La discusión sobre la naturaleza del reporte final del programa, su formato, su audiencia, el contenido general y las personas responsables de su preparación, debe hacerse preferiblemente durante la fase de planeación preliminar del programa. Los educadores tienen la responsabilidad con su organización, la autoridad electoral, los donantes y patrocinadores y el público en general de reportar el programa una vez éste sea finalizado.
Existen varios ejemplos de legislación electoral que imponen determinados límites de tiempo para la preparación de los reportes posteriores a la elección. Dichos límites también se aplicarán en los programas educativos patrocinados por la autoridad electoral u organizados en su nombre.
Una vez finalizado es demasiado tarde
El peor momento para contemplar el reporte es una vez que se ha finalizado el programa educativo. Para entonces, la motivación del reporte será muy poca, la información requerida no siempre estará disponible y los comentarios requeridos del personal ya son imposibles de captar, puesto que éstos ya se han marchado. Adicionalmente, a pesar de que los conductores de los programas cara a cara o comprometidos con la publicidad pueden haber construido sistemas de reacción y evaluación, la relación entre aquellos y el reporte final puede resultar confusa. Tendrá que dirigirse mucha información, de la cual sólo una pequeña parte es relevante para el reporte final, lo que requerirá de tiempo y energía adicional.
Preparar el reporte
Después de haber dado respuesta oportunamente a la necesidad de un reporte, el personal empezará a prepararlo y empezará a bloquear las áreas requeridas para la recolección de la información necesaria para los reportes. Éstos también empezarán a discutir con aquellos a quienes irá dirigido el reporte, acerca de sus expectativas con relación al mismo y a la forma como éste será utilizado y se hará público.
El propósito del reporte tendrá que ser muy claro desde el principio. Por ejemplo, puede ser la historia del programa, un diario día a día, una visión general de los aspectos más importantes o una opinión de alguien externo. En algunos casos, puede haber alguna inclinación para dejar el reporte en manos de aquellos conduciendo evaluaciones externas; pero el mejor escenario será que dichos evaluadores tengan un reporte interno como parte de su documentación.
Para cumplir con los propósitos del sistema de aprendizaje, los reportes deben ser lo suficientemente anecdóticos y descriptivos para permitirle a los futuros educadores entender el contexto dentro del cual se llevó a cabo el programa y para ofrecer la información basada en experiencias, necesaria para ser analizada en el desarrollo de las lecciones generales.
El tipo de reporte
Existen un gran número de reportes aceptables que hacen que el programa sea considerado como un ejercicio educativo y de comunicación. Dichos reportes hacen uso de un gran número de voces que aportan distintas perspectivas acerca del programa, citas y reflexiones de los participantes, educadores locales, planeadores y administradores. El reporte resumido permite a los lectores reflexionar sobre el programa y sirve como un tipo de registro público.
Los reportes no necesitan ser escritos en su totalidad. Existen formas alternativas para mantener un registro, como por ejemplo, la narrativa. Estas otras alternativas tienen la ventaja de capturar las emociones y la parte humana del programa, haciéndole llegar estos sentimientos al público en formas tal vez más persuasivas y accesibles.
Los documentales fotográficos, videos y producciones de audio, así como la publicación de revistas especiales ofrecen un registro que puede ser utilizado junto con la narrativa más técnica requerida por el estatuto o por un acuerdo hecho con quien financia.
Los reportes deben incluir al menos los siguientes aspectos del programa:
Los reportes que son preparados después del evento, y que han sido retrasados a raíz de la falta de personal, información o acceso a los partidos relevantes, pueden ser útiles para preservar un registro del evento, pero es poco probable que vayan a tener el impacto formativo de los reportes hechos con más cuidado. Se puede argumentar que dichos reportes mejoran con el pasar del tiempo, cuando la verdad es que se convierten por lo general en unos ejercicios académicos con todas las desventajas que presentan este tipo de ejercicios.
La construcción de estos reportes se hace con base en registros contemporáneos: actas, periódicos, publicaciones mensuales o trimestrales, reportes quincenales, mensuales, semanales o diarios. Si éstos no han sido preparados, se corre el riesgo de perder incluso aquellos reportes retrasados. Entre más se retrase más difícil será llevar un registro preciso.
Accesibilidad y transparencia pública
Sin importar la forma como haya sido construido el reporte -- aún cuando éste sea un compendio de distintos reportes -- es muy importante que los reportes sobre programas educativos estén disponibles para todos los involucrados. La discusión sobre la divulgación debe ser llevada a cabo al mismo tiempo que la planeación del reporte para que se puede establecer un compromiso, el cual no será quebrantado temiendo el contenido del reporte.
Si se tiende a creer que los reportes incluyen asuntos confidenciales que no pueden ser de conocimiento público, los educadores tienen no obstante una serie de opciones abiertas para manejar estos casos. Se puede preparar un reporte público junto con un documento que incluya la información confidencial para ser entregado a los involucrados principales. El reporte puede ser dividido en un reporte altamente técnico y otro anecdótico, disponible para todo el mundo. De otro lado, el reporte también puede llevar una fecha para la cual debe hacerse disponible para que pueda ser considerado inicialmente como confidencial. Finalmente, los principales involucrados, es decir, para aquellos que está dirigido el reporte, pueden elegir divulgarlo sin sus comentarios o con una aclaración como apéndice.
Lo anterior es una lista de los compromisos que por lo menos le permiten al público tener acceso a los reportes que son ante todo de interés general y sobre el mismo público en cuestión. Con suerte, dichos compromisos pueden no ser necesarios. Empero, al final son mejores que las prohibiciones directas de los reportes que ocasionalmente ocurren cuando los reportes contienen información crítica. La palabra "crítica" por sí misma reúne el significado que hace de ésta una opción infortunada. Estos reportes por lo general ofrecen las lecciones más importantes para el público en general y para la mayoría de educadores.
