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Les chercheurs et les bibliothécaires deviendront les dépositaires du matériel qu'on produit pour les éducateurs et les citoyens. Ces derniers ont besoin d'information sur la provenance d'une publication.
Souvent, on ne peut obtenir cette information parce que le matériel utilisé à des fins éducatives est éphémère ou du matériel « gris ». De plus, on ne se préoccupe guère de la durabilité du matériel de sorte qu'on prépare des trousses dans lesquelles un manuel peut contenir les informations proposées qui suivent mais les composantes n'y sont pas.
Les informations élémentaires suivantes devraient figurer sur tous les imprimés.
Il y a deux raisons pour agir ainsi. Premièrement, les utilisateurs doivent pouvoir évaluer le matériel selon un certain nombre de critères (surtout si le matériel est préparé durant une élection et qu'on doit tenir compte du parti pris), dont la crédibilité de l'organisation qui le publie. Deuxièmement, ceux qui recueillent et évaluent le matériel afin de s'assurer qu'on en fera usage ont besoin de ces renseignements pour les cataloguer et pour obtenir d'autres exemplaires ou d'autres informations.
En période d'élections, les dates doivent être plus précises à cause des changements dans l'information. Une édition d'une brochure peut être plus à jour et faire plus autorité qu'une autre; les suppléments de journaux peuvent ne contenir que les détails qui sont pertinents le jour même de la publication. Mais les imprimés subsistent surtout dans les salles de réception des bureaux mais aussi de façon surprenante sur des tablettes publiques ou des étalages de distribution gratuite. On ne peut disposer de matériel dépassé s'il ne porte pas de date.
En plus de l'année, il faut ajouter aux imprimés éphémères le mois et même le jour de publication.
Les publications spécialisées comme les listes de bureaux de vote, les amendements aux règlements et les questions que les éducateurs posent le plus souvent, peuvent même indiquer l'heure de l'impression de façon à s'assurer qu'on utilise toujours la version la plus courante.
Étant donné que le matériel peut se disperser, on doit décider comment on peut s'assurer que la trousse de matériel est complète. On ne pourra peut-être pas mettre tous les renseignements sur de petits dépliants ou sur de petites pièces de publicité. Il devrait tout de même y avoir une marque d'identification ou un logo, et le document de base (souvent un manuel ou une feuille de route) devrait mentionner en détail le contenu de la trousse de matériel. Autant que possible, le document de base devrait faire mention non seulement des titres, mais donner une brève description surtout des affiches et autres úuvres d'art.
De plus, des chercheurs qui tentent de comprendre comment on a préparé ce matériel et comment on l'a utilisé pour en tirer des leçons, voudront peut-être le rendre plus disponible et avoir des renseignements qui souvent ne sont pas donnés.
Les éditeurs devront faire connaître brièvement dans une préface, une introduction, un énoncé des buts ou une déclaration encadrée, le contexte dans lequel on a préparé le matériel et pourquoi on l'a produit. Ceci est surtout important en éducation des électeurs parce qu'il y a tant de divergences entre les diverses élections. Le matériel d'un programme d'éducation conçu pour une première élection sera bien différent de celui qu'on a préparé pour une collectivité très instruite et habituée aux élections qui y sont obligatoires.
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