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Los investigadores y bibliotecarios se convertirán en los guardianes de los materiales producidos por los educadores y los ciudadanos. Estos educadores y ciudadanos requieren información sobre la proveniencia de la publicación.
El problema es que usualmente esta información no está disponible, puesto que los materiales usados con propósitos educativos son efímeros o son poco definidos. Sumado a lo anterior, es poca la atención que se le presta a la durabilidad de los materiales, así que se preparan paquetes en los cuales un manual puede contener toda la información aquí sugerida, pero no las partes que lo componen.
La siguiente información básica debe proporcionarse en todos los materiales impresos:
Esto debe realizarse por dos razones. Primero, los usuarios deben estar en capacidad de evaluar el material de acuerdo con un rango de criterios (especialmente si el material es producido durante una elección cuando la parcialidad es un asunto importante), uno de los cuales es la credibilidad de la organización editora. Segundo, para aquellos que recolectan o evalúan las actividades materiales y que aseguran el uso continuo de las experiencias que contiene dicho material o que a través de su utilización necesitan la información para catalogar y obtener copias o información adicional.
En periodos electorales, las fechas tendrán que ser más específicas puesto que la información cambia. Una edición del panfleto puede estar más actualizada y ser más autoritaria que otra; los suplementos del periódico pueden contener detalles que son actuales solo el día de la producción. No obstante los materiales impresos están en muchos lados, especialmente en las áreas de recepción de las oficinas, en los estantes públicos y en las vitrinas de distribución gratuita. Los materiales inadecuados no pueden descartarse si no están fechados.
Así que, sumado al año, un material efímero puede requerir el mes, el día y más aún el año de publicación.
Las publicaciones especializadas tales como listas de mesas de votación, enmiendas a regulaciones, y preguntas más frecuentes para los educadores, pueden incluir la hora de impresión para asegurar que siempre se está utilizando la última versión.
Dado que los materiales se separan unos de otros, hay que tomar una decisión sobre cómo asegurar que se lleva un registro de los distintos grupos. Existe la posibilidad de que no se pueda poner toda la información en pequeños panfletos o artefactos. Pero estos deben tener alguna marca identificable o logotipo y el documento primario (usualmente un manual o portada) debe contener los detalles completos y explícitos del grupo completo de materiales. Si es posible, el documento primario debe mencionar no sólo los títulos sino también debe proporcionar información descriptiva particular sobre los afiches y los otros trabajos.
Además de lo anterior, los investigadores que pretenden comprender cómo se preparan y utilizan los materiales para que las lecciones se vuelvan más generales, también querrán información que comúnmente no se suministra.
Los editores expresarán, en un prefacio, avance, o frase introductoria, un corto mensaje sobre el sentido del contexto dentro del cual se producen los materiales y el propósito por el cual fueron creados. Esto es especialmente importante en la educación al votante puesto que hay muchas divergencias entre una y otra elección. El material adecuado sobre educación electoral para una primera elección, para un electorado que nunca antes ha sufragado, será muy diferente de aquel preparado para una comunidad altamente letrada y habituada a las elecciones, donde éstas son obligatorias.
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