Les processus d'éducation de l'électorat produisent de grandes quantités de documents, allant des renseignements publiés aux rapports de réunions et de la correspondance écrite aux répertoires informatisés. Il est par conséquent essentiel de créer un dossier permanent approprié qui sera préservé et qui pourra :
- appuyer la mémoire institutionnelle de l'organisme;
- permettre à l'organisme de démontrer son imputabilité;
- aider à s'assurer que les leçons apprises sont transmises;
- permettre aux programmes subséquents de ne pas avoir à tout refaire;
- contribuer à la mémoire sociale.
Ce n'est pas à la légère qu'on parle d'un dossier permanent approprié. Aucune organisation ne peut se permettre de conserver tous les documents qu'elle produit, cela ensevelirait les données vraiment importantes dans un amoncellement de matériel éphémère. La gestion des données est un vaste domaine qui englobe toute une gamme de processus corporatifs et d'éléments technologiques.
Les préalables fondamentaux du succès peuvent cependant être résumés comme suit :
- adopter une politique de gestion des informations qui est souple, peut être mise en oeuvre, et est rentable;
- donner des tâches précises aux travailleurs affectés à la gestion des informations;
- la documentation devrait être gérée selon des systèmes qui en facilitent la classification, la récupération et la préservation, ce qui est particulièrement important en ce qui concerne les systèmes informatisés;
- adopter des conventions concernant les questions comme le traitement du courriel, les données corporatives par opposition aux données personnelles, les répertoires partagés et les procédures de classification et d'identification;
- émettre des lignes directrices concernant les endroits où les données seront conservées et qui y aura accès;
- préciser quelles données ne seront conservées qu'un certain temps et quelles autres seront gardées indéfiniment. On pourrait décider que les renseignements personnels ne seront conservés que pour trois ans après le congé alors que deux exemplaires de chaque rapport publié seront gardés.
Il est absolument essentiel que les documents choisis pour être conservés soient gérés systématiquement plutôt que de façon ad hoc. Idéalement, on créerait un archivage qui serait géré à l'interne ou par une maison spécialisée. C'est souvent la législation concernant les archives qui gouverne cette démarche. L'organisation devrait naturellement connaître toutes les législations qui touchent à la gestion des informations et la législation concernant les archives n'en est qu'une. Il y a probablement aussi la législation qui gouverne les droits d'auteurs, les dépôts légaux, la fiscalité, le droit à l'information et la protection des renseignements personnels.
