Los educadores hablan de la evaluación formativa, la cual es similar al monitoreo. Es una actividad que corre paralelamente con la instrumentación del programa, lo depura y lo perfecciona durante la fase de instrumentación.
Las agencias de publicidad se refieren a la investigación de búsqueda: mantener el programa por el camino adecuado, o mantener un registro del mismo.
Las herramientas utilizadas para dicha evaluación pueden ser las mismas que se utilizan en una evaluación agregada (ver Medición de Impactos (Evaluación Agregada)). También incluyen herramientas gerenciales más tradicionales y aquellas desarrolladas para manejar eventos educativos individuales.
Las dificultades que enfrenta la evaluación formativa no son las de recolección de datos, sino primordialmente aquellas que buscan establecer mecanismos para convertir las perspectivas de evaluación en modificaciones e innovaciones programáticas. Esta sección analiza los conflictos que pueden surgir con la importancia del plan programático (ver también Alcanzar y Mantener un Compromiso con el Plan) y con algunas herramientas de monitoreo.
El monitoreo debe mantener un ritmo
Los programas de evaluación tienen un horario apretado. Los eventos y las actividades se planean con anticipación y se toman las decisiones sobre la producción de materiales, la preparación de los educadores, y la transmisión de información que no son fácilmente alterables. Las actividades cara a cara, en particular, requieren plazos de entrega sustanciales.
Los evaluadores deben estar estrechamente vinculados a los administradores del programa y deben ser capaces de analizar los datos recibidos con gran rapidez si esto marcará una diferencia. Sumado a lo anterior, deben tener un buen conocimiento de los objetivos y propósitos del programa para no sugerir cursos de acción que lo alejen de estos objetivos. Todos los cambios sugeridos deben aumentar el logro de los objetivos, con una excepción.
Los programas extensos pueden basarse en evaluaciones de mitad de período que son mucho más profundas y pueden incluir una evaluación de las estrategias y los objetivos. Cualquier cambio recomendado como resultado de la retroalimentación recibida tiene que ser considerado cuidadosamente, especialmente si existen obligaciones contractuales basadas en los objetivos y perfiles originales del programa. A pesar de que es relativamente fácil hacer cambios en la forma como se instrumenta el programa, resulta mucho más difícil hacer cambios en lo que se pretende.
En algunos casos, esto es necesario si la información recibida sugiere la existencia de problemas mayores en el diseño del programa. La evaluación formativa usualmente se encarga de depurar el programa.
Conflictos entre los evaluadores y los administradores del programa
Aún cuando exista una clara distinción entre los equipos de evaluación y de administración, y aún si sus roles están claramente definidos, pueden surgir conflictos entre el personal encargado de obtener y analizar los datos evaluados y los responsables de la instrumentación del programa.
Las constantes reuniones y los acuerdos formales sobre cómo resolver dichos conflictos son bastante útiles. Los evaluadores se pueden ver forzados a añadir al registro las recomendaciones que no fueron seguidas. Al mismo tiempo, si se siguen la recomendaciones pero éstas no generan cambios exitosos, pueden causar controversias. Los evaluadores pueden encontrarse repentinamente evaluando innovaciones programáticas que ellos motivaron, pero que no están funcionando.
El papel de los evaluadores entonces se vuelve bastante problemático a menos que ellos actúen como asistentes técnicos que proporcionan datos no analizados a los administradores del programa y como ayudantes en el análisis conjunto de dicha información. Esta relación seguramente estará menos abierta al conflicto.
Trabajar el programa
El trabajo preliminar sobre el plan educativo es la herramienta disponible más importante para una evaluación formativa o monitoreo del programa. Sobre una base regular es posible verificar hasta que punto se está instrumentando el programa y hasta que punto las cambios en el contexto o en el electorado de enfoque requieren adaptaciones programáticas.
Tener un plan documentado también permite que dichos cambios sean registrados y anotados para una evaluación general posterior.
Herramientas para monitorear
Además de las herramientas de recolección general de datos, las herramientas discutidas en esta área temática, la respuesta o reacción del cliente es quizá la más importante.
Dichas formas de respuesta han sido refinadas por las preocupaciones comerciales, siendo posible utilizarlas como modelos de diseño y brevedad. Cuando la audiencia es letrada, es posible recolectar respuestas individuales de los eventos o servicios particulares, procesarlas, y posteriormente utilizar los resultados para terminar exitosamente el programa. En caso contrario, las discusiones en grupos pequeños y los registros de la información obtenida pueden servir con el mismo propósito.
Dentro de las herramientas adicionales se pueden incluir líneas telefónicas de quejas, evaluaciones cuidadosas de los educadores, encuestas cortas, y reuniones ocasionales (en grupos de enfoque o discusión) de los involucrados.
Rol del personal
Empero, la mejor fuente de información es un personal reflexivo y conciente. Las preocupaciones frente a la orientación de la evaluación y el monitoreo deben formar parte de cada evento de capacitación, y las reuniones programáticas deben incluir oportunidades para que el personal comunique lo que ha aprendido y lo que ha descubierto en sus interacciones con el campo.
El propósito de la evaluación formativa no es decir, "se los dije", sino asegurar que el programa es apropiado y efectivo. Todo debe encaminarse a este fin y los educadores deben crear tanto interna como externamente un clima de aprendizaje.
