Les pays qui ont un service postal fiable ont une ressource d'information inestimable. Les éducateurs et les gestionnaires électoraux qui peuvent envoyer un courrier qui se différentie des annonces commerciales non sollicitées (imprimés publicitaires) et qui peuvent le préparer pour qu'il soit de qualité et hautement lisible réussiront à atteindre directement tous les citoyens.
Préparation
Voici comment les éducateurs doivent se préparer :
- avoir accès à l'adresse postale de chaque citoyen par l'entremise d'une ou l'autre liste statutaire ou d'une liste informatisée des électeurs;
- prévoir un montant d'argent suffisant pour préparer et expédier le matériel ou avoir un arrangement spécial avec le service postal pour livrer ce courrier gratuitement ou à un escompte substantiel;
- installer un système pour préparer et personnaliser les articles qu'on envoie.
Contenu
Une bonne documentation qui est utile au citoyen est à la base du succès des campagnes de publipostage. Lorsque ce matériel est personnalisé, sa valeur utilitaire augmente mais la motivation pour lire un document légèrement moins utile s'accroît également.
Le matériel envoyé par la poste pourrait donc inclure de l'information sur l'inscription et sur le vote, de l'information générale sur l'élection et sur la Constitution ainsi que du matériel de motivation.
L'envoi de publipostage qui a le plus d'impact comprend une lettre personnelle avec en-tête et les brochures dont il est question dans la lettre. L'envoi peut renfermer plus d'un article d'information. Si une lettre n'est pas possible (même une circulaire sous forme de lettre), il serait bon de réduire le contenu de l'enveloppe pour éviter la confusion chez le récipiendaire.
Précision dans les noms
Si on inscrit le nom et l'adresse du récipiendaire, il faut être précis. S'il y a possibilité d'erreur, on devrait ajouter une note d'excuse et encourager le récipiendaire à faire la correction. Ceci a l'avantage de vérifier la précision de la liste des électeurs et d'assurer l'impact du publipostage, mais il faut un système en place pour effectuer la correction une fois qu'elle est reçue.
Livraison en personne
Cette méthode de livraison est moins appréciée du récipiendaire surtout si le courrier est adressé à l'occupant ou ne comporte même pas d'adresse. Dans certaines circonstances, on peut créer un meilleur impact si l'envoi fait partie d'une campagne plus générale, que l'enveloppe identifie l'organisme et que le récipiendaire attend son arrivée.
Coûts et impact
Une campagne de publipostage exige une infrastructure solide et même si son coût peut être élevé, le coût des articles sera assez bas. Comme le matériel est normalisé, on peut le préparer dans un endroit central sans grande expertise et avec un personnel limité. De plus, si l'information a de la valeur et qu'on l'attend, la livraison à une personne peut être assez sûre.
La présomption qui sous-tend une telle campagne repose sur le fait que l'envoi a une certaine pertinence et qu'il sera bien reçu. Dans les campagnes de publipostage privées où on espère que le récipiendaire répondra par un don ou un achat, le taux de réponse se situe à moins de 5 % du total des envois.
C'est donc dire qu'une campagne de publipostage dans l'intention de motiver ou d'annoncer des événements ou des produits éducationnels doit pouvoir compter sur une masse de noms pour obtenir un succès significatif.
Le publipostage cherche à augmenter la réponse en devenant plus scientifique dans la détermination de la masse à desservir et en expédiant l'information qui se base sur de meilleures études démographiques. Lorsque les réponses des personnes arrivent, on peut les retracer. Lorsqu'on fait des achats ou qu'on exige un service, on peut retracer l'origine et réviser l'envoi pour remplir les besoins anticipés de la personne plus directement.
C'est la raison pour laquelle les systèmes de publipostage recherchent une réponse et qu'un nombre croissant d'institutions commerciales utilisent les cartes de crédit ou autre système de carte pour identifier les modes individuels de consommation.
Jusqu'à présent, on n'a trouvé aucun exemple de programme d'éducation qui utilise ces techniques même si les compagnies privées le font.
Listes d'adresses
En plus de la liste des électeurs, les organismes qui s'occupent de programmes d'éducation plus généraux peuvent décider d'ajouter une composante de publipostage à leur programme et peuvent se demander comment obtenir des listes substantielles d'adresses.
On peut les acheter en vente libre. Toutefois, un programme d'éducation démocratique, à cause de sa valeur sociale, pourra peut-être obtenir ces listes à meilleurs frais et avoir accès à des listes que l'on vend moins fréquemment. Parmi celles-ci, on compte des listes d'inscriptions des institutions tertiaires, les listes de fidèles d'une église, les listes de syndiqués, les listes d'immatriculation et de permis de conduire.
Absence de service postal
Les responsables de programme peuvent décider malgré la difficulté de faire un envoi de matériel à des personnes, de le faire quand même afin d'éviter le problème d'organiser des rencontres à l'extérieur, de surmonter la peur et les préjugés envers le seul personnel disponible pour le programme d'éducation et d'information, ou à cause de l'incertitude ou de la méfiance envers d'autres formes de communication.
Il est possible de préparer du matériel et de le faire livrer par des organismes nodaux et des réseaux de la société civile, par des ministères de l'État et par une personne qui récupère l'envoi à un dépôt bien situé. Ces systèmes sont moins fiables que le service postal mais peuvent fonctionner comme des services postaux non officiels pour l'expédition de différentes sortes d'envois. Il faut bien se rendre compte que ce genre de campagne ne peut garantir qu'on atteindra chaque personne et qu'il y aura probablement perte d'envois de matériel, ce qui ajoutera au coût unitaire par envoi.
