Les organismes électoraux doivent se pencher sur la façon dont leurs bureaux peuvent servir à faire la promotion des élections et contribuer à l'éducation de l'électorat.
Messages véhiculés par le personnel et l'édifice
Le bureau central de l'organisme électoral est un symbole de l'élection. Par sa simple présence, il communique des messages au sujet de l'élection. Le style de l'édifice peut communiquer l'approche sérieuse, non partisane et efficace qui est nécessaire aux élections. L'organisme voudra peut-être aussi s'assurer que l'édifice ne communique pas un statut non convenable ou un air de grandeur exagéré.
Ceux qui effectuent l'installation et l'entretien du bureau central de l'organisme électoral et des bureaux additionnels permanents ou temporaires devront tenir compte du message que transmettra le design et le décor des édifices ainsi que le comportement du personnel.
Un lieu pour l'éducation
En plus de ces messages implicites, les organismes voudront envisager des moyens plus explicites de renforcer les programmes éducatifs. De tels moyens explicites pourraient être des systèmes d'exposition d'affiches et de bannières à l'extérieur des bureaux. Il pourrait aussi s'agir de tableaux d'affichage et de systèmes de distribution de matériel en des lieux publics ainsi qu'à l'intérieur de l'édifice.
On pourrait aussi offrir sur place des programmes pour visiteurs ou des programmes éducatifs. Ces programmes peuvent être sous forme de simples ateliers ne nécessitant qu'un système de son et une salle de réunion ou encore des expositions, des ateliers et des programmes d'implication civique. De tels programmes fournissent un lieu régulier et continu pour des programmes éducatifs qui appuient les élections et la démocratie (voir pamphlet - australia - general information). Les organismes électoraux qui peuvent disposer d'un budget leur permettant de fournir de tels programmes sont privilégiés.
Même le plus petit bureau peut exhiber une affiche (voir calendar - sierra leone), avoir une petite exposition de matériel ou même avoir un pupitre où le public peut obtenir des dépliants et des brochures sur l'élection. L'approche à de telles expositions doit être éducative plutôt que bureaucratique. Le but est d'informer et d'éduquer le public, non pas de le bombarder de messages sur l'importance de l'organisme électoral. Les organismes devront envisager des moyens de former les membres de leur personnel à élaborer de tels programmes d'information du public. Ils voudront aussi les récompenser de leurs efforts pour assurer que le bureau offre un service public à frais modiques.
