Qu'une évaluation soit effectuée par une équipe de personnes de l'extérieur ou par le personnel du programme, il est essentiel de rédiger un document qui stipule les termes du mandat.
Un tel document permet à tous les intervenants (et plusieurs d'entre eux seront impliqués dans l'évaluation à titre de récipiendaires du rapport, comme personnes interviewées ou comme sources d'information) de comprendre et accepter les aspects qui seront étudiés, l'approche, le calendrier et, s'il s'agit d'un contrat, les coûts.
Les termes du mandat traitent habituellement des questions suivantes :
- l'historique précise les raisons pour l'évaluation dans le contexte du programme concerné;
- la raison de l'évaluation décrit le but de l'évaluation afin qu'elle puisse être jugée selon l'atteinte des objectifs de ceux qui en ont fait la demande;
- la méthodologie choisie explique le choix d'une évaluation qualitative ou descriptive, et comment les évaluateurs feront leur travail. On peut inclure ici les décisions concernant les rencontres avec les intervenants et le choix de rencontres en personne et d'appels téléphoniques structurés ou non;
- les échéanciers très serrés doivent être observés lors d'une évaluation. Pour en aviser les participants, un calendrier pourrait faire partie des termes du mandat. Si ceci n'est pas possible, les dates de début et de livraison du rapport seront précisées;
- des renseignements additionnels car chaque évaluation est différente. D'autres conditions devront probablement être stipulées. Il peut s'agir de restrictions quant à ceux qui peuvent participer à l'évaluation et de décisions concernant l'exclusion du personnel ou d'autres exigences. On peut également inclure des instructions concernant l'accès de certains intervenants aux évaluateurs et de données qui doivent être prises en considération;
- les obligations contractuelles si les termes du mandat serviront à un appel d'offres du programme aux évaluateurs externes. On y précise les coûts, la forme du rapport, l'obligation des évaluateurs de soumettre des rapports préliminaires, la confidentialité, etc.
Les termes du mandat sont un outil essentiel pour une évaluation et subiront plusieurs révisions avant d'obtenir les approbations nécessaires.
Quand la décision est prise de procéder à une évaluation, on pourrait croire que les intervenants seront l'équipe des éducateurs, leur organisme et possiblement ceux qui financent le programme. Au cours des discussions, d'autres intervenants peuvent se manifester et on peut leur soumettre l'ébauche.
Il faut préparer les termes du mandat avec beaucoup de discernement car il s'agit d'un document de référence pour les évaluateurs. Plusieurs évaluations et évaluateurs se voient attaqués (voir Légitimité et fiabilité) et ils doivent utiliser les termes pour se défendre.
Il est à l'avantage de tous que le document soit le plus explicite possible.
