Toda organización tiene una versión del chiste acerca del orden inverso donde la secretaria adquiere más importancia que el jefe. En este chiste el jefe cree que es Dios, pero la secretaria siente que ejerce un control sobre él. Piensa que sin ella, él no podría ni llegar a la puerta, mucho menos ser Dios. Al llegar al momento de hacer las cosas, las razones de este chiste resultan obvias.
La información más importante (tanto formal como informal, registrada y de conocimiento común) por lo general es guardada por las secretarias, los ayudantes y los asistentes, quienes también son los encargados de preparar el horario, las actas de las reuniones y los reportes con las decisiones. Desafortunadamente, en la empresa de educación al votante, existe una buena posibilidad de que dicha persona no esté presente en el momento en que se necesite algo. Lo más probable es que se haya ido, junto con el director y el comisionado, a otros lugares. Si la organización educativa era temporal, el conocimiento que mantenían una o dos persona se dispersa, perdiéndose una vez éstas personas abandonan la organización.
De tal forma, siempre deben existir buenos registros escritos disponibles que le permitan a las personas que ingresan al programa por primera vez, o volviendo al mismo después de otro trabajo, ponerse al día de forma rápida y fácil. Aún cuando hay un grupo central en su mismo puesto, para aquellas personas que necesitan comunicarse rápidamente con la organización, un libro de procedimientos logísticos y gerenciales es esencial.
Dicho libro debe incluir un rango comprensivo de información, preferiblemente recolectada para ser fácilmente localizable. Los libros con índice o las listas en orden alfabético resultan muy útiles en estos casos. Los documentos recolectados de tal forma que puedan ser buscados con base en una palabra clave también pueden ser utilizados. Sin embargo, a medida que se hace este registro, hay que tener en cuenta al usuario y sus necesidades.
Proveedores de bienes y servicios
Los bienes y servicios pueden variar desde los más básicos (los que le aportan los agentes de bienes raíces a la propiedad en renta) hasta los más técnicos (quién aporta las estadísticas geográficas a las estaciones de radio). La lista puede incluir los proveedores preferidos de los sistemas telefónicos, abogados, instituciones educativas, hasta los nombres de los restaurantes de comida rápida y otros recursos necesarios en el día a día.
Dichas listas pueden contener no sólo la información formal sino también los nombres de los contactos que por lo general trabajan en el negocio. Éstas también pueden adjuntar algunas anotaciones sobre la relación comercial existente y sobre cualquier tipo de arreglo hecho para servicios especiales o reducción en los costos.
Esta información siempre esta presente en las organizaciones más estables y puede ser recolectada de manera permanente por las autoridades electorales. Empero, resulta sorprendente la frecuencia, incluso dentro de estas organizaciones, en que dicha información es personalizada pues existe sólo mientras algunos miembros claves del personal se mantienen en la misma posición. Los anterior no puede ser garantizado en los programas educativos; éste también es un problema particular de las ONG's las cuales están estrechamente relacionadas con las tareas educativas.
La red de la sociedad civil
Una segunda área para el registro de información es mantener disponibles todas las organizaciones de la sociedad civil que han brindado algún apoyo a los programas educativos. Para esto se deben mantener, en la medida de lo posible, listas computarizadas que incluyan una amplia gama de información sobre la organización que pueda ser actualizada fácilmente. Particularmente, los educadores querrán mantener un registro de los detalles, incluyendo los detalles del contacto personal con todos aquellos involucrados en las coaliciones y los consorcios. El personal de las ONG's puede cambiar, por lo cual puede ser necesario involucrar individuos al igual que a la organización previa.
¿Quién lo tiene?
Debido a la posibilidad de la dispersión del personal y de los recursos, especialmente de materiales preparados para programas anteriores, debe existir un registro seguro donde dichos recursos puedan estar y donde puedan ser encontrados. Tal lista puede incluir información sobre derechos de autor, así como de bibliotecas, institutos de investigación e investigadores individuales.
¿Cómo hacer las cosas?
Durante los programas educativos, los procedimientos establecidos deben proteger todos los elementos, garantizar la responsabilidad fiscal y las prácticas justas para el empleo, reducir los gastos y mejorar la efectividad del personal. Dichos procedimientos necesitan estar escritos y disponibles para que la gente aprenda cómo se establecieron en primera instancia tales procedimientos. Puesto que muchos de estos procedimientos tienen implicaciones legales o financieras, éstos deben escribirse de tal forma que no haya malos entendidos. Éstos son diseñados para facilitarle la vida a las personas, por lo cual deben ser simples y accesibles y no complejos y encerrados bajo llave.
