Tous les contrats doivent être attentivement gérés. Ceci est particulièrement vrai quand la qualité, le prix et les échéanciers sont importants. Les éducateurs doivent décider comment ils vont gérer les contrats et prévoir le temps nécessaire.
Le lien entre éducateurs et fournisseurs est brisé
Une fois que le contrat a été rédigé, les questions concernant la gestion du projet pourraient se voir séparées de celles qui concernent le programme pédagogique. Le fournisseur pourra gérer une partie ou l'ensemble du projet et la gestion interne pourra être assumée par une unité administrative du programme ou de l'organisme électoral.
L'implication du programme pédagogique diminue et il peut facilement arriver que ceux qui ont commandé le travail n'en fassent pas l'évaluation et la gestion. Si les ressources pédagogiques manquent, il est encore plus probable que le fournisseur deviendra le principal responsable du projet.
Les conséquences de ceci sont que toute l'information concernant le projet, son évaluation et les critères de rendement passe du demandeur qui paie les frais entre les mains du fournisseur qui soumet les comptes.
Capacité de gérer le projet
Une équipe pédagogique ou un organisme électoral, qui commande des produits et services, sur une grande ou une petite échelle, doit avoir la capacité de gérer ces projets minutieusement. Le client et le fournisseur doivent considérer ensemble la gestion du projet, les rencontres régulières, la révision des objectifs et les variations dans les coûts et la qualité du matériel.
Il s'agit un peu d'une question de confiance et on pourrait prétendre qu'un fournisseur fiable qui respecte une entente peut gérer le projet lui-même. Cependant, c'est aussi une question de connaissance et de pouvoir.
Un fournisseur à qui on laisse la gestion exclusive d'un projet sans surveillance peut devenir l'expert. Ceci entraîne deux problèmes :
- le fournisseur se retrouve en position avantageuse pour des contrats ultérieurs et peut fixer les prix à volonté si on ne dispose pas d'autres sources pour le matériel;
- le fournisseur expert peut toujours affirmer son autorité, car le demandeur n'a pas les connaissances.
Un service à court terme
La question de la gestion de ces projets peut, à court terme, être résolue par l'achat de ces services en plus des autres produits et services. C'est souvent l'approche choisie par de nouveaux organismes électoraux. Néanmoins, ceux qui prévoient commander régulièrement des produits et des services devraient ajouter ce service à leur propre structure. Le même effet peut être obtenu si l'équipe de gestion du contrat doit laisser son expertise sur place par de la formation et de l'aide pour y créer les systèmes nécessaires.
