La préparation d'un programme d'éducation exige non seulement le respect du calendrier du contexte comme celui d'une élection, mais il doit également avoir son propre calendrier et ses échéanciers.
Visibilité et détails
Ce calendrier devrait être exposé de sorte que tous peuvent le voir. Pour un programme d'éducation doté d'administrateurs d'expérience, un tel calendrier pourrait ne refléter que les jalons importants. Cependant, si les administrateurs ont moins d'expérience, le calendrier devrait inclure les échéanciers préparatoires. Le détail est aussi important que l'apparence. Tous les intervenants du programme doivent pouvoir voir et comprendre le programme.
En plus d'assurer que le programme continuera, même en l'absence d'un membre important de l'équipe, le calendrier est un rappel visuel que le programme doit être réalisé conformément aux plans du début.
Établissement du calendrier
Pour les éducateurs, la première étape consiste à indiquer sur le calendrier les différentes phases de leur programme. Ils devraient ensuite y inclure les différents jalons.
Les éducateurs peuvent alors effectuer le compte à rebours pour indiquer des échéanciers réalistes. De tels échéanciers peuvent concerner une certaine période couvrant ainsi le meilleur et le pire des scénarios.
Il existe des logiciels de gestion de projets pour aider à ce processus, mais on peut le faire manuellement et des tableaux peuvent être préparés à cet effet. Naturellement, à mesure que le personnel acquiert de l'expérience, sa capacité de prévoir le temps de préparation nécessaire à chaque jalon s'améliore.
Pour commencer, il faut laisser au calendrier une certaine flexibilité pour que des changements puissent être apportés à mesure que les renseignements sont disponibles.
Échéanciers imposés
Dans certains cas, la planification à rebours, qui est l'approche préférée pour un nouveau programme, n'est pas possible. Un événement démocratique dure un certain nombre de jours et les questions cruciales sont alors les fournisseurs externes et les jours-personnes (le nombre de jours multiplié par le nombre de personnes). Avec de l'argent, on peut épargner du temps par des encouragements aux fournisseurs et une augmentation du nombre des employés pour faire le travail.
Ces décisions pourront être prises plus tôt si l'équipe d'éducation a déjà ébauché un calendrier.
