Plusieurs renseignements importants, qu'ils soient ou non officiels et documentés, sont retenus par les secrétaires, commis ou adjoints qui sont aussi chargés de préparer les horaires, rédiger les rapports de réunions et de décisions. Malheureusement, dans le domaine de l'éducation, il est très probable que ces personnes n'y soient plus quand on aura besoin de ces données parce qu'elles seront parties avec leurs patrons vers d'autres entreprises. Si l'organisme électoral était temporaire, les connaissances acquises par une ou deux personnes clés pourraient avoir été dispersées et perdues lors du départ de ces personnes.
Par conséquent, de bons documents facilement récupérables doivent exister pour permettre aux nouveaux ou à ceux qui reviennent au programme de devenir rapidement et facilement efficaces. Même si un petit groupe demeure sur place, pour qu'il puisse rapidement communiquer aux prochains éducateurs la logistique et les procédures de gestion d'une organisation qui se développe rapidement, il est essentiel d'avoir un manuel à cet effet.
Un tel manuel devrait inclure toute l'information possible et être organisé de façon à être facile à consulter. Des listes alphabétiques sont particulièrement utiles et des documents classés selon des mots clés peuvent également servir. Peu importe comment ces outils sont préparés, il faut toujours garder à l'esprit l'utilisateur et ses besoins.
Les fournisseurs de produits et de services
Quand on parle de produits et de services, il peut s'agir de choses très élémentaires comme les agences d'immeubles ou de choses beaucoup plus complexes comme des sources de données démographiques. La liste peut inclure des fournisseurs préférés pour les communications, les services juridiques, des institutions éducationnelles, et même l'adresse de la cuisine rapide du coin et d'autres produits ou services d'usage quotidien.
De telles listes ne contiendront pas seulement les données de base, mais aussi le nom des personnes à contacter pour obtenir les services. Elles peuvent également inclure des notes concernant la relation commerciale qui existait et des ententes spéciales ayant permis d'obtenir des produits ou des services à moindres coûts.
Ce sont souvent des renseignements qui sont tenus pour acquis dans des organisations stables, et peuvent être accumulés par l'organisme électoral. Il est cependant surprenant de voir combien il est fréquent, même dans de telles organisations, que ces renseignements ne soient connus que de quelques personnes et n'existent que lorsque ces personnes demeurent sur place, ce qui ne peut être tenu pour acquis dans des programmes d'éducation. C'est un problème particulier aux organismes non gouvernementaux qui sont reliés de près à des programmes d'éducation.
Le réseau communautaire
Il faut également garder des dossiers concernant les organismes communautaires et sociaux qui ont participé au programme d'éducation. Dans ce cas, l'utilisation de dossiers informatisés est recommandée afin de pouvoir conserver et mettre à jour beaucoup de renseignements concernant chaque organisation. En particulier, les éducateurs voudront conserver des renseignements concernant tous ceux qui ont participé à des coalitions ou des consortiums. Les organismes non gouvernementaux disparaissent et il pourra s'avérer nécessaire d'impliquer des individus en plus des anciennes organisations.
Les sources
Étant donné la dispersion probable du personnel et surtout du matériel des programmes antérieurs, il devrait y avoir une façon certaine de les retracer. Une telle liste peut inclure des renseignements concernant les droits d'auteurs, d'autres bibliothèques, des instituts de recherche et des recherchistes.
Méthodologie
Durant les programmes d'éducation, des procédures sont établies qui protégeront les biens, assureront la responsabilité financière et des règles d'emploi équitables, réduiront les dépenses et amélioreront le rendement du personnel. Ces procédures doivent être documentées et mises à la disposition des travailleurs avant qu'ils ne fassent fausse route ou aient à suivre la formation qui avait déjà permis d'élaborer ces procédures. Parce que plusieurs de ces procédures ont des implications légales ou financières, elles devraient être rédigées d'une façon qui en assure la compréhension. Elles sont conçues pour faciliter la vie des utilisateurs et doivent, par conséquent, être accessibles et simples plutôt que compliquées et gardées sous clef.
