Los educadores electorales tendrán que encontrar y asegurar lugares de reunión para una gran variedad de actividades. Esto introduce varias interrogantes relacionadas con los costos y la administración de sus programas.
El entrenamiento de cascada, las conferencias de los medios de comunicación, las reuniones de coalición de ONG, los talleres de educación electoral, los talleres de diseño de sistema educativo, los festivales de música, los ensayos dramáticos y los seminarios de escritura son solo algunos de los tipos de reunión que son requeridas. De esta manera los educadores competirán por los espacios de reunión con cualquier otra persona que participe en las elecciones, incluyendo partidos políticos, administradores electorales y la prensa.
Usualmente es sorprendente cuán difícil resulta obtener lugares de reunión públicos -identificarlos, reservarlos, obtenerlos a bajo costo, y mantenerlos disponibles cuando el programa es incierto pero pudiendo requerirlos.
Aún aquellos países que poseen grandes industrias turísticas y de convenciones pueden presentar problemas con los sitios de reunión que se encuentren fuera de los centros turísticos, en lugares más aislados y menos agradables del país. Puede inclusive existir competencia por obtener las áreas de los centros turísticos si las elecciones se están llevando a cabo al mismo tiempo que otras convenciones en la misma ciudad. En consecuencia, es esencial acceder rápidamente a personas confiables que busquen los lugares de reunión y a un equipo de personas que puedan ser creativos en la búsqueda de lugares apropiados para las reuniones.
Entre los lugares de reunión menos obvios, y ciertamente fuera de la experiencia normal de los agentes de viajes profesionales, encontramos las iglesias y asambleas religiosas, así como los centros de retiro, campos, instituciones educativas, parques de diversiones y campos deportivos. Cuando se necesitan lugares donde se pueda dormir, éstos son aún más difíciles de encontrar a no ser que se cuente con la hospitalidad de la gente local.
Dichos sitios alternativos, sin embargo, son difíciles de reservar a distancia, y el pago, dónde se requiera, por lo general tiene que hacerse en efectivo. Tener entonces contactos locales y tener que cargar grandes cantidades de dinero puede ir en sentido contrario al sistema centralizado y administrativamente conveniente que las organizaciones de educación electoral nacional así como las autoridades electorales utilizan.
Los hoteles y los centros de conferencias comerciales se convierten en los lugares predilectos de reunión, antes que los espacios públicos, aunque éstos aseguren que la elección operará desde una base comunitaria y con el apoyo de la comunidad. A no ser que sea posible persuadir a los dueños de tales lugares de reunión para que donen su uso, los costos del programa de educación al votante pueden dispararse y desanimar a los organizadores a la hora de conducir eventos públicos.
