Un programa educativo complejo requiere una planeación considerable. Una vez que se ha desarrollado el plan, los distintos componentes que son necesarios para llegar al éxito deben estar alineados y realineados de manera regular. La razón para examinar estos dos temas conjuntamente obedece a la estrecha relación entre la participación en la planeación y el deseo de contribuir ampliamente en un programa y alinearse uno mismo y los recursos a una de las disposiciones relativas a la dirección del programa.
Es posible preparar un plan y posteriormente ejecutarlo a través de una serie de comandos y contactos cuando los encargados de la preparación están en capacidad de planear hasta el último detalle y de prever todas las eventualidades, cuando poseen tanto el poder como la influencia por su posición, conocimiento y dinero, y cuando es posible controlar la capacitación y la instrumentación de las actividades a escala macro y micro. Probablemente los ejércitos puedan hacer esto. La mayoría de los educadores no pueden hacerlo.
Por tanto, los educadores deben buscar la colaboración y la cooperación de otros, a la hora de hacer que la información este disponible y al momento de hacer los ajustes al programa a la luz de las cambiantes circunstancias locales. Bajo apremios de tiempo, los elementos del programa usualmente tendrán que desarrollarse "al vuelo". Y cuando el programa se disemina sobre un frente amplio y no es posible sostener una comunicación regular, los educadores tienen que apoyarse en la calidad de su equipo y sus materiales, con el fin de asegurarse que el programa continúe.
Planeación
Puede considerarse que la planeación tiene dos componentes; el desarrollo de un plan estratégico o esquema lógico, y el establecimiento de programas, guías otros detalles de trabajo. En programas de educación nacionales, con la importancia de un compromiso y participación general de diversos interesados y socios potenciales, lo primero requiere mayor atención que lo segundo. Sí los educadores describen esa actividad en términos estratégicos, hablando de la visión o misión, objetivos estratégicos y evaluación de los recursos, oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades ,o bien en términos de un esquema lógico de propósitos, objetivos, resultados, tareas, indicadores y supuestos (ver Preparativos), es conveniente asegurarse que se incluye al mayor espectro posible de personas en las áreas relacionadas con las políticas. La planeación detallada puede entonces delegarse a especialistas, más que a un pequeño grupo de personas considere las políticas y luego esperar que los socios educativos "llenen los huecos".
La alineación y el sentido de pertenencia requieren un entendimiento y un compromiso con el marco general. Es mejor lograr esto conviniendo talleres de planeación con varias personas, incluyendo representantes de todas las organizaciones que se esperan que contribuyan con el programa. Dichos talleres no deben confundirse con las conferencias, donde la información puede suministrársele a los participantes y donde su colaboración en el programa puede ser debatido. Esos eventos pueden considerarse educativos y pueden inclusive permitir identificar socios potenciales del programa. Pero si el plan es presentado en la sesión de clausura como producto de una conferencia, cuando en realidad ha sido el resultado del trabajo de un pequeño comité o de las organizaciones citadas, no reducirá la necesidad futura de una planeación o consulta más significativa. En lo básico, dichos eventos tendrán que ser seguidos de muchas reuniones y comunicaciones adicionales, con el fin de asegurar el compromiso y superar los malos entendidos y las resistencias, que son mucho más costosas de lo que se pudo haber pensado cuando se decidió originalmente reunir a las personas.
Un taller de planeación es precedido por consultas a las organizaciones socias con el fin de establecer un compromiso, que para cuando el grupo se reúna esté listo para actuar. El taller en sí debe estar facilitado por aquellos que poseen habilidades en diseño educativo, y debe ser lo suficientemente largo como para asegurarse que los asistentes concluyen con un acuerdo sobre la política general.
En otras palabras, deberá existir un acuerdo sobre:
- El contexto dentro del cual se conducirá el programa,
- El propósito general del programa (que debe estar acordado por escrito),
- Objetivos claves (una vez más, esto debe quedar por escrito),
- El papel de todas las personas presentes,
- Un compromiso con futuras tareas,
- El plazo límite para la planeación,
- El paradigma general bajo el cual se pretende operar el programa.
En este punto, el equipo citado puede desarrollar un documento de planeación que perfile la política del programa y que permita a varias personas examinarlo detalladamente. El establecimiento de una serie de objetivos claves normalmente permitirá un planeamiento detallado que pueda ser delegado a diferentes individuos y organizaciones. Será necesario nombrar a un individuo u organización para que continúe coordinando las actividades de planeación, y esto crea la necesidad de establecer qué es lo que los socios entienden por coordinación.
Coordinación
Los individuos y las organizaciones que operan bajo de un paradigma de interés público, donde exista un compromiso fuerte y justificable con la independencia y la autonomía, pero también con la participación e igualdad, tiende a ser sospechoso de la administración y el control. Puesto que es esencial que las organizaciones tengan sistemas de administración, ha habido una tendencia a encontrar fórmulas de palabras suaves para describir estos sistemas. Una de estas palabras es "coordinación". Hay muchas personas que pretenden jugar el papel de coordinadores cuando en realidad lo que hacen es liderar y controlar. No obstante la palabra tiene un componente de servicio, y es necesario, aun bajo un acuerdo colegiado, establecer fórmulas bajo las cuales se puedan alinear las actividades de los socios.
Por esta razón, a menudo suelen ser generar suspicacias los términos fácilmente dispuestos para inventar nuevas palabras y estructuras. Algunos de estos pueden ser " "secretariados," "comités de dirección," "salas de máquinas," "grupo de operaciones," y "unidades de operación." La capacidad humana para inventar es enorme. Pero la capacidad humana para tomar y asumir el poder parece igualmente grande. Y este es el problema que necesita resolverse cuando se toman en consideración los esfuerzos de coordinación, más que las palabras mismas.
Para asegurarse que los coordinadores hacen justamente esto, más que apoderarse del programa, los socios deben reunirse regularmente, insistiendo en el mantenimiento de buenos registros escritos y minutas de las reuniones, un claro entendimiento de la responsabilidad de rendir cuentas, una política sobre quién actúa como vocero del programa, así como en la capacitación de todo el equipo de coordinación. Muchas veces la confusión surge de equipos mal preparados, incapaces de completar las tareas que el programa les asigna.
Alineamiento
Una vez que se ha conducido la planeación en forma cooperativa y se ha establecido la coordinación del plan, faltaría que el equipo que dirige el programa considere la forma de alinear la variedad de recursos como soporte de los objetivos del programa.
La mayoría de las veces, dicho alineamiento requiere una articulación regular de la visión del programa y una apertura hacia la participación de una variedad de individuos y organizaciones, aun y cuando sus antecedentes históricos e ideológicos no sean políticamente correctos. Los programas de educación nacional buscan asegurar que una gran cantidad de individuos y grupos acepten y trabajen por una meta común, defendiendo y articulando esa meta.
Si el programa tiene una existencia de largo plazo, el equipo puede evaluar regularmente los alcances y la posición del programa en relación con las metas. Y como resultado de esto, pueden realizarse cambios en aquello que comunica a las personas con las que desean asociarse y que pueden contribuir al programa. Sin embargo, cualquiera que sea su posición frente al programa, querrán asegurarse que existen oportunidades regulares para hablar con las organizaciones y expresar su visión a través de la prensa, un boletín de prensa o página web, que constantemente invite a las personas a contribuir con las metas planteadas, y que posean un desarrollo y oportunidades de capacitación para un equipo regular que evalúe el programa y restablezca el compromiso para con él mismo.
Tales actividades sociales construyen un consenso y un sentido de pertenencia, siempre y cuando se conduzcan no como reuniones de venta o reanimación, sino como foros para que las personas se escuchen entre sí y confirmen que comprenden y creen en el programa y sus metas. Puede existir el peligro que este alineamiento lleve a una fe ciega. En ocasiones los programas se convierten en "vacas sagradas" en las que las relaciones entre socios son más importantes que los resultados del programa. Por esta razón, es igualmente esencial una evaluación independiente y la honestidad de parte de los educadores o el equipo de liderazgo.
