Una vez que el plan ha sido desarrollado, y cuando la gente ya tiene confianza en él, es necesario darle seguimiento. Los educadores no pueden pasar esto por alto, especialmente en tiempos de elecciones donde hay mucha presión de por medio. Deben asegurar un compromiso creando un libro de programación, llevando a cabo conferencias de programación, y comunicándose con todas las personas involucradas.
Si el plan se ha desarrollado a través de un proceso consultivo teniendo en cuenta un cierto espectro de personal involucrado, habrá muchos que quedarán excluidos de este diseño. Aún aquellos que trabajaron en la recolección inicial de datos del programa o en la determinación de los objetivos educativos podrán quedar excluidos del trabajo de diseño técnico detallado.
Así pues, es esencial obtener un compromiso con el plan y con las partes que lo componen por parte de aquellos que deben instrumentarlo o apoyarlo. Este compromiso no puede ser admitido para todo el periodo que comprende el programa. Las personas, incluyendo el personal, van y vienen y es esencial crear un mecanismo para integrar a los nuevos participantes y para orientarlos en el plan tan pronto como sea posible una vez que arriben a la escena.
Apegarse al plan flexibilizando la instrumentación
Puesto que dicho programa ha sido construido con un costo sustancial, y dado que es posible que exista una crisis en la confianza en algún punto durante la instrumentación, será necesario trabajar para mantener el compromiso con el plan. Esto último es un arte particular puesto que hay que afianzar la confianza en el plan original contra la necesidad potencial de un cambio como resultado de los vacíos del plan o los cambios en las condiciones bajo las cuales éste está siendo instrumentado.
Crear un libro de programación
La primera actividad debe ser la creación de un libro de programación que puede suministrársele a los participantes y que pueda ser usado por el personal del programa para presentarse y explicar el programa a los socios potenciales y participantes.
Dicho libro no tiene que ser el texto completo del diseño del programa, aun cuando puede anexarlo como apéndice para aquellos que lo requieran. Este debe ser un sumario adecuado del contenido, objetivos, estrategia, perfil, personal de instrumentación, así como de las organizaciones que participan en el programa. Puede incluso prepararse en forma de diapositivas que pueden utilizarse en gráficos, presentaciones con proyector o con proyectores digitales.
Es posible utilizar esta presentación para reclutar regularmente nuevos miembros de la red, reunir dinero para el programa, obtener publicidad, entre otros. Como resultado, debe prepararse de tal manera que perdure, y que tenga la flexibilidad para proporcionar un visión general del programa a aquellos que la necesiten así como un plan detallado para aquellos que deban seguirlo.
Conducir conferencias del programa
Existe un rango de diferentes conferencias sobre el programa que son necesarias. Los primeros eventos para los participantes asegurarán que sea convocado todo el personal los que necesitan estar informado antes de la instrumentación del programa . Las conferencias para el personal orientarán al nuevo personal en relación con el programa tan pronto como sea posible.
Durante la fase de instrumentación, se pueden sostener conferencias en momentos particulares para evaluar el programa, para construir apoyo para la siguiente fase, para introducir nuevos materiales, o para promocionar nuevo personal y componentes del programa.
Estas conferencias deben ser una mezcla de buena comunicación y consultas apropiadas. Las conferencias al personal deben incluir capacitación, desarrollo y revisión del personal. Las conferencias a los participantes deben servirr para informar y asignar responsabilidades.
Circular un boletín de prensa
Aun con las conferencias, un programa amplio no puede mantener a todas las personas al tanto de lo que esta sucediendo regularmente, especialmente si están localizadas alrededor de todo el país. Además de estimular el cubrimiento del programa en medios de comunicación nacional y comunales, y por parte de las organizaciones que forman parte de la red del programa, el programa en sí debe considerar la elaboración de un boletín de prensa.
...ste puede ser costoso si se pretende preparar un boletín largo y de amplia difusión. Puede que esto sea necesario en circunstancias donde el programa requiera un amplio mercadeo. No obstante, es más importante producir un boletín de prensa que se emite regularmente y que cubra el programa adecuadamente.
Las nuevas tecnologías permiten incluso editar e imprimir a color los boletines de prensa sin mucha dificultad. Sin embargo, la distribución debe ser considerada antes de la producción. Lo mejor es establecer una carta que pueda enviarse por fax, e-mail, o que pueda obtenerse en un sistema de mensajes.
Dicho boletín de prensa puede emitirse sin tener que gastar mucho dinero en su producción e impresión. Aun cuando algunos de los destinatarios no tengan fax, teléfono, o computador, es posible que una organización nodal imprima una única copia y la fotocopie para proporcionársela a las organizaciones e individuos con las que tiene contacto.
Organizar una página en Internet
Además del boletín de prensa se necesita una página en Internet que permita realizar dos tareas: proporcionar al público acceso a materiales educativos e información, y a la mayoría de la información técnica que probablemente requieran los educadores y socios involucrados en la instrumentación del programa.
En particular, dicha página puede asegurar que la información que cambia rápidamente y los grandes documentos (tales como actas electorales) están disponibles en cualquier momento y no tengan que guardarse o buscarse en oficinas alrededor del país.
Identificar momentos públicos
Finalmente, mantener el compromiso con el plan significa ganarse la confianza del público y mantenerla a través del tiempo. Para lograr esto, las personas deben ver que algo esta sucediendo, aun si el programa no les esta llegando a ellos directamente. Sumado a esto, obtener una cobertura de los eventos por parte de los medios multiplica su impacto.
Así, el programa identificará momentos específicos y los capitalizará desarrollando y promocionando eventos con los medios de comunicación, celebraciones, así como grandes eventos públicos.
Un programa no puede existir sin esto, y no puede apoyarse en los momentos públicos dejando de lado el alcance serio del programa educativo. Ciertamente, organizar eventos públicos sin una buena preparación, incluyendo eventos cara a cara y una organización comunitaria, probablemente fracasará. Las reuniones son el producto de una actividad programática, no suceden ni antes ni en reemplazo de éstas.
