Sin importar si la evaluación será hecha por un equipo externo o por el personal a cargo del programa, es necesario redactar un documento correspondiente a los términos de referencia.
Dicho documento, permite a todos los involucrados (y aquellos que quieran involucrarse en la evaluación como receptores del reporte, como entrevistados o como proveedores de información esencial) entender y aceptar las áreas investigadas, la forma en que se va a hacer la investigación, el horario, y en los casos en que los términos de referencia contraten evaluadores externos, los costos.
Por lo general, los términos de referencia cubren los siguientes temas:
- El contexto. Una pequeña sección explicando los motivos de la evaluación y el contexto del programa.
- Principal motivo de la evaluación. Una afirmación que describa la intención general de la evaluación con relación a las metas que cumpla, para que pueda ser juzgada, por aquellos que solicitaron la investigación.
- La metodología que se va a adoptar. Esta es la sección más larga, ya que debe identificar si la investigación va a ser cualitativa y descriptiva o cuantitativa basada en encuestas, así como la forma como los investigadores van a realizar el trabajo.
Esta sección debe también incluir las decisiones con relación a las reuniones que se deben llevar a cabo con los involucrados, si éstas van a estar compuestas por entrevistas cara a cara, en grupo, por teléfono, estructuradas o no estructuradas.
- Una gráfica de tiempo. Por lo general, una evaluación es conducida en un límite muy estrecho de tiempo. Para que los participantes estén al tanto de esto, es aconsejable incluir una pequeña gráfica con el tiempo de duración dentro de los términos de referencia. Si esto no es posible, se debe especificar claramente la fecha de inicio y de entrega del reporte.
- Información Adicional. Cada evaluación es diferente, por ende es posible que se necesite especificar ciertas condiciones. Estas pueden incluir algunas restricciones sobre quién hace la evaluación, si el equipo incluye o excluye al personal y otras calificaciones de los evaluadores.
También pueden existir algunas instrucciones acerca de la accesibilidad de ciertos involucrados para guiar a los evaluadores, así como algunos datos existentes que deben ser tomados en cuenta.
- Obligaciones contractuales. . Si los términos de referencia van a ser utilizados como un documento central o como un contrato entre el evaluador externo y el programa educativo, entonces deben incluir información acerca de los costos, la forma en que va ser entregado el reporte, las obligaciones del evaluador para entregar los reportes preliminares, total confidencia y discreción de la información, etc.
Los términos de referencia son una herramienta esencial para conducir una evaluación. Es posible que deban escribirse muchas veces antes de ser aceptados por aquellos cuya aceptación es requerida.
La discusión sobre este tema también se facilita a través del desarrollo de los términos de referencia. Una vez se determina la importancia de la evaluación, se asume que los posibles involucrados sean el equipo de educadores, su organización y posiblemente el financiador del programa. A medida que se desarrolla la discusión, otros involucrados pueden tomar parte activa, por lo que puede mostrárseles un borrador de los términos de referencia.
Se debe tener mucho cuidado cuando se desarrollan los términos de referencia debido a que es el documento al cual se remiten los evaluadores durante la evaluación. Muchas evaluaciones y evaluadores son atacados (ver Legitimidad y Confiabilidad) por lo cual tendrán que remitirse constantemente a los términos de referencia para poder defenderse.
Entre más explícito sea el documento, mucho mejor para todos los involucrados.
