Al igual que en todas las esferas de la actividad corporativa, los procesos de educación al votante generan grandes cantidades de documentos, desde información publicada hasta actas de las reuniones, desde correspondencia escrita hasta directorios computarizados. Sin embargo, es esencial mantener un registro documentado apropiado de dichos procesos. Este registro debe:
- Apoyar la memoria corporativa de la organización,
- Permitirle a la organización rendir sus cuentas,
- Ayudar a garantizar que las lecciones aprendidas sean transmitidas apropiadamente,
- Garantizar que los proyectos futuros no empiecen de la nada,
- Contribuir a la memoria social general.
El término "registro documentado apropiado" se utiliza deliberadamente. Claramente ninguna organización puede mantener todos los documentos que genera, ni tampoco querrá ocultar el material realmente valioso dentro de una avalancha de material efímero. La administración de la información es un campo bastante amplio que incluye un amplio rango de procesos corporativos y de elementos tecnológicos.
Sin embargo, los requisitos fundamentales para el éxito pueden ser resumidos de la siguiente forma: Primero, hay que adoptar una política flexible que se pueda implementar sin incurrir en muchos costos para la administración de la información. Asignarle a los trabajadores responsabilidades específicas para la administración de los recursos informativos. La documentación debe ser administrada en términos de sistemas que faciliten la clasificación, la búsqueda y la preservación. Esto es especialmente importante dentro de la esfera de los registros electrónicos (computadoras). Adoptar políticas en torno a los temas relacionados con el tratamiento del e- mail, aquello que conforma los registros organizacionales (frente a los registros personales), los directorios compartidos, y la clasificación y la identificación de los procedimientos. Debe haber unos parámetros claros sobre dónde se mantiene la información y quién tiene acceso a ella. Debe haber claridad respecto a lo que debe ser guardado durante un corto periodo y lo que debe ser guardado indefinidamente. De hecho, la política puede determinar que los registros del personal sean mantenidos durante tres años luego de la terminación del servicio, pero que se mantengan dos copias de toda la información publicada relacionada con el reporte.
Resulta imperativo que la documentación que se vaya a preservar sea administrada sistemáticamente y no de una forma ad hoc. Lo ideal es que se establezca un archivo corporativo para que sea administrado internamente o a través de un acuerdo con una institución especializada en archivos. Por lo general, las organizaciones son gobernadas en este aspecto por una legislación pública para los archivos. Por supuesto que la organización debe estar acorde con toda la legislación que tenga implicaciones para la administración de la documentación. La legislación para los archivos es tan solo una categoría. Es muy probable que también exista una legislación para los derechos de autor, para el deposito legal, leyes de impuestos y otra legislación para gobernar la documentación financiera, la libertad de información y la protección de la privacidad de la información.
