiciones locales.
