C'est au début de la phase préparatoire d'un programme qu'il faut discuter de la nature du rapport d'impact, son contenu, et qui sera responsable de sa rédaction. Les éducateurs sont responsables envers leur organisation, l'autorité électorale, les bienfaiteurs ou commanditaires et le public en général, et doivent faire rapport quand le programme est terminé.
Certaines législations électorales stipulent des limites de temps pour la préparation de rapports d'impact et ces échéanciers s'appliquent aussi aux programmes d'éducation commandités ou organisés au nom de l'autorité électorale.
Quand c'est fini, il est trop tard
Le pire moment pour considérer la rédaction d'un rapport est après l'achèvement du programme. La motivation n'y est plus, les données nécessaires ne sont pas toujours facilement accessibles et le personnel dont les commentaires sont nécessaires est parti et difficile à atteindre. De plus, bien que ceux qui ont exécuté des programmes ou fait de la publicité y auront peut-être inclus des systèmes d'évaluation, leur relation avec le rapport d'impact ne sera plus évidente. Une masse considérable de renseignements, dont seulement certaines parties seront pertinentes au rapport d'impact, devra être assimilée et ceci exige beaucoup de temps et d'énergie.
La préparation du rapport
Ayant décidé tôt qu'un rapport sera requis, le personnel nécessaire sera affecté à sa préparation et commencera à choisir les points de collecte de données et de rapports. Ils tiendront également des discussions avec les destinataires du rapport pour s'enquérir de ce qu'ils en attendent et la façon dont il sera utilisé et rendu accessible au public.
L'objectif du rapport devra être très précis dès le départ. Doit-il prendre la forme d'un historique du programme, d'un journal de bord, d'un aperçu des hauts faits ou sera-t-il le fruit d'une analyse en profondeur par un agent externe? Dans certains cas, on peut être tenté de laisser la tâche à ceux qui effectuent une évaluation externe, mais la meilleure approche permettrait plutôt que les rapports internes fassent partie de leur documentation.
Pour s'assurer que de l'expérience soit acquise, les rapports devraient contenir suffisamment d'anecdotes et de descriptions pour permettre à de futurs éducateurs de comprendre le contexte du programme et d'avoir en main les données qu'ils peuvent analyser pour développer des leçons de base.
Genre de rapport
On a vu plusieurs bons rapports qui font de l'évaluation du programme elle-même un exercice d'éducation et de communication. Ils font appel à plusieurs présentateurs pour varier les perspectives, à des citations et des opinions de participants, d'éducateurs locaux, de planificateurs et d'administrateurs. Le rapport sommaire permet au lecteur d'étudier le programme et sert également de dossier public.
Il n'est pas nécessaire que les rapports ne soient que des écrits. D'autres approches ont été utilisées pour sauvegarder les données et plusieurs ont des avantages pour capter les émotions et l'humanité du programme et les transmettre au public de façon plus accessible et persuasive.
La photographie, les enregistrements sonores ou sur vidéocassettes et des éditions spéciales de certaines revues peuvent être ajoutés au rapport écrit qui peut être exigé par la loi ou par une entente avec un bailleur de fonds.
Les rapports toucheront au moins aux aspects suivants du programme :
Des rapports préparés après l'événement et qui sont retardés par un manque de ressources, de renseignements ou d'accès aux sources de renseignements, peuvent quand même servir à préserver des données concernant l'événement, mais n'auront probablement pas la valeur informative de rapports préparés plus rapidement. On pourrait prétendre qu'un tel rapport tire avantage de la sagesse rétrospective qui ne vient qu'avec le temps, mais ses désavantages ne lui laissent qu'une valeur strictement académique.
De plus, il se fie à des données et des rapports recueillis lors d'événements passés. Si certains n'ont pas été préparés, le rapport sera d'autant plus difficile et moins précis qu'il se sera écoulé de temps.
Accessibilité au public et transparence
Peu importe comment le rapport est préparé, même comme agglomération de différents rapports, il est essentiel que les rapports concernant les programmes d'éducation soient accessibles aux intervenants. Il faut prévoir la méthode de publication dès l'étape de planification du rapport afin qu'un engagement soit pris et qu'il ne sera pas abandonné par crainte du contenu.
Si on croit que des rapports contiennent des données confidentielles qui ne peuvent être révélées au public, les éducateurs ont plusieurs options. Un rapport peut être préparé à l'intention du public et des notes peuvent parvenir aux intervenants. On peut produire un rapport complet et technique et un autre d'allure plus générale. Ou encore, on peut fixer une date à laquelle le rapport sera publié après avoir été étudié confidentiellement. Finalement, les principaux intervenants à l'intention desquels le rapport a été préparé pourraient permettre qu'il soit publié sans leur approbation ou accompagné d'un démenti de leur part.
Toutes ces approches sont des compromis qui permettent au moins que le public ait accès à des rapports qui l'intéressent et le concernent. Il est à souhaiter que de tels compromis ne soient pas nécessaires, mais ils sont quand même préférables à la proscription complète de rapports à cause d'un contenu un peu critique. Cette dernière possibilité est malheureusement le cas quand ces rapports fournissent de très importantes leçons pour le public et les éducateurs.
