De bonnes procédures d'inscriptions du personnel et des bénévoles faciliteront la tenue des dossiers du personnel. Mais, dans le contexte fébrile d'une élection, surtout dans les dernières semaines qui la précèdent, plusieurs volontaires se joindront au programme rapidement et pour de courtes périodes de temps et on pourra facilement perdre leurs coordonnées.
Ils sont pourtant un des atouts les plus importants d'un programme d'éducation qui est probablement l'un de ceux dans lesquels on a investi le plus de temps et d'argent. Nous parlerons ici de « personnel » et de « bénévoles » pour rappeler aux éducateurs que leurs programmes feront appel à des personnes dont les antécédents peuvent varier beaucoup. Ils peuvent être recrutés directement par l'autorité électorale ou y être détachés par d'autres organismes. Ils peuvent être des travailleurs temporaires ou des bénévoles, remboursés pour leurs dépenses ou sans aucune rémunération. Ils peuvent également être des employés permanents d'autres organismes qui participent au programme aux frais de cet autre organisme.
Peu importe leurs postes, il est probable que ces personnes ont reçu de la formation ou ont de l'expérience dans l'élaboration de matériel ou d'autres aspects du programme. Elles peuvent également avoir analysé des sondages ou évalué des données. De toute façon, elles apportent avec elles des connaissances et de l'expérience ayant trait à des systèmes mais seront probablement dispersées après l'élection. À cet égard, les programmes d'éducation sont plus vulnérables que les partis politiques car on ne peut pas raisonnablement s'attendre à ce que ces personnes soient disponibles la prochaine fois à moins de conserver de bons dossiers qui nous permettent de les retrouver. Même si c'est le cas, on ne pourra peut-être pas obtenir leurs services pour toute la durée du programme. Ou encore, elles pourraient n'être disponibles que le temps de transmettre leur expérience.
Évidemment, plus il y a de personnes impliquées dans des programmes d'éducation et plus elles le sont souvent, plus il sera possible de trouver du personnel pour les programmes ultérieurs. Les pays pauvres, cependant, auront probablement de la difficulté à trouver et entraîner les ressources nécessaires à tous les niveaux. La pénurie de personnes entraînées sera encore plus grave si on ne fait pas de suivi concernant celles qui ont acquis de la formation et de l'expérience.
Il existe deux façons de s'assurer que des dossiers sont maintenus : les cartes de fiches et les certificats.
Les cartes de fiches
Tout d'abord, les éducateurs devraient créer et insister sur l'utilisation de formulaires ou de cartes d'inscription pour y inscrire les renseignements personnels de tout le personnel et des bénévoles. Ce dossier devrait être établi dès l'embauche même si on n'en connaît pas encore la durée. Lorsque la personne quitte, les détails concernant ses coordonnées devraient être mis à jour.
Plus on a investi pour les services d'une personne, plus il est important de garder contact. Un bénévole qui vient donner trois colloques importants pour une élection pourra s'avérer une ressource précieuse lors de la prochaine élection.
Qu'on utilise des cartes ou un ordinateur, les renseignements suivants devraient être inclus :
- le nom au complet;
- tous les détails nécessaires pour contacter la personne (voir Interlocuteurs et intervenants);
- des renseignements concernant le travail accompli;
- une note par un superviseur concernant le rendement;
- les possibilités de formation;
- les certificats accordés.
Étant donné qu'une élection peut avoir lieu tous les cinq ans par exemple, il est possible que les renseignements recueillis deviennent périmés et faux. Les personnes se déplacent mais, si on a noté la place de travail des individus, il sera plus facile de les retracer.
Les certificats
À la fin du travail, on peut décerner un certificat de rendement aux employés. Il relève alors de l'individu de conserver ce document. Étant donné que le programme attirera plusieurs sans-emplois et que ces derniers pourraient apprécier ces occasions de travail temporaire, il y a avantage à décerner ce genre de certificat.
De la même façon, des certificats peuvent être décernés lors des séances de formation. Ce genre de document a un autre avantage. Plusieurs de ceux qui oeuvrent en éducation ou à l'appui d'élections ne sont pas rémunérés ou ne le sont pas suffisamment et le certificat est une reconnaissance du travail accompli. Il ne faut cependant pas confondre de tels certificats avec des certificats de compétence ou des diplômes ayant valeur éducative bien qu'il serait avantageux que des éducateurs puissent émettre de tels certificats pour certains cours. Ces certificats devraient être considérés comme une marque de gratitude.
Donc, si les individus et les organismes s'engagent à bien documenter le travail exécuté par un individu lors d'une campagne, il pourrait être plus facile de trouver les ressources nécessaires pour la prochaine.
