Les éducateurs font face à plusieurs questions commerciales et pédagogiques dans leurs commandes de matériel et les solutions dépendront, en partie, de leur habileté à décrire clairement le matériel requis et aussi des aspects éducation et rendement de ces questions (voir Approvisionnement).
Questions éducationnelles
Le matériel didactique doit respecter certaines normes concernant le contenu et le rendement.
Conformité avec les résultats visés
Le matériel doit être préparé par des auteurs, créateurs et praticiens qui sont capables d'aider à atteindre les objectifs du programme. Même si le matériel à préparer ne touche qu'à un aspect très limité du programme, il faut quand même des objectifs pédagogiques pour juger de la justesse de ce matériel.
C'est pourquoi il faut éviter de commander le matériel avant d'avoir établi les objectifs pédagogiques et l'ensemble du programme, même si des contraintes de temps semblent nous y forcer. Il existe plusieurs exemples de matériel audiovisuel, d'affiches et de manuels qui sont devenus désuets dès leur réception. Dans d'autres cas, les programmes ont souffert parce qu'on a utilisé du matériel tout simplement parce qu'il était disponible.
Le niveau pédagogique approprié
Le niveau pédagogique du matériel ne doit pas être celui de ceux qui le commandent, mais plutôt celui des utilisateurs et des groupes d'apprentis. Le matériel qui doit obtenir l'approbation d'un conseil, surtout si les membres ne sont pas des éducateurs, est souvent préparé pour impressionner ce conseil plutôt que pour satisfaire aux besoins des apprentis.
Cette approche peut aider à obtenir des fonds, mais ne rend pas service à ceux qui doivent apprendre. C'est pourquoi ceux qui commandent le matériel devraient expliquer précisément à qui ce matériel servira et cette explication devrait être fournie à ceux qui doivent approuver ce matériel.
En général, ceux qui commandent le matériel en ont des attentes différentes et ont des connaissances et des expériences différentes de celles des apprentis. Il est possible de créer des groupes représentatifs des apprentis ou de procéder à des essais sur place pour évaluer le matériel.
Langage et symboles appropriés
Dans les sociétés multilingues ou multiculturelles, le matériel traduit peut poser des problèmes. Même le matériel préparé dans des pays où dominent certaines langues ou cultures, une mauvaise combinaison de mots et de symboles peut prêter à confusion.
Des essais doivent précéder les commandes de matériel et ce dernier, surtout s'il s'agit de matériel de démonstration, doit pouvoir être examiné même durant la production.
Des textes et des directives d'emploi précis
Lors de la commande de manuels ou d'autres textes, les éducateurs pourraient avoir tendance à remettre séparément les textes et les illustrations à l'éditeur, présumant qu'il en construira un tout cohérent. Il faut tester cette approche et s'il subsiste des doutes, il faut lui remettre le tout dans sa forme finale ou des éducateurs devraient réviser le matériel durant sa mise en page et juste avant l'impression. Ils devraient approuver le travail juste avant sa production définitive. Il y a tout simplement trop de possibilités de confusion chez les apprentis pour laisser cette tâche à d'autres qu'à des éducateurs.
En plus de l'attention à donner à la mise en page et à la clarté des directives, il est rare qu'on puisse remettre le matériel entre les mains de personnes qui n'ont pas participé à sa préparation sans les renseigner sur son utilisation et il est possible que ceci ne puisse se faire en personne.
Des affiches dispendieuses conçues pour un contexte peuvent devenir du papier de rebut dans un autre contexte. Du matériel conçu pour les formateurs et qu'on remet à des apprentis se convertit en notes de leçons dispendieuses et illisibles.
Il arrive souvent que, après avoir reçu le matériel de base des maisons de productions, les éducateurs se rendent compte qu'ils ont besoin d'un autre court texte comme manuel d'utilisateur et s'empressent de le produire sur place sans égard au texte original. On peut éviter ces situations en s'assurant que le document de commande couvre tout le matériel requis.
Format approprié
Les éducateurs doivent savoir d'avance ce qui est possible et refléter ces données dans leur planification. Ils ne disposent d'aucune marge en ce qui concerne le temps et l'argent.
S'ils décident qu'une affiche doit avoir une certaine forme ou qu'une trousse de renseignements doit être fabriquée avec un certain papier d'une certaine couleur, pour ensuite apprendre que ces matériaux ne peuvent être obtenus ou ne peuvent l'être qu'avec du gaspillage, ils nuisent au programme.
Ceci dit, il existe des formats qui sont plus adéquats que d'autres. Les commandes doivent être faites à partir du principe que les besoins pédagogiques ne doivent pas être supplantés par des considérations artistiques.
Questions de rendement
En ce qui concerne le rendement, il faut considérer la durabilité, la lisibilité, la facilité d'emmagasinage et d'utilisation ainsi que la sécurité.
Durabilité Les spécifications stipulées dans les commandes doivent bien décrire l'utilisation probable et la durabilité requise sans oublier que d'ajouter à la durabilité ajoute également aux coûts. Au besoin, les éducateurs doivent prévoir les pires situations plutôt que des circonstances idéales.
Un feuillet publicitaire peut être conçu pour être lu et jeté et il peut même être nécessaire de le concevoir de telle sorte qu'il puisse être recyclable ou biodégradable.
Un guide de l'utilisateur, par contre, devra être traité différemment car il y a de fortes chances qu'il sera ouvert et fermé souvent, qu'on y inscrira des notes, qu'il sera polycopié, qu'on l'introduira souvent dans des porte-documents, qu'il aboutira sur des tables et des planchers et qu'il sera souvent à portée de nourriture et de boissons.
Des affiches seront peut-être à l'extérieur pour des périodes plus ou moins longues, les tableaux de conférences devront peut-être voyager par autobus ou taxi et leur couverture risque de tomber ou leurs pages de s'arracher.
Lisibilité Quel que soit le matériel, il devra être lu, qu'il s'agisse de mots lus par des personnes instruites ou de mots et d'illustrations lus par des personnes qui le sont moins.
Il est par conséquent essentiel que tout le matériel didactique soit lisible. Les éducateurs ont eu trop de mauvaises expériences avec des maisons de production qui leur ont fourni des bavures dans l'impression, des couleurs qui se répandent, des tableaux obscurs, des images dont la pigmentation fait défaut, et bien d'autres imperfections.
Emmagasinage, distribution et facilité d'utilisation Quand le matériel revient de chez l'imprimeur, il doit être distribué. On s'aperçoit alors que les enveloppes sont trop petites et qu'il faut plier les affiches, ce qui endommage la couleur ou encore que les amas de manuels mettent les préposés en danger. Il faut prévoir la distribution avant de commander la production (voir Emmagasinage et distribution), mais la question de l'emballage doit être étudiée quand on prépare la commande et ceci doit être fait par les éducateurs à cause des effets sur d'autres aspects du programme.
Pour ces raisons, il est souvent préférable de ne faire appel qu'à un seul imprimeur qui peut assurer l'emballage et la protection du matériel.
À destination, le matériel doit être entreposé, utilisé et maintenu par les utilisateurs. Les utilisateurs qui se voient confrontés à d'énormes rouleaux ou caissons qui nécessitent des porte-charges pour les déplacer, maudiront les efforts de création et de production plutôt que d'apprécier le matériel reçu.
Ceux qui doivent voyager avec le matériel seront peut-être forcés de prendre la route en voiture plutôt que de voyager par avion, train ou autobus ou devront peut-être faire venir les étudiants plutôt que de les visiter chez eux.
Ces questions n'ont pas de solutions universelles car elles dépendent du matériel disponible dans le pays et des exigences particulières du matériel.
Dans certains pays, on dispose de matériel léger comme les plastiques ou les papiers et tissus laminés. Dans d'autres pays, il faut se contenter des moyens de bord.
Il faut par conséquent rechercher du matériel qui nécessite peu de distribution, qui peut être produit sur place avec les instructions nécessaires, peut être porté par les éducateurs ou encore peut être emballé avec le reste du matériel électoral.
Sécurité et sûreté Il faut assurer la sûreté du matériel qui sera utilisé par des citoyens et les électeurs, surtout les jeunes. Ceci ne concerne pas tant les publications que les jeux de simulation et les expositions qui doivent résister au feu, être robustes, etc.
En plus de la sûreté du matériel, il faut aussi en assurer la sécurité. Sauf pour certains matériels de formation plutôt rares, le matériel didactique est produit pour le public.
Cependant, tout le matériel a une valeur, ne fut-ce que comme papier recyclable, et cette valeur augmente dans certains pays en pénurie de ressources. Il faut donc s'assurer que le matériel est produit de façon à promouvoir sa conservation. On s'expose à des pertes inutiles avec des pièces si grandes qu'elles doivent demeurer à l'extérieur, des bannières en tissus exposées aux intempéries et du matériel qui doit être expédié avant l'arrivée des éducateurs.
Bien que ces questions puissent ne sembler pertinentes qu'après la réception du matériel, on réduira les risques avec un peu de prévoyance lors des étapes de préparation et de production.
Les contrats
En général, le processus de commande comprendra l'élaboration d'un document d'instructions détaillé, une lettre d'entente ou un contrat par lequel un fournisseur s'engage à livrer le produit à une date fixe et dans des conditions particulières. Le processus doit également être doté d'un système pour gérer le contrat.
Le document d'instruction
Les éducateurs prépareront un document contenant tous les détails nécessaires dont certains ont été discutés plus tôt. S'ils ne disposent pas de tous les détails, une ébauche devrait être négociée et confirmée dans un document définitif.
Ce document fait partie intégrante du contrat et doit donc être net et précis, sinon il pourrait faire l'objet de conflits qui se règleraient en faveur du demandeur s'il a été bien préparé.
Les fournisseurs d'expérience utilisent parfois des formulaires et des lettres couvertures qui contiennent une liste de contrôle des spécifications techniques. Les éducateurs qui ne sont pas familiers avec ces documents devraient demander des explications.
Les contrats
Il existe plusieurs types de contrats qui peuvent servir d'exemples pour les commandes de matériel, mais ils doivent être conformes aux exigences légales du pays où ils sont rédigés et signés. Néanmoins, même les petites commandes devraient faire l'objet d'une lettre d'entente qui inclut ce qui suit :
- les termes de l'entente;
- le produit désiré;
- les objectifs visés;
- les normes à respecter;
- les échéanciers;
- l'approche à adopter pour régler les disputes.
Certains fournisseurs voudront utiliser une forme de contrat ou de lettre d'entente qu'ils utilisent avec d'autres clients alors que les éducateurs peuvent avoir l'habitude des discussions strictement orales. Les deux sont à éviter à moins qu'il ne règne un haut degré de confiance entre le fournisseur et le programme, mais les éducateurs doivent préparer eux-mêmes l'entente ou la réviser attentivement.
Si une entente formelle n'est pas possible (comme lorsqu'on demande à un menuisier de la communauté de planter quelques poteaux pour suspendre une bannière), il faut quand même que l'entente soit documentée par l'éducateur ou l'équipe pédagogique.
Système de gestion
L'approche que les éducateurs devraient adopter pour gérer les contrats et les commandes, formels ou non, est présentée plus bas (voir Gestion des contrats).
