La preparación para la instrumentación requiere fijar la atención en un rango de problemáticas. Mientras que algunas de éstas pueden enfrentarse durante la evaluación del programa y las etapas preliminares, desafortunadamente muchas deben postergarse hasta que el plan educativo esté más desarrollado.
Por esta razón, se requiere de un Calendario de Educación a Votantes un instrumento mucho más detallado que el calendario electoral. Es necesario considerar distintas alternativas para financiar el programa (ver Presupuestación y Financiamiento). A menos que se obtenga una garantía anticipada de la planeación del programa, los educadores necesitan conseguir los recursos que les permitan tanto el la planeación del programa, como su posterior. Esta etapa puede llevarse un tiempo considerable.
El diseño del programa en sí tiene que desarrollarse a nivel macro y micro. Una vez determinados los diferentes elementos a utilizar, el personal encargado de desarrollar el currículo y de producir los materiales debe enfocarse en la planeación específica de las lecciones, desde un nivel micro.
Una vez establecidos estos planes, se tiene que comisionar la producción de materiales. Los ya existentes tienen que concentrarse, guardarse, y distribuirse (ver Abastecimiento). Por otra parte, se tiene que reclutar y capacitar al personal idóneo (ver Personal).
Utilizar los Recursos Disponibles
Esta narrativa sugiere una progresión lineal, pero aún cuando haya pocos elementos disponibles antes de la planeación de un programa, su preparación se basa en las condiciones locales. Es posible que exista personal o materiales sobre los cuales se pueda desarrollar un programa.
Antes de nombrar a los primeros miembros del equipo educativo, es pertinente verificar si ha existido un plan utilizado con anterioridad para financiar el programa; o si ciertos bienes y servicios ya han sido comisionados previamente.
Una vez determinada una estrategia, es posible que los materiales disponibles no sean suficientes para garantizar el éxito del programa, o que vayan más allá de la capacidad del personal disponible. Se pueden hacer cambios a nivel macro, y con mayor frecuencia, a nivel micro.
Líneas de tiempo
Puesto que la fase preparatoria tiene este aspecto cíclico, hay que tener cuidado al establecer una línea de tiempo o calendario (particularmente para la producción de materiales). Sumado a lo anterior, se tiene que preparar el calendario para permitir que el programa se desarrolle mientras está corriendo. Esto no es lo único esencial si tiene que existir una retroalimentación con el trabajo de campo, pero ciertamente asegura que la entrega pueda realizarse en el menor tiempo posible. Es probable que no sea necesario reclutar personal para capacitar a los funcionarios encargados de la información electoral en la mesa de votación sino hasta que empiecen los talleres de capacitación. O, puede que sea posible orientar a los capacitadores hacia ese programa y después comprometerlos con una capacitación más urgente. De igual manera, es posible que no sea imperativo contar con los materiales necesarios para este mismo evento sino hasta cuando se vaya a realizar.
Compromiso
La fase preparatoria en su conjunto es uno de los recursos y tiempos que se tiene que ordenr de la forma más eficiente posible. Los educadores que han conducido programas similares con anterioridad sabrán que tienen un libro con el cual trabajar. Los que conducen un programa por primera vez deben trabajar como un equipo para evaluar su plan, y pueden esperar que aun con el mejor plan posible, tendrán que trabajar muchas más horas y bajo mayor presión que lo que originalmente esperaron.
Sobre esta base y especialmente para los programadores electorales, el personal deben contratarse desde el principio.
