Il est difficile de recruter une équipe sans définir les tâches et en considérer les relations entre elles et avec les objectifs du programme. Il y a pourtant des exemples d'organisations qui sont formées et qui évoluent rapidement à partir d'un ensemble de descriptions de tâches ou de titres.
Une telle désignation peut ne pas créer une équipe qui sait ou ne sait pas reconnaître l'interdépendance des rôles et des fonctions. Si on travaille à partir de titres, on risque de passer beaucoup de temps à négocier les rôles au début et tout au cours du programme. Parce que les titres n'expliquent pas ce que le poste exige, les personnes répartissent les tâches selon leurs capacités et le programme évoluera alors selon les talents et les aspirations de chacun plutôt que vers ses objectifs.
Ce qui suit est un sommaire des composantes d'une description de tâches (voir job descriptions/staff profiles - new zealand).
Imputabilité
Le surveillant de chaque personne doit être identifié par un titre et s'il s'agit d'une structure matricielle ou de comités, il faut également les identifier.
Même avec des descriptions de tâches, la hiérarchie des responsabilités est le principal indicateur du rendement, des attentes de l'organisation et du travail quotidien.
Principal objectif
Un court énoncé peut établir l'objectif global que le titulaire doit atteindre, mais cet objectif doit être la caractéristique principale du poste. Les détails qui suivent peuvent servir de guide dans l'accomplissement d'une tâche.
Les résultats
Pour atteindre les principaux objectifs, la personne doit obtenir certains résultats dans des domaines comme la gestion du personnel, le contrôle financier, la création d'équipes, l'acquisition de matériel, l'élaboration de cours de formation et la liaison avec le public. Ces critères constituent le corps de la description, mais ils devraient être axés sur les résultats plutôt que sur les activités.
Le cadre des résultats peut exiger une liste d'objectifs précis pertinents à chaque résultat désiré.
Les descriptions de postes doivent identifier ce qui doit être fait et laisser au titulaire beaucoup de flexibilité sur les moyens à prendre. Une telle approche accorde à ceux qui ont des tâches inférieures un peu de contrôle sur leurs propres tâches tout en leur permettant de faire preuve d'initiative.
Degré d'autorité et de discrétion
Finalement, le document doit préciser le degré d'autorité inhérent au poste et inclure une liste des subalternes.
D'autres responsabilités doivent être précisées comme la discrétion budgétaire, la signature de contrats, représenter l'organisme et prendre des décisions qui débordent du plan de travail.
Profils des postes pour les comparer aux candidats
Ayant élaboré une description qui permet le recrutement, les lettres d'embauche et l'évaluation sur le tas, les responsables du recrutement devraient créer un profil qui les aide à trouver les bonnes personnes pour combler les postes.
Un tel profil devra prendre en considération non seulement les compétences nécessaires, mais aussi les qualités qui font qu'une personne est apte à s'intégrer à l'équipe créée.
Les profils doivent être créés de façon interne à l'organisation et prendre en considération non seulement les lois de l'emploi du pays mais également les droits humains et l'orientation démocratique.
Certains postes exigent des personnes extraverties et qui parlent certaines langues ou qui ont des liens politiques ou culturels avec des dépositaires d'enjeux ou des programmes partenaires. Ceux qui créent les équipes peuvent préférer une équipe homogène ou constituée de personnes ayant des antécédents très différents.
Les opinions varieront également pour ce qui concerne l'embauche de femmes ou de groupes minoritaires, non seulement pour les raisons qui précèdent, mais pour leur accorder des chances égales dans une société qui a tendance à discriminer contre eux.
Le recrutement débute quand tous les profils sont prêts.
