Los programas de educación nacional que son altamente descentralizados, ya sea geográfica o funcionalmente, imponen demandas especiales de coordinación y control sobre el equipo educativo. Esta sección discute estas demandas y proporciona algunas sugerencias para enfrentarlas.
Coordinación
Además de la necesidad para manejar distintos insumos de los programas, de conformidad a un calendario o itinerario particularmente apretado, existen problemáticas de poder y de autoridad.
En coaliciones, consorcios, o programas que involucran a la sociedad civil, no hay una línea directa de autoridad, a menos que haya sido negociada por el tiempo que dure el programa. Bajo esta circunstancia, un equipo de educadores tiene que desarrollarse dándose el tiempo necesario para manejar las relaciones de los socios, definiendo los términos del trabajo, la delegación de tareas, y la relación de éstas entre sí.
Algunas veces se requiere de personal de tiempo completo, generalmente proporcionado por las organizaciones socias.
Los comités de control, los comités de gerencia, las salas de máquinas o los coordinadores de proyectos deben comprometerse a llevar relaciones muy estrechas e invertir una buena parte de su tiempo en las reuniones de trabajo. Siendo posible la reducción de algunas de las responsabilidades de las personas que acuden a estas reuniones.
Control
Los líderes de los equipos requieren buena información y reportes precisos sobre el proceso del programa. Cuando los programas están sesgados a favor del personal de campo o contratistas externos, el equipo probablemente tendrá que apoyarse en ellos para conseguir esta información. Existen problemas potenciales en las áreas encargadas de la elaboración de reportes y de contabilidad financiera.
El personal encargado de elaborar los reportes pueden encontrar que esta tarea es un tanto difícil de llevar a cabo con precisión por los siguientes motivos:
- Un reporte preciso requiere habilidades particulares y un adecuado conocimiento de los resultados esperados. Es probable que estas características no estén disponibles para aquellos que se encuentran alejados del centro.
- Un educador o contratista puede sub reportar los problemas o el bajo desempeño; o puede subestimar el número de personas a las que llega un gran evento o la distribución masiva de materiales. Quizá por la propia carencia de información, o una mala interpretación de lo que ha sucedido. También es probable que exista algo de engaño propio. Cada uno de estos problemas reduce la precisión de la información que retroalimenta al programa principal.
Adicionalmente, con el claro propósito de causar daño, pueden presentarse reportes de eventos o servicios que no se hayan celebrado, aunque no siempre es la malicia lo que sesga la información y dificulta una respuesta apropiada.
Del lado financiero, los programas educativos tienen que manejar distintos flujos de gasto derivado del centro. En los programas descentralizados hay menos niveles de gasto. Los educadores frecuentemente tienen que pagar hospedaje, comida, y hasta subsidiar a los participantes cuando es difícil desarrollar una facturación precisa, y donde el educador de campo tiene que servir de secretario, contador, y capacitador, todo al mismo tiempo.
Todos estos flujos de costos necesitan ser resueltos durante la etapa de planeación, siendo necesario desarrollar sistemas que permitan un buen control financiero sin impedir la entrega del programa.
Sistemas y confianza
En cada uno de estos dilemas, se presenta la necesidad de encontrar fuentes de información externas y de realizar revisiones y balances a la contabilidad y el manejo. Tales sistemas tienen que ser relativamente sencillos, y los juicios tienen que hacerse tomando en cuenta los costos de tales sistemas en relación con el presupuesto total de programa.
Tal vez el mejor sistema sea el que desarrolle la integridad personal basado en un excelente desempeño y un compromiso con los objetivos sociales del programa, generalmente acordado e inevitablemente censurado cuando la integridad personal falla. Es difícil observar que tanto es posible colocar en un sistema administrativo capaz de tratar con todas las órdenes de coordinación y control de un programa nacional de educación electoral que no conlleve cierto grado de confianza.
Cuando esta confianza no existe, establecerla puede ser menos costoso que implementar un control burocrático. Cuando esto no puede lograrse, los controles burocráticos, las líneas auditoras, los procedimientos de doble reporte y las supervisiones inmediatas, la auditorias profundas y las investigaciones externas estarán el orden del día.
